Description de l’emploi :
Le ou la chargé(e) d’accueil est l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des stagiaires, partenaires et visiteurs de l’association. Il ou elle assure un accueil de qualité, informe, oriente et accompagne les différents publics dans leurs démarches et demandes. Il ou elle contribue à véhiculer une image positive de la structure en garantissant un accueil chaleureux, professionnel et accessible à tous.
Missions et tâches :
Le/la chargé(e) d’accueil assure un rôle central dans la relation avec le public et le bon fonctionnement de la structure. Ses missions principales sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique : accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, stagiaires, formateurs, partenaires. Gérer le standard téléphonique : réception des appels, filtrage, transfert ou réponse directe selon les demandes.
- Information et orientation des publics : renseigner les usagers sur les activités, les formations proposées et les démarches à suivre. Identifier les demandes, apporter une première réponse et orienter vers les interlocuteurs concernés.
- Gestion des communications : réceptionner, traiter et assurer le suivi des courriers, courriels et autres demandes. Répondre aux sollicitations via les différents outils de communication de la structure.
- Gestion administrative des formations : préparer et suivre les documents administratifs liés aux formations (inscriptions, feuilles d’émargement.). Assurer la mise à jour des informations dans les outils de gestion.
- Tâches administratives courantes : rédiger et mettre en forme des courriers, saisir et mettre à jour des données, effectuer le classement et l’archivage des documents, gérer les stocks de fournitures.
- Encaissements et suivi comptable de premier niveau : réaliser les encaissements et assurer le suivi des règlements.
- Participation à la vie de la structure : contribuer à l’organisation des activités et apporter un appui administratif à l’équipe selon les besoins.
Cette liste n’est pas exhaustive.
Profils demandés :
Le ou la chargé(e) d’accueil sera avant tout sélectionné(e) sur son savoir-être.
Savoirs être : Motivation, ponctualité, fiabilité, autonomie, polyvalence, organisation, sens du service, esprit d’équipe.
Savoirs faire : Parfaite maîtrise du français (orthographe, grammaire, conjugaison), bonne maîtrise des outils numériques.
Temps de travail : Complet, 35h00 hebdomadaire. Du mardi au samedi en période scolaire et du lundi au vendredi pendant les vacances scolaires.
Rémunération : 1 867,02€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
