Sur la base des activités confiées par sa hiérarchie, l’assistant(e) administratif(ve) est en charge du traitement administratif de son périmètre.
Il(Elle) est un support et un(e) interlocuteur(rice) privilégié(e) auprès des parties prenantes internes.
JOB PURPOSE
Based on the activities assigned by his/her hierarchy, the administrative assistant is in charge of the administrative processing of his/her scope.
He/she is a support and a privileged interlocutor with internal stakeholders.
Job Description
ACTIVITES SIGNIFICATIVES
Gestion administrative
- Assurer l’accueil (téléphonique, physique) sur son périmètre (clients, prestataires,
fournisseurs, etc.)
- Assurer la réception et l’expédition du courrier
- Participer à la préparation de l’intégration des collaborateurs (badges, équipements, etc.)
- Contribuer à l’organisation des évènements internes et externes
- Suivre les demandes d’assurances spécifiques (TRC, RC décennales)
- Contribuer aux bons résultats des audits internes et externes (préparation des documents administratifs, respect des normes, etc.), en collaboration avec sa hiérarchie
- Assurer l’administration du personnel de son périmètre (heures travaillées, congés, etc.)
- Assurer l’archivage des documents administratifs de son périmètre
Gestion de commandes
- Réaliser les commandes et gérer le stock de fournitures et équipements de protection individuelle de son périmètre
- Assurer les relations avec les prestataires et s’assurer du respect des engagements
contractuels (prestations, facturation, etc.)
- Contrôler et imputer les factures de fournisseurs, prestataires et les coûts de cessions internes
RESPONSABILITES ET LATITUDES D’ACTION
Être garant(e) de la gestion administrative de son périmètre
Être garant(e) de la gestion du stock de fournitures et équipements de son périmètre Être garant(e) de la fiabilité des informations saisies dans les outils métier
Connaitre et appliquer les procédures et règles de conformité internes et externes
CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES
DIPLOME(S) ET/OU EXPERIENCE(S)
Niveau Bac dans le domaine administratif souhaité et/ou expérience significative souhaitée
CONNAISSANCE(S) SPECIFIQUE(S)
Compétence(s) technique(s)
Connaissance générale dans le domaine administratif (planification, gestion de commande, etc.)
Connaissance générale des outils informatiques et systèmes d’information
Niveau élémentaire en anglais (A2)
Compétence(s) comportementale(s)
Sens relationnel Rigueur
Sens de l’organisation Réactivité
Ecoute active Adaptabilité
