Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.
Accueil téléphonique et physique :
Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Ø Procéder aux classements des dossiers « papier »
Ø Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
Ø Gérer les courriers du Maire – réception et réponse
Ø Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Ø Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire
Ø Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein du secrétariat du Maire
Ø Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service
Traitement des informations :
Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre
Gestion du courrier :
Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Ø Assurer le suivi d'un chrono,
Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du secrétariat
Ø Suivi des courriers à travers un logiciel dédié
