Missions du poste
Intégré à la Direction générale adjointe Ressources, le service des assemblées intervient dans le cadre de l’administration commune au bénéfice de cinq collectivités et établissements publics : la ville de Quimper, l’agglomération Quimper Bretagne Occidentale (QBO), ainsi que les syndicats mixtes SYMESCOTO, SIDEPAQ et SIVALODET. Véritable interface entre les services, il assure l’organisation et la planification des instances décisionnelles, la sécurisation juridique des actes et des procédures, ainsi qu’une mission de conseil auprès des services. Garant du bon fonctionnement des circuits décisionnels et du caractère exécutoire des actes, le service contribue également à la diffusion de l’information institutionnelle, dans un environnement transversal, exigeant et au cœur de l’action publique locale.
Au sein du service vous secondez le responsable dans l’administration des instances communales et intercommunales.
Activités principales
Administration des instances communales et intercommunales :
- Mettre en œuvre les procédures relatives aux instances délibérantes (conseils et comités) et non-délibérantes (bureaux, commissions)
- Assurer le suivi des conseils municipaux ou communautaires (centralisation et contrôle formel des projets d’actes, visas administratifs internes, etc.)
- Suivre les autres instances intercommunales (syndicats)
- Gérer au quotidien le flux des actes des exécutifs locaux pris dans le cadre de leurs pouvoirs propres (arrêtés) ou dans le cadre de la délégation des assemblées délibérantes (décisions)
- Expédier aux élus, dans le respect des délais réglementaires : calendriers, convocations, ordres du jour et notes de synthèse
- Rédiger, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, délibérations, etc.)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
- Réaliser l’illustration visuelle (diaporama) des séances
Participation au contrôle interne de légalité des projets d’actes
Garantie du caractère exécutoire des actes :
- Assurer la publicité des actes
- Transmettre des actes et des pièces annexes au contrôle de légalité
Tâches postérieures aux séances :
- Rédiger des comptes-rendus des séances des conseils et bureaux
- Assurer la constitution de documents périodiques (RAA) et tenue des registres
- Alimenter les bases informatiques recueillant les données relatives aux instances, à destination des services (intranet) et du public (internet)
Assistance aux séances des conseils en soutien au responsable de service :
- Assurer la préparation matérielle et, le cas échéant, assister aux séances des conseils ; secrétariat de séance (vérification du quorum, décompte des votes, signature du registre, enregistrement des débats…)
Spécificités du poste : réunions en soirée occasionnelles.
Profil recherché
Formation souhaitée : Bac minimum.
Expérience sur une fonction similaire appréciée.
Compétences :
- Avoir des notions et de l'intérêt pour l’environnement institutionnel et juridique des collectivités territoriales
- Maîtriser les logiciels appliqués au domaine d’activité (suite Microsoft, …), avoir une connaissance du logiciel métier OXYAD est un plus,
- Réactivité, rigueur et sens de l’organisation (anticipation, respect des délais, des priorités…)
- Qualités rédactionnelles
- Qualités relationnelles (communication, sens de la négociation)
- Goût pour le travail en équipe
- Disponibilité, autonomie et initiative
