L'assistant(e) chef de projet accompagne le/la chef(fe) de projet et l'équipe commerciale dans l'organisation et le bon déroulement des réceptions, qu'il s'agisse d'événements professionnels (entreprises, séminaires, cocktails) ou de particuliers (mariages, réceptions privées, anniversaires). Présent(e) sur toutes les étapes du dossier — de la préparation de l'offre jusqu'à la réalisation le jour J — il/elle contribue à tenir les délais, la qualité et l'exigence propres à MG Réception. Un poste polyvalent, au cœur de l'action, dans un environnement rythmé et exigeant.
MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES
Gestion commerciale et offres
- Traite et qualifie les demandes entrantes (pro et particuliers) et les oriente vers le bon interlocuteur.
- Rédige les devis et propositions commerciales dans l’ERP Sextan.
- Assure le suivi et les relances des offres et des acomptes.
- Établit les bons de réservation et les contrats clients.
Gestion de projet et organisation des réceptions
- Seconde le/la chef(fe) de projet dans le pilotage des dossiers, de la validation de l’offre jusqu’au jour J.
- Contribue au rétroplanning de chaque événement (étapes clés, échéances).
- Organise la logistique des espaces : plan de salle et des lieux, implantation du mobilier, gestion des flux.
- Coordonne les intervenants et prestataires (équipes de salle, production, laboratoire, fournisseurs).
- Monte et fiabilise les dossiers dans Sextan, et contrôle leur cohérence avant l’événement (menus, matériel, effectifs, timing).
Relation client et présence terrain
- Accueille les clients et organise les rendez-vous et les dégustations.
- Prend en charge la clientèle anglophone : accueil, échanges et suivi en anglais.
- Peut-être amener à assurer une présence sur site le jour de la réception, pour le suivi client et en appui des équipes de terrain.
- Recueille les retours clients et veille à la satisfaction après événement.
Gestion administrative
- Assure le suivi administratif : contrats, acomptes, facturation en lien avec la comptabilité.
- Met à jour et fiabilise les données clients dans l’ERP.
- Participe au suivi du chiffre d’affaires et des indicateurs commerciaux.
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire
- Maîtrise de l’anglais professionnel à l’oral comme à l’écrit, pour la prise en charge d’une clientèle anglophone.
- Maîtrise des outils bureautiques et d’un ERP / CRM (la connaissance de Sextan est un plus).
- Bases des techniques commerciales : qualification, argumentation, relance.
- Qualités rédactionnelles et orthographe maitrisé.
- Sens de l’organisation et gestion des priorités dans un environnement à forte activité.
Savoir-être
- Forte implication et engagement : investissement personnel dans la réussite de chaque réception.
- Capacité à travailler sous pression, dans un environnement exigeant et à forte activité.
- Polyvalence et sens du collectif : à l’aise dans un rôle d’appui transversal, au service de l’équipe.
- Rigueur, fiabilité et souci du détail.
- Sang-froid, réactivité et capacité à gérer les imprévus le jour J.
- Sens du service, aisance relationnelle et capacité à représenter une image haut de gamme.
PROFIL RECHERCHÉ
- Formation de niveau Bac +2 (BTS Support à l’action managériale, gestion de projet, tourisme / événementiel, ou équivalent).
- Une première expérience en assistanat, coordination ou événementiel est appréciée.
- Une expérience dans l’événementiel, l’hôtellerie-restauration ou le secteur traiteur constitue un réel atout.
- Personne impliquée et rigoureuse, à l’aise dans un environnement exigeant, rythmé et où le sens du détail fait la différence.
CONDITIONS ET RÉMUNÉRATION
- Rémunération fixe selon profil et expérience (grille CCN HCR).
- Poste basé à Pannes (45), au sein des locaux de MG Réception.
- Téléphone professionnel fourni.
- Déplacements ponctuels sur les lieux de réception et les événements.
- Travail du mardi au samedi – repos dimanche lundi, 39h/semaine
- Poste à pourvoir fin aout/début septembre
Rémunération : 13,80€ à 15,00€ par heure
Avantages :
- Intéressement et participation
- Restaurant d'entreprise
Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
