Contexte :
Situé à 50 km de Paris, le château de Vaux-le-Vicomte est l'un des joyaux d'Île-de-France. Chef d'œuvre architectural et paysager du XVIIe siècle, plus grand château privé de France classé au titre des Monuments Historiques, il accueille plus de 300.000 visiteurs chaque année dont 20% d’étrangers.
Le domaine innove constamment pour proposer des expériences de visites vivantes, immersives et ludiques et propose tout au long de l’année une programmation riche et variée.
En parallèle, il accueille de nombreux événements privés tels que des réceptions, des dîners de gala, des séminaires...
Dans ce cadre, le service Travaux, Maintenance et Bâtiment joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du domaine. Il assure le suivi des interventions techniques, la maintenance des infrastructures et l’accompagnement des projets nécessaires à la conservation et à l’exploitation quotidienne du site.
À propos du poste :
Vaux-le-Vicomte recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour accompagner le service Travaux, Maintenance et Bâtiment dans le suivi administratif, organisationnel et opérationnel de ses activités.
Missions principales :
Vous serez en charge de :
Gestion administrative des travaux et de la maintenance
- Assurer le suivi administratif des travaux, des chantiers et des interventions techniques.
- Gérer et mettre à jour les plans techniques sur Autocad.
- Centraliser, qualifier et répartir les demandes d’intervention auprès des équipes concernées.
- Assurer le suivi des devis et des dossiers administratifs liés aux interventions.
- Participer à la mise en place et au suivi des appels d’offres ainsi qu’aux consultations des prestataires.
- Assurer le suivi périodique des bureaux de contrôle.
- Gérer les archives techniques et les gammes de maintenance.
Gestion administrative des équipes
- Assurer le suivi administratif des équipes via l’outil de gestion RH.
- Participer à l’élaboration et au suivi des plannings.
- Organiser la mise à disposition de main-d’œuvre entre les différents services et structures.
- Assurer le suivi des formations obligatoires en lien avec le service Ressources Humaines.
- Être le relais du service RH concernant les sujets liés aux risques professionnels.
Suivi administratif, financier et logistique
- Assurer le lien avec la comptabilité pour le suivi des dépenses, l’enregistrement des factures et le suivi budgétaire du service.
- Participer à la gestion des subventions.
- Assurer la gestion et l’inventaire des équipements de protection individuelle (EPI).
- Gérer la distribution de l’essence et le suivi des relevés de compteurs.
- Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux véhicules et engins de chantier (assurances, habilitations, CACES, permis…).
- Participer au suivi de la gestion des déchets en lien avec le chef jardinier.
Suivi réglementaire et sécurité des interventions
- Assurer le suivi administratif et veiller à la conformité des documents réglementaires liés aux chantiers et interventions.
- Assurer le suivi des habilitations, autorisations et documents nécessaires à l’intervention des prestataires et des équipes.
Profil recherché :
De formation administrative ou technique, vous justifiez d’une première expérience réussie dans un environnement travaux, maintenance, bâtiment ou technique.
Vous êtes à l’aise avec le suivi administratif de dossiers, la coordination d’interlocuteurs variés et la gestion simultanée de plusieurs sujets.
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
- Maîtrise d’Autocad pour la gestion et la mise à jour des plans techniques.
- Connaissances techniques de base dans le domaine du bâtiment ou de la maintenance.
- Connaissance des obligations réglementaires liées aux chantiers et au suivi des documents de sécurité.
- Connaissance de la législation relative au temps de travail.
- Qualités rédactionnelles et aisance dans la rédaction de documents administratifs.
Qualités recherchées
- Organisation, rigueur et sens des priorités.
- Autonomie et capacité d’adaptation.
- Bon relationnel et sens de la communication avec des interlocuteurs variés (services internes, prestataires, entreprises).
- Réactivité et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
- Esprit d’équipe et sens du service.
Conditions de travail :
- CDI, temps plein
- Rémunération : 28 000 à 30 000 € brut annuel sur 12,5 mois selon profil et expérience
- CSE
- Parking gratuit sur site
- 20 invitations annuelles offertes aux collaborateurs en CDI
- Réduction de 20 % sur la restauration et la boutique du domaine
Attention, notre site n’est pas accessible en transport en commun.
Rémunération : 28 000,00€ à 30 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
