Réception, gestion et suivi de tous les leads (Direct/Cvent/Meeting broker…) pour les demandes de 9 chambres et +
Réponse en 24H via Delphi ou en direct par email
Préparation de la proposition hébergement et F&B events (sur plateforme Delphi ou excel pour les demandes en direct)
Rédaction et suivi des contrats groupes
Suivi des acomptes - Envoi de factures proforma
Création du room bloc sur Opera en coordination avec la Revenue Management team
Sécurisation des espaces chambres et F&B
Organisation et rencontre des organisateurs en cas de site inspection
Coordination avec le responsable du groupe pour la rooming list, les préférences clients et partie événementiel
Coordination avec les équipes internes (F&B, HK, Maintenance, Economat) pour la faisabilité et réalisation des événements, la gestion des arrivages de matériel et colis.
Organisation d’un groupe meeting hebdomadaire avec les équipes.
Rédaction du Group Resume et des BEO events, puis diffusion auprès des équipes
Présence sur le terrain auprès du groupe (arrivée, départ, events)
Vérification de la facturation des chambres, évènements et autres (room drop…)
Coordination des demandes de site inspection/fam trip
Organisation en amont du Site inspection du resort et Motu Tapu si besoin
Organisation d’évènements et itinéraire pour top VIP (activités, lunch Motu Tapu…)
BEO, réservations restaurants et activités, réunion avec les équipes
Enregistrement des réservations dans les outils informatiques
Réalisation des BEOs et communications auprès des équipes opérationnelles
Présence et supervision du FAM TRIP sur le resort (min 1h de visite par site inspection)
BEOs review meeting la semaine précédant l’arrivée du FAM TRIP
