Synthèse : Sous la responsabilité de l’agent comptable et de la DAF, du responsable du SFACT et dans le respect des règles de la gestion publique, le/la gestionnaire du SFACT a pour mission le traitement des factures du GHT en gérant le processus de liquidation jusqu’à la mise en paiement de la dépense, dans le cadre du contrôle et du suivi budgétaire et comptable.
Missions opérationnelles :
¨ Gestion du suivi de chorus pro ou Prodige :
o Suivi de l’état des factures;
o Retour des litiges factures ;
o Suivi particulier du code de service
¨ Gestion de la communication avec les fournisseurs
o Via Chorus Pro ;
o Via la boîte à lettres fonctionnelle dédiée ;
o Via le numéro téléphone dédié ;
o Ou en lien avec les services gestionnaires en charge de l’engagement de la dépense ;
o Sensibilisation à la notion de code service si mauvaise utilisation
¨ Réception et contrôle des factures :
o Réception et contrôle des factures par rapport aux bons de commandes ;
o Transmission de la demande de service fait pour certaines catégories de dépenses aux services en charge de l’engagement de la commande ;
o Procéder aux contrôles de la facture :
– vérifier la qualité de l’ordonnateur
– s’assurer de la disponibilité des crédits budgétaires (intégré au SI)
– s’assurer de l’exhaustivité des pièces justificatives
– s’assurer de l’exacte imputation comptable
– s’assurer du caractère libératoire du règlement (RIB, affacturage, cession de créances)
o Vérification et sécurisation du service fait en amont de la liquidation (validation des quantités réceptionnées, ou retour du service fait via l’outil dédié du Mipih)
o Traitement des anomalies d’intégration des factures
¨Liquidation des factures
o Production et collecte des données juridique, comptables et / ou financières prévues par la règlementation (pièces justificatives, …)
o Rapprocher les factures reçues via Chorus Pro, des bons de commande et des pièces justificatives
o Rapprochement de la facture avec l’engagement juridique et le service fait
o Garant de la bonne affectation de la dépense en fonction de sa nature (compte, UF, nomenclature NFS, budget, marché), des autorisations budgétaires.
o Garant des bonnes opérations comptables de liquidation des factures en tenant compte des délais de paiement et émettre les demandes de paiement
o Classement et archivage des pièces comptables totalement dématérialisées
¨Mandatement
¨ Mise en paiement des factures du périmètre du SFACT
o Prise en charge comptable des opérations et la préparation du paiement des dépenses (contrôle de régularité…)
o Garant des bonnes opérations comptables de mise en paiement des dépenses publiques de l’établissement et respect des délais de mise en paiement.
¨Traitement des avoirs selon les procédures
¨Gestion et suivi budgétaire
o Production et Suivi de taux de liquidation
o Production et Suivi d’indicateurs et de statistiques
¨ Gestion et suivi des opérations de clôture
o Gestion des Dépenses Engagées Non Mandatées (DENM)
o Gestion et suivi des Charges Constatées d’Avance (CCA)
o Respect des délais de clôture
