Margaux Orange est une agence de communication scientifique. Nos équipes interviennent sur la formation médicale (MedEd), les études, et l'organisation de congrès.
Vous rejoignez l'équipe congrès : trois personnes qui conçoivent et organisent des congrès pour des sociétés savantes, des laboratoires et des équipes hospitalières. De 100 à 3 000 participants, partout en France. Chacun y pilote son domaine. Vous prendrez celui des inscriptions, tout en restant au courant des dossiers de l'équipe.
LE POSTE
Vous êtes le garant de la gestion des inscriptions des participants à nos congrès. C'est le cœur de votre poste. De l'ouverture des inscriptions jusqu'au jour J, vous assurez un suivi rigoureux et un accompagnement de qualité.
Vos missions :
- Paramétrer les plateformes : formulaires, grilles tarifaires, messages automatiques
- Gérer une tarification qui n'a rien d'uniforme : tarifs précoces, membres, internes, industriels, accompagnants, ateliers en option
- Traiter les inscriptions groupées et les prises en charge par les laboratoires : conventions, bons de commande, refacturation
- Tenir une base propre : doublons, homonymes, établissements mal renseignés, et rapprocher inscriptions et paiements
- Accompagner les participants par e-mail et téléphone, souvent dans l'urgence : inscription bloquée, annulation, attestation à rééditer
- Produire les états de suivi pour les clients, et alerter quand les inscriptions décrochent
- Tenir le comptoir d'accueil sur site : exports badges, listes d'émargement, inscriptions de dernière minute
Déplacements ponctuels en France pour la tenue des congrès.
Les inscriptions vivent au rythme des congrès : des périodes calmes où l'on paramètre, et des semaines intenses avant la clôture des inscriptions et sur site.
Cela représente environ 85 % de votre temps. Sur les 15 % restants et selon les projets, vous participez aux autres étapes de l'organisation : coordination logistique, production sur site, appui à la conception des supports de communication. L'occasion de voir un événement se construire dans son ensemble.
LE PROFIL
- Une expérience en gestion d'inscriptions, de bases de données ou de back-office participants, idéalement dans l'événementiel
- Une vraie fiabilité sur les données : vous repérez l'anomalie avant qu'elle ne devienne un problème
- De l'autonomie et de l'initiative : votre périmètre est vraiment le vôtre, vous l'organisez, vous anticipez les échéances et vous alertez sans attendre qu'on vous le demande
- Excel au quotidien : recherches, tableaux croisés, rapprochement de fichiers
- De l'aisance avec les back-offices en ligne : nous avons notre plateforme, savoir apprendre un outil compte plus que de la connaître
- Un excellent relationnel : vous restez patient avec un participant perdu à trois jours de l'événement
- Français irréprochable à l'écrit comme à l'oral, anglais courant apprécié
- Bac+2/3 minimum
CE QUE NOUS PROPOSONS
- Rémunération selon profil et expérience
- Tickets restaurant
- Mutuelle d'entreprise
- Prise en charge à 50 % du titre de transport
- Des locaux en plein centre de Paris, à deux pas de la Bourse
- Une équipe congrès de trois, où les décisions se prennent vite et où votre domaine est vraiment le vôtre
POUR POSTULER
CV et quelques lignes sur ce qui vous intéresse dans ce poste.
Rémunération : à partir de 28 000,00€ par an
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
Question(s) de présélection:
- Avez-vous déjà géré des inscriptions, une base de participants ou un back-office ? (Oui / Non)
- Combien d'années d'expérience avez-vous sur ce type de poste ? (réponse courte)
- Sur Excel, utilisez-vous les recherches et les tableaux croisés dynamiques ? (Oui / Non)
- Êtes-vous disponible pour des déplacements ponctuels en France, quelques fois par an ? (Oui / Non)
- Quelle est votre disponibilité, ou votre durée de préavis ? (réponse courte)
Lieu du poste : En présentiel
