La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 163 000 habitants, 16ème ville de France), recrute par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut par voie contractuelle, un.e assistant.e du Maire, sur le cadre d’emploi des attachés territoriaux.
MISSIONS :
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Secrétariat du maire
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Interface entre les élus, les services de la collectivité, les partenaires ou les administrés et cohésion d’équipes transversales
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Management des chauffeurs du maire
ACTIVITÉS :
Secrétariat du maire, en binôme avec l’assistante du directeur de cabinet :
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Gérer l’agenda du maire
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Concevoir et organiser des réunions
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Gérer et suivre les demandes, courriers et documentations entrants et sortants, les parapheurs
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Rédaction de courriers spécifiques à la demande du maire ou du directeur.trice de cabinet
Secrétariat du maire :
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Veiller à la qualité de l'accueil lors des réunions dans le bureau du maire ou en salle des audiences, y compris sur l'aspect logistique
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Coordonner la logistique : gestion des fournitures, du matériel et de la documentation pour le maire
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Veiller à la tenue du bureau du maire et de la salle des audiences
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Gérer et suivre les conventions pour les œuvres remises au maire
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Trier, dépouiller, classer et archiver des documents
Organisation des déplacements du maire :
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Organiser les déplacements hors agglomération du maire, en France et à l’étranger
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Gérer les frais du maire
Élaboration et suivi des dossiers :
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Élaborer les dossiers de travail pour les rendez-vous avec les institutionnels
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Piloter des actions ou des projets : séminaires, animation d’ateliers
Interface entre les élus, les services de la collectivité, les partenaires ou les administrés :
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Préparer les dossiers du maire pour le lendemain et lui remettre la veille, en lien avec l'agenda
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Transmettre au maire les parapheurs qui le concernent, après vérification de la qualité rédactionnelle des documents soumis à sa signature
Cohésion d’équipes transversales :
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Définir, mettre en œuvre, animer et suivre les séminaires pour les élu.e.s et/ou les assistant.e.s de direction, d’élus, de cabinet et du maire et/ou d’autres thématiques à la demande du maire ou du directeur de cabinet ou sur initiave propre
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Animer le collectif d’assistant.e.s de direction, d’élus, de cabinet et du maire
Management des chauffeurs du maire :
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Organiser le travail selon les compétences et la réglementation en vigueur ; définir les tâches à accomplir ;
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Évaluer, développer et valoriser les compétences
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Organiser les équipements du service
Remplacement de l’assistante du directeur de cabinet, en cas d’absence
