Missions principales du poste
En tant qu’assistant(e) de gestion du courrier entrant et sortant, votre mission principale consiste à faciliter pour l’ensemble des services internes à la collectivité départementale, la circulation, l’accès et le traitement du courrier entrant, ainsi que le classement et l’archivage des documents papiers.
A ce titre, vous prenez en charge les missions suivantes :
– Réception, tri, ventilation du courrier entrant pour tous les services de la collectivité
– Préparation des documents pour la phase de numérisation et mise en lots selon la procédure
– Numérisation des courriers entrants
– Contrôle de la qualité et conformité de la numérisation
– Saisie des données dans le logiciel dédié au traitement du courrier
– Classement et archivage des courriers papiers
– Affranchissement des courriers sortants
– Ventilation des courriers non numérisables (selon liste définie)
– Traitement des parapheurs
– Gestion des colis (réception et envoi) en lien avec la gestionnaire de l’activité logistique
Description des activités à réaliser pour chaque mission
Réception / numérisation du courrier entrant :
– Réception du courrier entrant acheminé par la Poste
– Ouverture des plis entrants
– Ventilation des plis entrants par directionS/services
– Préparation des documents et mise en place des séparateurs en amont de la numérisation en masse
– Numérisation des courriers (simple ou par lots)
– Vérification de la qualité de la numérisation
– Enregistrement des données des courriers pour transmission aux destinataires via le logiciel dédié
– Ventilation numérique des courriers selon les workflows définis
– Archivage quotidien des courriers papiers numérisés selon procédure définie pour stockage dans l’espace fermé dédié.
– Vérification de l’aspect sécuritaire de l’espace dédié à l’archivage.
Traitement du courrier non numérisé :
– Dépôt des courriers non numérisables (selon liste établie) dans des bannettes dédiées aux services pour acheminement par l’équipe logistique.
– Alerte le chef de service, la gestionnaire de l’activité courrier de tout dysfonctionnement constaté dans le traitement des courriers.
– Suivi rigoureux de l’organigramme des services et de ses évolutions
– Participation obligatoire aux formations dispensées en lien avec l’activité courrier notamment sur l’utilisation du logiciel courrier.
Courrier sortant :
– Affranchissement du courrier sortant
– Suivi des comptes affranchissements
– Traitement des envois en nombre (lien avec la Poste)
– Vérifie / alerte sur le stocks de fournitures en lien avec la gestionnaire de l’activité courrier
– Capacité à conseiller les services sur les procédures d’envois des courriers et tarifs postaux
– Gestion de la réception et envois de colis en lien avec la gestionnaire de l’activité logistique
– Déplacements occasionnels pour acheminer le courrier à La Poste si nécessaire.
– Permanence téléphonique sur l’activité courrier (selon organisation du service)
Connaissances théoriques et savoirs faire
– Maitrise de l’outil informatique et aptitudes à l’utilisation d’un logiciel spécifique
– Connaissance du cadre institutionnel, de l’organigramme
– Connaissance des différentes modalités d’envoi du courrier
Savoir être / posture professionnelle
– Dynamisme
– Aptitude à travailler en équipe
– Rigueur
– Esprit d’analyse et de compréhension
– Discrétion, neutralité, confidentialité, respect du secret professionnel
– Sens de l’écoute et de la communication
– Capacité d’adaptation / réactivité
– Polyvalence
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