Dans le cadre du remplacement de l'actuelle Assistante de Direction, Cycléa recrute son successeur ou sa successeure.
Rattaché(e) directement au Directeur Général, vous apportez un soutien opérationnel en matière de gestion, de communication et de suivi de dossiers, en lien régulier avec les cadres de direction, les élus actionnaires et les différentes parties prenantes de l'entreprise.
Vos missions
Gestion de l'agenda et des priorités
- Organisation des déplacements, réunions et rendez-vous du Directeur Général et du Directeur Général Adjoint.
- Gestion des flux documentaires entrants et sortants.
- Anticipation et gestion des priorités dans un environnement où les sollicitations sont nombreuses.
Interface et communication
- Accueil physique et téléphonique : hiérarchisation, filtrage et redirection des demandes.
- Rédaction de notes, courriers et comptes-rendus à partir de consignes orales et de dossiers.
- Diffusion et circulation de l'information entre les services et avec les partenaires externes.
- Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données.
Suivi administratif et organisationnel
- Mise à jour et suivi des tableaux de bord de pilotage.
- Organisation et mise à jour des dossiers (classement électronique et papier, archivage).
- Suivi des dossiers du Directeur Général, prise de notes et rédaction de comptes-rendus.
- Remise en forme de documents (tableaux, graphiques, présentations PowerPoint).
- Suivi des actions en lien avec les directeurs et responsables de service.
Gouvernance et instances
- Organisation des Conseils d'Administration (convocation des membres dans les délais, organisation des tenues des Assemblées).
- Assure le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Relation avec les assistantes des autres directions générales et actionnaires.
Profil :
Formation et expérience :
- Formation supérieure de niveau Bac +2 minimum en gestion, administration, secrétariat ou équivalent.
- Expérience confirmée sur une fonction similaire ou un poste administratif exigeant.
- La connaissance de l'environnement des SEM (relations avec élus et actionnaires) est un atout.
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
- Aisance avec les outils collaboratifs (Teams, Asana, etc.) et appétence pour le digital.
- Très bonne capacité rédactionnelle, à l'oral comme à l'écrit.
Qualités personnelles :
- Rigueur, sens de l'organisation, adaptabilité et gestion des priorités.
- Diplomatie, discrétion et sens de la confidentialité.
- Dynamisme, agilité, réactivité et sens de l'initiative.
- Disponibilité et capacité à travailler en transversalité.
- Affirmation de soi et assertivité.
Conditions :
- CDI de 37h hebdomadaires avec 10 jours de RTT.
- Poste basé au Port. Déplacements ponctuels à proximité (avec véhicule de service).
- Rémunération entre 2 464 € et 2 800 € bruts mensuels sur 13 mois, selon convention collective (IDCC 2149 Déchets).
- Prime d'Intéressement et Prime de Partage de la Valeur.
- Mutuelle familiale obligatoire prise en charge à 60 % par l'employeur.
- Tickets restaurant (valeur faciale 10,24 € pris en charge à 60 % par l'employeur).
- Prime de vacances de 400 € (après 6 mois d'ancienneté).
- Congés supplémentaires : congé anniversaire, congés endométriose (jusqu'à 12 jours/an).
