La ComUE Université de Lyon est une Communauté d’universités et établissements (ComUE), qui rassemble 10 membres et 25 associés et qui porte la coordination territoriale du site académique Lyon-Saint-Étienne. En soutien aux stratégies des établissements, l’Université de Lyon assure l’articulation et la cohérence des projets du site. Elle est également porteuse et pilote des projets pour le compte de ses membres et associés sur des sujets d’intérêt commun. Enfin, l’Université de Lyon contribue au rayonnement du site et à la promotion de son excellence en lien avec les collectivités, les tutelles et le monde socio-économique.
Au sein de la ComUE, la direction Développement des Campus et Vie Etudiante a la charge du pilotage des sujets immobiliers et vie étudiante dans le cadre des missions d’accompagnement aux établissements qui lui sont dévolues statutairement.
Intégré.e au sein des équipes qui assurent les missions de pilotage immobilier d’une part et vie étudiante d’autre part, l’agent.e sera affecté.e aux taches de secrétariat général de la direction et d’accompagnement administratif et financier des chef.fe.s de projets.
Description du poste :
Le·la gestionnaire administratif·ve et financier·ère assure des missions de gestion administrative et financière au sein de la direction Développement des Campus et Vie Étudiante.
Au service de la directionGestion administrative :
- Mise en forme envoi et suivi des courriers
- Organisation des réunions (Copil, Cotech, jurys, etc.)
- Gestion des signatures physiques et dématérialisées
Suivi des ordres de mission et centralisation des notes de frais
En lien avec le secrétariat de la direction :
- Suivi et mise à jour des OUTILS communs
- Suivi et mise à jour du livret d’accueil
- Gestion du courrier sortant : Mise en forme envoi et suivi des courriers
- Suivi de la facturation mensuelle du prestataire voyages
- Gestion des signatures physiques et dématérialisées
- Organisation du classement et de la conservation des documents et informations traitées
Evènements/Communication :
- Assistance auprès des chargé·e·s de communication de l’UDL ou du/de la chef·fe de projet / chargé·e de mission lors d’événements (commandes, réalisation de cahiers des charges, assistance logistique) – Vie Étudiante
Au service de l’activité immobilière
Gestion administrative et technique : Assister les chef·fe·s de projet dans le développement et la logistique deprojets
- Organisation de réunions, logistique événementielle
- Relation avec les prestataires : demande de devis, brief et suivi
- Planification, aide à la tenue de tableaux de bord
- Lien avec les services supports de l’UdL notamment communication et les services des structures partenaires
- Appui administratif aux appels à projet
- Suivi et gestion des conventions
Participer à l’animation de réseau (associations étudiantes, comités techniques, concertations, etc.) Logistique générale / Achats fournitures
Exécution des marchés publics :
- Vérification et transmissions internes et externes des documents contractuels : garanties, cautions, cession et nantissement de créances
- Validation administrative des demandes d’acompte vérification de la cohérence entre les demandes d’acompte et le bordereau des prix
- En appui des chef.fe.s de projets, réalisation des pièces d’exécution des contrats : ordres de service, bons de commande, avenants, agrément de sous-traitants, décomptes de liquidation et DGD
- En appui des chef.fe.s de projets, suivi financier de l’exécution des marchés publics : renseignement des tableaux de suivi
Financier / Budget :
- Assistance lors de la préparation des budgets
- Appui au suivi de l’exécution des budgets en collaboration avec les chefs de projet
Au service de l’activité vie étudiante
Gestion financière : Maintien à jour du tableau de suivi des dépenses du service VE :
- Saisie des bons de commande
- Saisie des factures
- Rapprochement avec extractions comptables
Savoirs :
- Connaissance du mode de fonctionnement des administrations publiques, en particulier de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissances dans les domaines de la commande publique et de la comptabilité publique
- Connaissance de l’environnement socioprofessionnel
- Culture internet
Savoir-faire :
- Gérer son activité dans un cadre de gestion complexe
- Respecter les calendriers et les échéances
- Rendre compte de son activité
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir utiliser les logiciels (pack office)
Savoir être :
- Polyvalence, rigueur, sens de l’organisation et des priorités
- Fiabilité, discrétion
- Sens relationnel et travail en équipe
Positionnement du poste : Au sein de la direction Développement des Campus et Vie Etudiante
Organisation du travail : Temps complet – 37 heures
Lieu de travail : Université de Lyon – 92 rue Pasteur – Lyon 7ième arrondissement
Avantages :
- 47 jours de congés par an
- Accès à des tarifs préférentiels (culture, sport, loisirs, famille)
- Accès subventionné au restaurant universitaire
- Remboursement des transports en commun à hauteur de 75%
- Poste facilement accessible en transports en commun + garage à vélo sécurisé
Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
Lieu du poste : En présentiel
