DESCRIPTION DE L’EMPLOYEUR :
L'académie de Versailles, la première de France par l’importance de ses effectifs, regroupe quatre départements : les Yvelines (78), l’Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val-d’Oise (95).
Première académie de France par l’importance de ses effectifs avec près de 1 200 000 élèves dans le premier et le second degré, soit près de 10% des effectifs scolarisés de la France, l’académie de Versailles accueille et gère plus de 100 000 agents (enseignants, personnels d’encadrement, d’éducation, administratifs, techniciens, ouvriers, de service et de santé).
Le Groupement d’intérêt public-formation continue et insertion professionnelle (GIP-FCIP) de l’Académie de Versailles a pour objet le développement d’une coopération concertée au niveau de l’académie dans les domaines de la formation tout au long de la vie et de l’insertion professionnelle.
En appui de la politique de développement et de l’accompagnement de la formation professionnelle portée par la Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue - Site Versailles (DRAFPIC-SV), le GIP-FCIP gère, pour l’académie de Versailles, les activités des structures et dispositifs suivants :
- le Centre Académique de Formation Continue (CAFOC)
- le Centre de Formation des Apprentis (CFA académique)
- le Dispositif Académique Bilan et Mobilités (DABM)
- le Dispositif Académique de Validation des Acquis d’Expérience (DAVA)
- les Fonds Européens Structurels et d’Investissement (FESI)
- les Instituts de Formation des Aides-Soignants et Auxiliaires de Puériculture (IFAS/IFAP)
- le service Développement et Appel d’Offres (DEV/AO)
ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :
- Activités du service : Le service apprentissage du GIP FCIP de l’académie de Versailles, nommé « CFA
académique », a pour objectif de fédérer sous son égide, l’ensemble des unités de formation par
apprentissage (UFA) de l’académie de Versailles et ainsi de renforcer le statut d’apprenti dans la plupart des établissements publics mais également dans des établissements privés.
- Composition et effectifs : Il compte plus de 2100 apprentis répartis dans 90 UFA. Une équipe de 20
personnes assure l’ensemble des missions dédiées à ce service.
- Liaisons hiérarchiques : Responsable administratif du CFA académique
- Liaisons fonctionnelles : autres services du GIP-FCIP
DESCRIPTIF DU POSTE : Assure l’assistance administrative de la responsable de service. Assure une interface à l’interne et à l’externe
Missions principales :
- Assurer les tâches administratives en appui à la responsable de service
- Assurer le suivi des demandes d’ouvertures de formation en lien avec la responsable de service et les services de la DAFPIC. Mettre à jour le tableau de suivi.
- Assurer la réponse aux UFA et l’information interne au CFA en lien avec la responsable de service
- Assurer la mise à jour, la gestion et l’information relatives au portail NET CANDIDAT (nouvelles formations à créer, modalités d’inscription des candidats…)
- Elaborer, transmettre et suivre les conventions de création d’UFA, mettre à jour le tableau de suivi
- Assurer l’accueil physique et téléphonique. Gérer le courrier et en assurer la traçabilité.
- Être un appui au responsable de service dans la communication : assurer l’interface avec les interlocuteurs externes, gérer la communication sortante du service via la boite fonctionnelle du service apprentissage.
- Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes et externes (prises de rdv, entretiens)
- Planifier les entretiens annuels, préparer les documents supports (partie administrative)
- Assurer la mise à jour et le suivi des tableaux les demandes de congés, télétravail, régularisation TIPI et transmettre les informations aux différents interlocuteurs
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser
- Assurer la logistique, l’organisation, la préparation et le suivi des réunions ainsi que la formalisation des comptes rendus de réunions
- Saisir et mettre à jour des bases de données
- Être en appui au déploiement de la démarche qualité
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITÉES
Savoirs :
- Connaissance du progiciel de gestion des apprentis YPAREO souhaitée. Le cas échéant, une formation interne sera assurée par le CFA académique
- Maitrise du Pack Office
Savoir-faire :
- Savoir gérer son temps, établir des priorités…
- Capacité d’adaptation
- Sens de l’organisation
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
Savoir-être :
- Avoir l’esprit d’initiative, être autonome dans son travail.
- Être disponible et à l’écoute
- Sens relationnel
- Savoir travailler en équipe
Profil requis : Bac +2 minimum et expérience dans le domaine de la formation si possible
SPECIFICITES DU POSTE :
Conditions particulières d’exercice : Sujétions en termes d’horaires et charge de travail lors des pics d’activité
notamment lors de la rentrée scolaire et en fin d’année scolaire
Encadrement : NON
Conduite de projet : NON
Nombre d’agents encadrés par catégorie : … A - … B - …C
Type de profil : débutant intermédiaire confirmé expert
Expérience d’au moins 5 ans dans le domaine de l’assistanat administratif
Type de parcours académique souhaité : Bac général, Bac STMG, Bac pro AGORA, jusqu’à BTS et DUT
Autre : Fourchette de rémunération indicative : de 1 900€ à 2 100 € bruts mensuels
(Positionnement en fonction des diplômes académiques et de l’expérience professionnelle du candidat, en lien avec le poste)
PERSONNE A CONTACTER : adresser le dossier de candidature (l’envoi du CV et d’une lettre de motivation est obligatoire, dans un délai d’un mois à partir de la date de publication de l’offre d’emploi) à l’attention de : Madame Paula SOUBEYRAN, Responsable du service de Ressources Humaines DRAFPIC-GIP
