Descriptif
Descriptif du poste :
L'adjoint des cadres contribue à la coordination et au bon fonctionnement des coopérations territoriales et institutionnelles du CHU.
Principales activités
Au titre du GHT Alliance de Gironde :
- Préparation, organisation et suivi des instances du groupement hospitalier de territoire (GHT) (comité stratégique, commission médicale de groupement, commission paramédicale de groupement, comité des usagers, comité territorial des élus locaux, etc.) : planification du calendrier annuel des instances, préparation des ordres du jour, constitution et diffusion des dossiers, préparation matérielle des réunions et des interventions, gestion logistique des séances, contribution à la rédaction des procès-verbaux, suivi et archivage des délibérations, avis et relevés de concertation, ainsi que veille à la bonne articulation des calendriers et des instances ;
- Élaboration, suivi et mise à jour des mises à disposition (MAD) et des délégations de signature (DS) des établissements parties, en lien avec les directions des établissements membres, les directions concernées de l'établissement support (achats, travaux, DRH) et le Centre national de gestion (CNG), ainsi que publication des décisions au recueil des actes administratifs et sur le site internet du CHU ;
- Organisation et coordination logistique des réunions et des temps de rencontre des acteurs du GHT, notamment dans le cadre du suivi des travaux des différentes filières du projet médico-soignant partagé (PMSP) ;
- Assurer l'interface avec l'Agence régionale de santé (ARS) pour l'organisation des comités de liaison ARS/GHT et des différentes réunions de travail ;
- Contribution à l'organisation des journées annuelles du GHT;
- Mise à jour et gestion de l'espace collaboratif du GHT, en lien avec la direction du numérique.
Au titre de NOVA et des partenariats prioritaires :
- Assurer un appui administratif et organisationnel à la directrice des coopérations, référente NOVA, dans le suivi des partenariats prioritaires : contribuer à la planification et à la préparation des réunions, assurer l'organisation matérielle des instances et événements au CHU de Bordeaux, participer au suivi des échéances et à la mise à jour des documents, et veiller au classement et à l'archivage des dossiers en lien avec les partenariats.
Au titre des relations internationales :
- Elaboration, gestion et suivi des conventions de stage d'observation des médecins et étudiants étrangers ;
- Contribution, aux côtés de la responsable du secteur, au suivi des partenariats internationaux ;
- Préparation des missions étrangères des professionnels du CHU (réservation de transports, hébergements, assurances) en lien avec la DGOS, les agences publiques, les ambassades et les directions internes au CHU ;
- Participation à l'organisation de l'accueil de délégations étrangères (contacts, planification, logistique) et de l'accueil de professionnels étrangers en mission au CHU
Profil recherché :
Mission(s) spécifique(s)
- Assurer, en l'absence de l'assistante de direction, la continuité de l'activité, notamment par la gestion des appels téléphoniques, le suivi des échéances urgentes et prioritaires ainsi que la gestion des agendas de la Directrice des affaires générales et des coopérations et de la Secrétaire générale et préparer les gardes de direction du CHU.
Profil recherché
Le poste requiert un profil rigoureux, organisé et polyvalent, doté d'une capacité à coordonner des activités impliquant de nombreux interlocuteurs institutionnels et professionnels. Une expérience dans le secteur hospitalier, public ou médico-social, ainsi qu'une bonne compréhension de l'environnement administratif et institutionnel, constituent des atouts.
La personne recherchée devra faire preuve de discrétion et d'aisance relationnelle, notamment dans le cadre des relations avec les directions, les établissements membres du GHT, les instances médicales et paramédicales, l'ARS et les partenaires extérieurs. Elle devra également être capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et de respecter des échéances.
Une bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, ainsi que des qualités rédactionnelles, sont attendues. Le poste nécessite enfin autonomie, réactivité, sens de l'anticipation et esprit d'équipe, avec une capacité à assurer une continuité de service.
Compétences recherchées :
Fortes capacités d'organisation, de coordination et d'interface avec des interlocuteurs institutionnels et professionnels variés, au sein du CHU de Bordeaux comme à l'extérieur.
