À propos de CAPAN & BORDES
CAPAN & BORDES est un cabinet de référence en expertise immobilière, intervenant dans le cadre de missions privées et judiciaires auprès d’une clientèle exigeante.
Notre équipe de cinq personnes, dont quatre expert·es, traite environ 250 dossiers par an.
Dans le cadre du développement et de la modernisation de notre organisation, nous recrutons un·e assistant·e de direction expérimenté·e, dynamique souhaitant occuper une fonction centrale et durable au sein d'un cabinet structuré où il fait bon vivre.
Votre rôle
Véritable poste pivot, vous garantissez la fluidité des opérations, la fiabilité du suivi des dossiers et la qualité du service rendu.
Vous coordonnez les flux d’information au sein de l’équipe, sécurisez les échéances et contribuez au pilotage administratif du portefeuille de missions.
Vos principales missions
Pilotage administratif des expertises
- Réceptionner et qualifier les nouvelles demandes.
- Préparer les devis et lettres de mission à partir des standards du cabinet.
- Ouvrir, enregistrer et actualiser les dossiers dans les outils de gestion.
- Tenir le chrono central des expertises et garantir la traçabilité des échanges, courriers, documents et livrables.
- Contrôler la complétude des dossiers et assurer les demandes de pièces et relances.
- Consolider le planning des expert·es et coordonner les visites, rendez-vous et échéances.
- Mettre à jour le tableau de bord de production.
- Préparer la réunion hebdomadaire de suivi et veiller à la réalisation des actions décidées.
- Identifier et signaler rapidement les retards, urgences ou points de blocage.
Gestion documentaire et contrôle qualité
- Créer et actualiser les trames de rapports.
- Assurer la mise en forme avancée de documents longs et structurés.
- Gérer les versions, le nommage, le classement et la diffusion des documents.
- Contrôler la qualité formelle des livrables : orthographe, cohérence documentaire, pagination, sommaire, annexes, signatures et présentation.
- Préparer les fichiers définitifs, organiser leur transmission et garantir l’archivage complet des dossiers.
Coordination interne et relation clientèle
- Assurer une circulation fiable de l’information au sein de l’équipe.
- Gérer la boîte mail principale, hiérarchiser les demandes et préparer les réponses administratives.
- Assurer l’interface avec la clientèle, les prescripteur·rices, partenaires et prestataires.
- Organiser les réunions, déplacements, formations et échéances professionnelles des expert·es.
- Garantir un niveau de réactivité conforme aux exigences du cabinet.
Gestion administrative et vie du bureau
- Établir la facturation et suivre les règlements et relances.
- Préparer les éléments destinés au cabinet comptable.
- Suivre les contrats, abonnements, fournisseurs et obligations administratives courantes.
- Veiller au bon fonctionnement, à l’organisation et à la bonne tenue des locaux.
- Gérer les fournitures, consommables, équipements et relations avec les prestataires.
- Participer à l’amélioration des procédures, modèles, check-lists et outils de pilotage.
- Accompagner la modernisation numérique du cabinet et l’automatisation des tâches répétitives.
Votre profil
- Formation supérieure de niveau bac +2/3 en assistanat de direction, gestion, administration des entreprises, immobilier ou formation équivalente.
- Expérience confirmée, idéalement d’au moins sept ans, acquise dans une PME ou un environnement professionnel structuré et exigeant : cabinet de conseil, bureau d’études, société de services, entreprise immobilière, cabinet juridique ou étude notariale.
- Habitude de gérer simultanément un volume important de dossiers, des délais contraints et des interlocuteur·rices varié·es.
- Excellente maîtrise de Word pour la production de documents longs et structurés.
- Très bonne maîtrise d’Outlook, Excel et Adobe Acrobat Pro.
- Excellente expression écrite et orthographe irréprochable.
- Aisance avec les outils de gestion documentaire et les environnements numériques.
- Intérêt pour les usages professionnels de l’intelligence artificielle.
- Anglais professionnel apprécié.
Les qualités indispensables
- Organisation méthodique et sens des priorités.
- Autonomie, anticipation et réflexe d’alerte.
- Capacité à rendre compte de manière concise et fiable.
- Rigueur documentaire et attention portée aux détails.
- Réactivité, stabilité et fiabilité.
- Sens du service et qualité relationnelle.
- Loyauté professionnelle et respect de la confidentialité.
- Esprit d’équipe et volonté de contribuer durablement à la structuration du cabinet.
Conditions proposées
- CDI à temps complet.
- Poste principalement exercé en présentiel.
- Locaux agréables et très bien équipés dans l’hypercentre de Nice.
- Stationnement possible.
- Rémunération comprise entre 36 000 et 40 000 € brut annuel, treizième mois inclus, selon l’expérience et le niveau d’autonomie.
- Mutuelle d’entreprise.
- Avantages du comité d’entreprise.
Candidature
Merci de transmettre votre CV accompagné de quelques lignes présentant votre parcours, votre intérêt pour le poste et votre conception du rôle d’un·e assistant·e de direction au sein d’une organisation exigeante.
Poste à pourvoir en octobre 2026.
Rémunération : 36 000,00€ à 40 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
