À propos de MEDOPALE
Spécialisée dans la prestation médico-technique à domicile, nous accompagnons les patients souffrant de pathologies respiratoires telles que l’apnée du sommeil, l’insuffisance respiratoire ou nécessitant une aérosolthérapie.
PME à taille humaine, en développement constant depuis sa création en 2015, nous comptons aujourd’hui une vingtaine de collaborateurs.
Dans le cadre d’une création de poste, nous recherchons notre futur(e) Responsable Administration des Ventes (ADV) H/F afin de piloter et structurer notre pôle administratif.
Votre rôle
Rattaché(e) au Directeur d’Agence, vous êtes responsable du pilotage, de l’organisation et de la performance du pôle administratif.
Véritable relais entre la Direction et les équipes, vous veillez à la fiabilité des processus, à la qualité du suivi administratif et à la fluidité de la coordination entre les différents services.
Vous accompagnez également la structuration et le développement de l’activité dans une logique d’amélioration continue.
Vos principales missions
Management et pilotage du pôle administratif
- Encadrer, accompagner et fédérer les collaborateurs du pôle administratif ;
- Organiser et répartir l’activité du service en fonction des priorités et des besoins de l’entreprise ;
- Suivre les compétences et accompagner la montée en autonomie des collaborateurs ;
- Mettre en place et faire évoluer les procédures et modes opératoires ;
- Assurer le suivi et le reporting de l’activité auprès de la Direction.
Gestion et pilotage des prestations
- Superviser la gestion des prestations, de la réception des prescriptions jusqu’à la facturation ;
- Garantir la fiabilité et la conformité des informations administratives ;
- Veiller au respect des procédures, des délais et des engagements de qualité de service ;
- Identifier et traiter les éventuelles anomalies ou dysfonctionnements.
Facturation
- Superviser le processus de facturation en lien avec la référente facturation ;
- Contrôler la fiabilité des données et le respect des échéances ;
- Assurer un appui opérationnel auprès de l’équipe lorsque nécessaire.
Coordination et communication interne
- Garantir la bonne circulation des informations entre les différents pôles de l’entreprise ;
- Faciliter la coordination entre les équipes administratives, logistiques et opérationnelles ;
- Contribuer à garantir la continuité et la qualité du service.
Suivi de la performance
- Construire et suivre les indicateurs de performance (KPIs) du pôle ;
- Analyser l’activité : volumes, délais, anomalies, qualité de service, satisfaction client, etc. ;
- Identifier les écarts et proposer des plans d’action adaptés ;
- Présenter régulièrement les résultats et analyses à la Direction.
Amélioration continue et digitalisation
- Identifier les axes d’optimisation des processus administratifs ;
- Formaliser et faire évoluer les procédures internes ;
- Participer à l’évolution des outils et à la digitalisation des pratiques ;
- Être force de proposition pour améliorer l’efficacité et la qualité du service.
Votre profil
De formation Bac +3 à Bac +5 en gestion, administration, management ou domaine équivalent, vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 5 ans en Administration des Ventes, idéalement acquise dans un environnement médical, paramédical, technique ou dans le secteur de la prestation de santé à domicile (PSAD).
Vous disposez d’une expérience managériale significative et êtes à l’aise dans l’accompagnement d’une équipe et le pilotage d’une activité.
Vous êtes reconnu(e) pour votre :
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Esprit d’analyse et capacité à prendre du recul sur l’activité ;
- Autonomie et sens des responsabilités ;
- Aisance relationnelle et capacité à communiquer avec différents interlocuteurs ;
- Capacité à fédérer et à accompagner les équipes ;
- Sens du service et orientation qualité ;
- Discrétion et fiabilité ;
- Capacité d’adaptation dans un environnement PME en développement.
Compétences recherchées
- Management et animation d’équipe ;
- Gestion et organisation administrative ;
- Administration des ventes ;
- Suivi des prestations et des commandes ;
- Facturation et contrôle des données ;
- Construction et analyse de tableaux de bord et KPIs ;
- Maîtrise des outils bureautiques et des ERP ;
- Appétence pour les outils digitaux et les solutions d’IA ;
- Coordination et gestion transversale des activités ;
- Amélioration continue et optimisation des processus.
Pourquoi nous rejoindre ?
Vous souhaitez rejoindre une PME à taille humaine, en développement, où vous pourrez avoir un rôle concret dans la structuration et l'amélioration de l'organisation ?
Postulez et rejoignez une équipe engagée dans l’accompagnement des patients à domicile.
Rémunération : 2 800,00€ à 3 000,00€ par mois
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
