Le secrétariat assure la gestion administrative des apprenants de leur admission à leur diplomation ainsi que le suivi des activités administratives de l'Institut, dans le respect des procédures internes, des exigences réglementaires et des référentiels qualité.
Missions principales
1. Gestion de l'admissibilité et des admissions
- Collecter et contrôler les dossiers administratifs et médicaux nécessaires à l'inscription.
- Envoyer les convocations aux épreuves de sélection et communiquer les résultats selon les procédures en vigueur.
- Étudier et suivre les dossiers de financement en lien avec les organismes financeurs.
- Réaliser les démarches administratives liées aux inscriptions.
- Assurer le suivi des reports, reprises de formation et mutations.
- Constituer, vérifier et numériser les dossiers administratifs dans les outils de gestion dédiés.
2. Gestion et suivi administratif des apprenants
- Tenir à jour les dossiers administratifs des étudiants et élèves.
- Réaliser les attestations, certificats de scolarité et autres documents administratifs.
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des étudiants, candidats, formateurs et partenaires.
- Informer et orienter les usagers selon leurs besoins.
- Assurer les permanences administratives.
- Effectuer les déclarations administratives nécessaires dans le respect des procédures en vigueur.
- Gérer l'archivage physique et numérique des dossiers.
3. Gestion des dossiers pédagogiques
- Contrôler la conformité, l'exhaustivité et l'actualisation des dossiers pédagogiques.
- Assurer le suivi administratif des résultats, validations et jurys.
- Intégrer et mettre à jour les documents réglementaires et certifications dans les outils de gestion.
- Assurer le suivi des absences et des justificatifs.
4. Gestion administrative des enseignements
- Participer à l'organisation administrative des enseignements et des événements pédagogiques.
- Préparer et diffuser les documents nécessaires aux étudiants et aux équipes pédagogiques.
- Assurer le suivi des emplois du temps et des informations administratives liées à la scolarité.
- Contrôler la cohérence et la mise à jour des données dans les logiciels métiers.
- Produire les documents de suivi et les tableaux de bord d'activité.
5. Démarche qualité et amélioration continue
- Participer à la démarche qualité de l'établissement.
- Déclarer et suivre les réclamations, plaintes et fiches d'événements indésirables selon les procédures en vigueur.
- Contribuer à la mise en œuvre des actions d'amélioration continue.
- Participer aux audits et aux travaux liés aux certifications de l'Institut.
6. Communication et promotion de l'Institut
- Participer aux Journées Portes Ouvertes, forums métiers et manifestations institutionnelles.
- Contribuer à la promotion des formations de l'Institut auprès des différents publics.
- Participer aux actions de communication internes et externes.
7. Reporting
- Rendre compte de son activité au Directeur de l'IFSI.
- Participer à l'élaboration et au suivi des indicateurs administratifs de l'Institut.
- Produire les reportings demandés par la direction et les organismes de tutelle.
Profil recherché
Formation
- Bac+2 minimum en assistanat, gestion administrative, secrétariat ou administration des organisations.
- Une expérience dans le secteur de la formation, de la santé ou de l'enseignement supérieur est appréciée.
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Aisance dans l'utilisation des logiciels de gestion administrative et des bases de données.
- Bonne connaissance des procédures administratives et capacité à appliquer des processus réglementés.
- Qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Sens du service et de l'accueil.
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe.
- Autonomie, réactivité et capacité d'adaptation.
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique en lien avec de nombreux interlocuteurs.
Rémunération : à partir de 2 329,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
