Description :
Sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du service Relations publiques et Evènementiel, vous assurez la conception, la coordination et la mise en œuvre de dispositifs événementiels. Vous apportez des conseils auprès des services, de la Direction générale et des élus de la Ville pour l’élaboration et la mise en place de manifestations. Vous concevez et supervisez la mise en œuvre des dispositifs techniques nécessaires à la conduite d’un événement. Vous êtes référent et pro-actif sur l’éco-responsabilité dans le cadre de l’activité et des missions du service, tant sur la démarche Territoire engagé pour la transition écologique que pour le numérique responsable.
Missions :
- Evénementiel :
- Elaborer des dispositifs événementiels, en tenant compte des stratégies sectorielles, politiques publiques, des cibles concernées
- Intégrer l’analyse de l’existant, les risques, le contexte (administratif, actualité, etc.) et les contraintes (budgétaires, techniques, humaines) aux propositions de dispositifs
- Elaborer et suivre le budget (élaboration de cahier des charges, recherche des prestataires, besoins techniques, demande des devis, exécution)
- Coordonner l’ensemble des étapes avec les services de la Ville, les prestataires externes et parties prenantes du dispositif
- Suivre les étapes administratives du dispositif : rédaction de notes, présentation en revue de projet et municipalité, courriers (riverains, commerçants, entreprises), assurances, occupation des sols, demande d'autorisation à la Préfecture, délibération
- Veiller à la cohérence des projets événementiels en tenant compte du positionnement de la Ville
- Evaluer les projets (indicateurs, analyse, bilan)
- Déployer, accompagner et animer les actions et l’évolution des pratiques éco-responsables sur l’ensemble des secteurs du service, en s’attachant à accompagner au changement les usagers et agents
- Régie :
- Analyser les besoins et demandes de l’organisateur et des intervenants, artistes : travail sur site, repérage, faisabilité, etc.
- Planifier et coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à l’organisation technique : logistique, bon de travail, commandes aux prestataires, etc.
- Coordonner les interventions et solutions techniques nécessaires à la conduite de l’événement
- Planifier les installations nécessaires à la réalisation d’un événement
- Organiser les conditions d’accueil des intervenants et artistes
- Concevoir des plans d’implantations
- Evaluer et optimiser les solutions techniques, le déroulement de l’évènement avec les prestataires et l’utilisation des équipements
- Appliquer et faire appliquer les consignes de mise en sécurité pour un événement : secouristes, agents de sécurité, accueil et prise en compte des flux des publics et de la circulation, prestataires externes, etc.
- Conseils :
- Conseiller et accompagner les services, la Direction générale et les élus de la Ville de La Rochelle
- Assurer une veille sur les besoins, évolutions et innovations en matière d’événementiels
Profil recherché :
- Savoirs :
- Titulaire d'un diplôme de niveau 5 à 6, expérience sur un poste similaire fortement souhaitée
- Titulaire du permis B
- Connaissance des partenaires institutionnels
- Connaissance des méthodes et outils de gestion de projet
- Connaissance de l’environnement et services de la fonction publique territoriale
- Connaissance de l’environnement juridique lié au domaine d’activité
- Maîtrise des outils des TIC et du multimédia
- Maîtrise des principaux langages de la communication (événementiel, signalétique, charte graphique, multimédia, etc)
- Connaissance des techniques et outils de diffusion (mailings, fichiers, etc.)
- Savoir-faire :
- Conduite d’études techniques préalables à la réalisation d’un événement
- Analyse des besoins et apport de réponses événementielles adaptées
- Maitrise des techniques de gestion de projet
- Maitrise des techniques d'accueil du public
- Savoir coordonner des équipes et travailler en partenariat
- Connaissances techniques pour la mise en œuvre d’évènements
- Capacités rédactionnelles
- Savoir être :
- Avoir le sens des responsabilités
- Etre créatif, réactif et très disponible
- Etre à l'écoute et savoir faire preuve de diplomatie
- Etre autonome, organisé et savoir gérer son stress
- Savoir travailler en équipe et en collaboration
- Avoir une aisance relationnelle
Conditions d'exercice
Déplacements fréquents, repérages sur sites, présence sur les manifestations (soir, week-end, jours fériés, etc.)
Ce que nous proposons :
- Poste à temps complet avec une possibilité de CDI à terme pour les candidats non fonctionnaires
- Cycle de travail à 38h35/semaine
- 29 jours de congés annuels et 17 jours par an libérés au titre des ARTT
- Rémunération selon l’ancienneté + prime annuelle de fin d’année + au choix du candidat possibilité tickets restaurants
- Participation forfaitaire à la garantie maintien de salaire (sur option)
- Participation à une complémentaire santé labellisée
- Participation financière au trajet domicile travail
- Comité entreprise dynamique : participation financière aux frais de garde d’enfants, aux loisirs, à la culture, à l’arbre de noël des enfants, aux organisations de sorties et de voyages sous conditions de revenus, chèques vacances, etc.
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter : Mme Nathalie LARMOYER, Cheffe du service Relations publiques et Evènementiel, tél. : 05 46 51 79 52.
