- Assurer l’accueil physique et téléphoniques du public
Accueillir le public sur place ou par téléphone
Orienter le public sur place ou par téléphone
Filtrer les appels
Identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence
- Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services
Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de l’établissement (Connaitre l’organigramme et les rôles des différents services)
Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de l’établissement
Orienter le public et les demandes vers les services ou organisme compétent, annoncer les visiteurs
Gérer les demandes du public (Délivrer des documents administratifs ex : Attestation de scolarité)
- Gérer le courrier et la boite mail de l’accueil
Réceptionner, Enregistrer informatiquement, distribuer les courriers reçus et factures
Tenir les registres de courriers entrants et sortants
Traiter et Répartir les mails reçus en fonction des demandes
- Aider à la gestion du secrétariat
Gérer les réservations et tenir les plannings des véhicules et des salles de réunion
Assurer la commande de matériels et la réception (Fournitures, livraisons diverses…)
Réceptionner, scanner, enregistrer et classer les documents administratifs dans les dossiers usagers
Conception et tenue de tableaux de bord
Assurer l’archivage
Assurer la constitution et la tenue continu des dossiers usagers au sein du DUI.
Assurer la mise en page de documents
- Préparer, contrôler des éléments de facturation.
Rapprocher l’ensemble des devis, factures et bons de livraison.
Suivre et contrôler les trajets et facturation de taxi.
Contrôler la prise de repas pour préparation de facturation.
Rechercher de prestataires et fournisseurs pour les besoins du DITEP.
