L’assistant.e en gestion administrative et financière contribue, par ses actions, à la mise en œuvre et au bon fonctionnement des projets confiés au département.
Il/elle réalise les actes administratifs et financiers du département et plus spécifiquement des projets qui lui sont confiés.
Le.a titulaire du poste exerce ses missions au sein du département « projets d’établissement » sous la responsabilité du chef de département et en collaboration avec les différentes équipes projet.
Missions principales :
Gestion administrative et financière des projets
Réaliser les actes de gestion administrative, financière et/ou comptable dans le respect des règles et procédures applicables (finances publiques, conventions, contrôles internes).
Assurer le suivi administratif et financier des projets confiés, de l’engagement à la clôture.
Conventions et relations contractuelles
Rédiger, suivre et contrôler les conventions de reversement (durée, conformité juridique, clauses financières, modalités de facturation).
Collecter et produire les pièces prévues par les conventions : factures, bilans financiers, rapports, pièces justificatives.
Suivi budgétaire et pilotage
Élaborer, alimenter et mettre à jour les tableaux de bord de suivi administratif et financier des projets.
Participer au pilotage de la masse salariale des projets (suivi des coûts, cohérence budgétaire).
Préparer les états et bilans financiers nécessaires au suivi de l’activité du département.
Exécution et contrôle comptable
Réaliser, suivre et contrôler les opérations comptables et financières dans le système d’information financier de l’établissement.
Vérifier la conformité réglementaire des opérations et participer à l’instruction de dossiers complexes.
Appui, conseil et sécurisation
Informer et accompagner les porteurs de projets et les interlocuteurs internes dans leurs démarches administratives et financières.
Contribuer à la sécurisation des procédures et à la fiabilité des données financières.
Organisation, réglementation et traçabilité
Assurer une veille réglementaire dans son domaine d’activité.
Formaliser et consigner les procédures applicables.
Classer et archiver les pièces justificatives des opérations financières et comptables.
