Université de recherche intensive et pluridisciplinaire, l’Université de Lille accueille plus de 80 000 étudiantes et étudiants et développe une offre de formation diversifiée, en lien avec les grands enjeux scientifiques, sociaux et économiques.
Composante de l’Université de Lille, l’IAE Lille University School of Management propose des formations dans le domaine du management et de la gestion. Son site Vieux-Lille accueille notamment des formations en licence et en master, proposées selon différentes modalités : formation initiale, formation continue et alternance.
Lieu d’exercice : IAE Lille – Campus Vieux-Lille
️ Direction / composante : IAE Lille University School of Management – Pôle Management Vieux-Lille
La mission
Au sein du Pôle Management, sur le campus Vieux-Lille, vous exercez une mission essentielle au bon déroulement des parcours de formation et à l’accompagnement des étudiantes et étudiants.
En lien avec les responsables de formation et les équipes pédagogiques, vous assurez la gestion pédagogique et administrative de plusieurs formations, de la candidature des étudiants jusqu’à leurs résultats et/ou à leur diplomation.
Vos principales activités s’articulent autour de la gestion et du suivi des parcours de formation :
Accueillir, informer et accompagner les futurs étudiants, les étudiants, les enseignants et les différents interlocuteurs sur les aspects pédagogiques et administratifs ;
Assurer la gestion des candidatures et des procédures de sélection, ainsi que le suivi des inscriptions administratives et pédagogiques ;
Élaborer les emplois du temps, organiser leur diffusion et assurer la réservation des salles, tout en gérant les évolutions de planning ;
Mettre en œuvre les opérations liées aux examens, de l’organisation des épreuves jusqu’à la préparation des jurys et à l’édition des documents nécessaires ;
Assurer le suivi spécifique des étudiants selon les modalités de formation : formation initiale, formation continue ou alternance ;
Contribuer à la fiabilité des données et au suivi de l’activité, notamment dans le cadre des remontées institutionnelles et de la certification Qualicert.
Vous exercez également vos missions en participant à la vie du service et de la composante : réunions liées à l’activité, journées portes ouvertes, forums et salons. Vous veillez enfin à l’archivage des dossiers administratifs dans le respect de la réglementation en vigueur.
Vous êtes titulaire d’un baccalauréat au minimum (exigé pour les agents contractuels) et vous disposez idéalement d’une première expérience dans la gestion de la formation, de la scolarité ou dans un environnement administratif.
Organisé·e, polyvalent·e et réactif·ve, vous êtes en capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément et de vous adapter à des procédures et à un environnement en constante évolution.
Vous êtes notamment :
à l’aise avec les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité ;
capable de travailler dans des délais contraints et de prioriser vos activités ;
doté·e d’un excellent sens de l’accueil et du service public ;
rigoureux·se, autonome et attentif·ve au respect de la confidentialité des données personnelles ;
capable de travailler en équipe et de collaborer avec des interlocuteurs variés ;
en mesure d’analyser les demandes et d’apporter une réponse adaptée ou d’orienter vers le bon interlocuteur.
La connaissance des outils Apogée, PStage, ADE, eCandidat et Myformasup, ainsi que de la réglementation relative à l’offre de formation et à la gestion de la scolarité, sera appréciée.
Vous disposez également d’un bon niveau d’anglais écrit et oral (B2/C1).
Candidature
Le poste est ouvert aux agents titulaires de catégorie B ou équivalents par voie de mobilité externe, ainsi qu’aux agents contractuels (CDD de 3 ans renouvelable en CDI).
Date limite de dépôt des candidatures : 14 septembre 2026
