Qui sommes-nous ?
L’association Com’expression est une association engagée dans le champ de l’éducation populaire, de l’animation socio-éducative et de l’accompagnement des enfants, des familles et des habitants. Implantée sur le territoire lyonnais, l’association développe des actions éducatives, culturelles, citoyennes et de loisirs, dans une logique de proximité, de qualité d’accueil et de coopération avec les acteurs du territoire. Com’expression est une association agréée Jeunesse et sports. Elle est partenaire de la Ville de Lyon et de la CAF, et membre du réseau local et national des MJC.
L’association porte une attention particulière à la qualité du cadre éducatif proposé aux enfants, au lien avec les familles, au travail partenarial avec les établissements scolaires et les institutions, ainsi qu’à la structuration professionnelle de ses équipes.
Dans le cadre de la consolidation de son organisation administrative, l’association recrute un ou une chargé.e d’accueil familles, inscriptions et suivi administratif des usagers, afin de renforcer la qualité d’accueil des familles, la fiabilité des dossiers usagers et l’articulation administrative avec les responsables de site.
Description du poste
Sous la responsabilité de la direction de l’association, et en lien fonctionnel avec la Responsable administrative et financière ainsi qu’avec les DAL, la personne recrutée assure l’accueil de premier niveau des familles, le suivi des inscriptions, la complétude des dossiers usagers et la transmission des informations administratives nécessaires au bon fonctionnement des accueils.
1. Accueil et relation avec les familles
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des familles et des usagers.
- Apporter une information claire sur les modalités d’accueil, les inscriptions, les documents à fournir, les absences, les délais et le fonctionnement général des activités.
- Orienter les demandes vers les bons interlocuteurs internes : direction, RAF, DAL ou équipes d’animation selon la nature de la demande.
- Garantir une posture d’accueil institutionnelle, fiable, confidentielle et adaptée aux situations familiales rencontrées.
- Accompagner les familles dans l’utilisation de l’espace famille et dans la compréhension des démarches administratives.
2. Inscriptions et suivi des dossiers usagers
- Créer et mettre à jour les dossiers familles et usagers dans les outils de gestion utilisés par l’association.
- Ouvrir les accès à l’espace famille et accompagner les familles dans leurs démarches d’inscription.
- Gérer les inscriptions aux accueils périscolaires, mercredis, vacances scolaires, stages ados, activités familles et activités adultes selon les procédures internes.
- Suivre les dossiers incomplets, relancer les familles et veiller à la complétude des pièces administratives nécessaires.
- Gérer les listes d’attente et informer les familles de l’évolution de leur demande selon les règles définies par l’association.
- Traiter administrativement les absences justifiées et préparer les informations utiles à la facturation.
3. Suivi administratif des enfants et lien avec les DAL
- Collecter, vérifier et transmettre aux DAL les fiches sanitaires, PAI, régimes alimentaires, informations particulières et documents nécessaires à l’accueil des enfants.
- Préparer et transmettre les listes de pointage, données de présence, besoins repas et éléments administratifs utiles aux équipes de terrain.
- Assurer le suivi administratif des situations particulières et faire remonter à la direction les informations sensibles ou nécessitant un arbitrage.
- Contribuer au suivi administratif des heures de renfort handicap et des situations nécessitant une vigilance particulière.
- Travailler en articulation avec les DAL, responsables des données de terrain, afin de fiabiliser les informations administratives relatives aux accueils.
4. Outils de gestion, reporting et fiabilisation des données
- Saisir, mettre à jour et contrôler les données usagers dans Inoé et dans les outils utilisés par l’association.
- Créer les inscriptions nécessaires dans les outils internes et assurer l’archivage mensuel des états de présences et absences.
- Appuyer les DAL dans le suivi administratif des données Educalyon/Maelis, dans le respect des responsabilités de chacun.
- Renseigner les tableaux de suivi nécessaires au pilotage administratif des activités.
- Préparer les données administratives utiles aux déclarations CAF/Ville et les transmettre à la RAF pour contrôle, consolidation et traitement financier.
5. Information pratique, secrétariat et appui administratif courant
- Rédiger et envoyer les mails d’information aux familles selon les consignes de la direction.
- Mettre à jour les supports pratiques d’information : notices, modalités d’accueil, affichages, vitrines, agenda partagé ou informations simples sur le site internet.
- Assurer le relevé, le tri et l’orientation du courrier entrant.
- Participer à la bonne circulation de l’information entre l’accueil, la direction, la RAF, les DAL et les familles.
- Contribuer à l’amélioration continue des procédures d’accueil, d’inscription et de suivi administratif des usagers.
Profil recherché
Expérience souhaitée sur un poste d’accueil, de secrétariat, de gestion administrative ou de suivi usagers, idéalement dans une association, une structure d’éducation populaire, un accueil de loisirs, une MJC, une collectivité ou un établissement accueillant des familles et des enfants.
Une formation de niveau Bac+2 en gestion administrative, secrétariat, accueil, administration des structures associatives ou domaine équivalent est appréciée. Une bonne compréhension du secteur socio-éducatif et de la relation aux familles constitue un atout.
Compétences attendues
- Maîtrise de l’accueil physique, téléphonique et par courriel.
- Aisance rédactionnelle.
- Capacité à utiliser des logiciels de gestion usagers ; la connaissance d’Inoé, Educalyon/Maelis ou d’outils équivalents serait appréciée.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messagerie, agenda partagé et outils numériques collaboratifs.
- Rigueur dans la saisie, le classement, l’archivage et la fiabilisation des données.
- Capacité à gérer les priorités, les interruptions et les échéances administratives.
- Respect strict de la confidentialité et des données personnelles des familles, enfants et usagers.
- Sens de l’organisation, fiabilité, ponctualité et capacité à travailler en équipe.
- Posture professionnelle adaptée à l’accueil de familles, d’enfants et de partenaires institutionnels.
Type de contrat
- CDD, avec possibilité d’évolution vers un CDI selon l’organisation retenue par l’association.
- Poste rattaché au pôle administratif de l’association, sous la responsabilité de la direction.
- Classification selon la convention collective ÉCLAT,
- Période de tuilage prévue de fin Aout à septembre 2026.
Durée du travail
- Temps de travail : 35h hebdomadaire.
- Horaires principalement positionnés sur les temps d’ouverture administrative et d’accueil des familles.
- Disponibilité nécessaire sur les périodes de forte activité : rentrée scolaire, inscriptions, vacances scolaires, mercredis et campagnes de mise à jour des dossiers.
- Congés payés selon dispositions légales et conventionnelles.
Rémunération
- Salaire brut mensuel : 2253 euros, selon la convention collective ÉCLAT.
- Participation de l’employeur à l’indemnité de transports en commun à hauteur de 50 %.
- Participation de l’employeur à la complémentaire santé à hauteur de 50 %.
- Reconstitution de carrière possible selon les dispositions conventionnelles applicables.
Lieu de travail : Lyon 6e
Poste ouvert aux personnes bénéficiant de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH).
Pour postuler
Poste à pourvoir à compter du 17 Aout 2026.
Envoyez CV + lettre de motivation à : [email protected]
Les candidatures seront étudiées au fil de l’eau. Les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour un entretien.
Rémunération : 2 253,00€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- Travail à domicile occasionnel
Lieu du poste : En présentiel
