À propos du poste
Rejoignez notre équipe dynamique en tant qu’Assistant(e) administratif immobilière et accueil agence, où votre énergie et votre organisation seront au cœur de notre succès. Vous serez le premier contact pour nos clients, visiteurs et collaborateurs, en assurant un accueil chaleureux et professionnel. Vous prendrez en charge diverses tâches administratives essentielles pour le bon fonctionnement de l’agence, tout en contribuant à une expérience client exceptionnelle. Votre rôle sera clé pour maintenir un environnement efficace, organisé et accueillant, tout en gérant efficacement les opérations quotidiennes.
Ce que vous ferez
- MISSIONS PRINCIPALES Accueil physique et téléphonique
- Accueillir les clients, propriétaires, locataires, candidats locataires, fournisseurs et partenaires.
- Identifier rapidement la demande et orienter vers le bon interlocuteur.
- Répondre aux appels téléphoniques et assurer la transmission des messages.
- Apporter un premier niveau d'information aux clients.
- Gérer les demandes reçues par l'adresse électronique générale de l'agence.
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier.
- Veiller à la qualité de l'accueil et à l'image professionnelle de l'agence.
Gestion administrative des dossiers immobiliers
- Constituer et mettre à jour les dossiers propriétaires et locataires.
- Vérifier la présence et la conformité administrative des pièces nécessaires aux dossiers.
- Classer et archiver les documents.
- Numériser et intégrer les documents dans le logiciel métier.
- Assurer le suivi administratif des dossiers en cours.
- Effectuer les relances nécessaires pour obtenir les documents manquants.
- Mettre à jour les coordonnées et informations des clients.
- Préparer les dossiers nécessaires aux gestionnaires.
Rédaction et préparation des documents immobiliers
Sous réserve des procédures et validations internes de l'agence :
- Préparer et rédiger les baux d'habitation.
- Préparer les actes de cautionnement et documents annexes.
- Préparer les renouvellements et avenants simples.
- Préparer les mandats et documents administratifs liés à la gestion ou à la location.
- Préparer les courriers courants adressés aux propriétaires et locataires.
- Préparer les documents nécessaires à l'entrée et à la sortie des locataires.
- Vérifier la cohérence des informations figurant dans les contrats avant signature.
- Contrôler la présence des diagnostics et annexes nécessaires aux dossiers.
Qualités personnelles appréciées
- Dynamisme, sourire naturel et attitude positive face aux clients et collègues
- Autonomie tout en étant capable de travailler en équipe
- Flexibilité pour s’adapter aux priorités changeantes au quotidien
- Sens aigu de l’organisation avec une attention méticuleuse aux détails
Profil recherché
Nous recherchons une personne proactive, organisée et motivée pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal possède une expérience préalable dans un poste administratif ou d’accueil, idéalement dans le secteur immobilier. La maîtrise des outils bureautiques est indispensable, tout comme d’excellentes compétences relationnelles. Une bonne gestion du temps et un bon sens relationnel sont essentielles pour assurer un service fluide et efficace. La connaissance d’un environnement immobilier constitue un atout supplémentaire.
Rejoignez-nous pour faire partie d’une équipe engagée où votre contribution aura un impact direct sur la satisfaction client et le bon déroulement des opérations quotidiennes!
Rémunération : 1 795,21€ à 1 867,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
