Office Manager / Coordinateur·rice de traitements
Cabinet d’orthodontie – Neuilly-sur-Seine
Rémunération : 4 000 € net par mois
Prise de poste : dès que possible
Dans le cadre de son développement, un cabinet d’orthodontie reconnu, situé à Neuilly-sur-Seine, recherche un·e Office Manager / Coordinateur·rice de traitements.
Le cabinet accompagne une patientèle adulte et enfant et propose différentes solutions orthodontiques, notamment les traitements par aligneurs, l’orthodontie linguale et les techniques conventionnelles.
Véritable référent·e du parcours patient et de l’organisation du cabinet, vous occuperez un rôle central, à l’interface entre les praticiens, l’équipe clinique, les patients et les partenaires externes.
Vos missionsCoordination du parcours patient
- Accueillir les patients et leur offrir une expérience fluide, rassurante et haut de gamme.
- Présenter de manière claire et pédagogique les différentes étapes du traitement.
- Accompagner les patients à la suite de leur consultation avec le praticien.
- Expliquer les devis, les modalités administratives et les solutions de règlement.
- Assurer le suivi des propositions de traitement et relancer les patients lorsque nécessaire.
- Planifier les différentes étapes du traitement en coordination avec les praticiens et l’équipe clinique.
- Répondre aux questions des patients tout au long de leur parcours.
- Veiller à la qualité de la relation patient, depuis le premier contact jusqu’à la fin du traitement.
Gestion et organisation du cabinet
- Superviser l’organisation quotidienne du cabinet.
- Optimiser les agendas des praticiens et la gestion des rendez-vous.
- Anticiper les besoins opérationnels et garantir le bon déroulement des journées.
- Fluidifier la circulation de l’information entre les différents membres de l’équipe.
- Mettre en place et suivre les procédures internes.
- Participer à l’amélioration continue de l’organisation, de la qualité de service et de l’expérience patient.
- Veiller à la bonne tenue des espaces d’accueil et au respect des standards du cabinet.
- Coordonner les relations avec les laboratoires, fournisseurs, prestataires et partenaires externes.
- Assurer le suivi des commandes, des stocks et des besoins en matériel non clinique.
Management et coordination d’équipe
- Coordonner l’activité de l’équipe administrative et clinique.
- Organiser les plannings et accompagner la gestion des absences et des remplacements.
- Animer les points d’équipe et faciliter la communication interne.
- Participer à l’intégration et à la formation des nouveaux collaborateurs.
- Veiller à l’application des procédures et au maintien d’un haut niveau de qualité.
- Contribuer à créer un environnement de travail structuré, bienveillant et exigeant.
Suivi administratif et financier
- Assurer le suivi administratif des dossiers patients.
- Vérifier la complétude des documents, consentements, devis et échéanciers.
- Suivre les règlements, les encaissements et les éventuels impayés.
- Assurer une coordination efficace avec les organismes de financement, mutuelles et partenaires concernés.
- Produire et suivre les principaux indicateurs d’activité du cabinet.
- Préparer des reportings réguliers à destination des praticiens.
- Garantir la confidentialité des données et le respect des procédures internes.
Profil recherché
Vous justifiez idéalement d’une expérience réussie dans l’un des environnements suivants :
- cabinet dentaire ou orthodontique ;
- clinique médicale ou esthétique ;
- établissement de santé privé ;
- structure premium accueillant une clientèle exigeante ;
- fonction de coordination, de management ou de relation client à forte dimension commerciale.
Une connaissance du secteur dentaire ou orthodontique constitue un véritable atout, mais les candidatures issues d’autres environnements médicaux, paramédicaux ou premium seront également étudiées.
Compétences attendues
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service.
- Présentation professionnelle et communication irréprochable.
- Capacité à instaurer une relation de confiance avec les patients.
- Très bonnes capacités d’organisation, d’anticipation et de priorisation.
- Aisance dans la présentation de devis et l’accompagnement à la prise de décision.
- Sensibilité commerciale, sans approche agressive.
- Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément avec rigueur.
- Leadership naturel et aptitude à coordonner une équipe.
- Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.
- Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion.
- Discrétion, fiabilité et respect absolu de la confidentialité.
- Un bon niveau d’anglais serait apprécié.
Qualités personnelles
Nous recherchons une personne :
- dynamique et proactive ;
- structurée et méthodique ;
- chaleureuse et empathique ;
- autonome et responsabilisée ;
- à l’aise dans un environnement exigeant ;
- orientée solutions et résultats ;
- capable de faire preuve de diplomatie, de fermeté et de discernement.
Conditions du poste
- Poste : Office Manager / Coordinateur·rice de traitements.
- Localisation : Neuilly-sur-Seine, à proximité du métro Les Sablons.
- Contrat : CDI à temps plein.
- Rémunération : 4 000 € net par mois.
- Prise de poste : dès que possible.
- Travail en présentiel au sein du cabinet.
Pourquoi nous rejoindre ?
Vous rejoindrez un cabinet reconnu, doté d’une patientèle fidèle et d’une activité en développement. Vous bénéficierez d’un poste à responsabilités, avec une forte autonomie et un impact direct sur l’organisation du cabinet, la performance de l’équipe et la satisfaction des patients.
Ce rôle s’adresse à une personne souhaitant s’investir durablement dans une structure exigeante, humaine et ambitieuse.
Pour candidater, merci d’adresser votre CV ainsi que quelques lignes présentant votre motivation et votre disponibilité.
Rémunération : 60 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
