Rattaché(e) à la direction Engineering, vous assurez un rôle central dans l'organisation, la coordination et la gestion administrative des activités.
Véritable point de coordination, vous accompagnez le directeur et les équipes dans leurs activités quotidiennes et êtes garant(e) de la bonne organisation logistique des différents événements et réunions.
Vous veillez également au respect des procédures et à la conformité des dossiers relevant de votre périmètre.
Vos principales missions
Gestion administrative et organisationnelle
Assurer, lorsque nécessaire, la prise de rendez-vous et la réservation des salles.
Participer à la gestion des agendas des directeurs du secteur attribué.
Organiser et coordonner les réunions, déplacements, séminaires, conférences et différents événements professionnels.
Gérer les différents intervenants internes et externes nécessaires à l'organisation des événements.
Assurer le suivi administratif des activités du périmètre confié.
Préparer, participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.
Accompagner les équipes dans leurs activités quotidiennes en facilitant leur organisation.
Assurer la mise à jour et le suivi des indicateurs de votre périmètre.
Gérer les notes de frais et assurer leur suivi.
Gestion documentaire et communication
Préparer et mettre en forme les dossiers et documents nécessaires à l'activité du service.
Assurer la gestion, l'indexation, le classement et le stockage des documents.
Préparer les supports de communication nécessaires aux différentes activités.
Organiser le tri et l'archivage des documents importants, notamment les courriers et les e-mails.
Assurer l'orientation des appels téléphoniques lorsque nécessaire.
Identifier les éventuelles non-conformités documentaires et proposer des solutions d'amélioration.
Gestion logistique
Être garant(e) de la bonne organisation logistique des événements et activités relevant de votre périmètre.
Coordonner les différents acteurs internes et externes.
Selon l'organisation du site, assurer la gestion du parc automobile : commandes, assurances, suivi des sinistres et restitutions.
Qualité, sécurité et conformité
Dans le cadre de vos fonctions, vous veillez au respect des procédures et consignes applicables en matière de :
Qualité ;
Santé et Sécurité ;
Cybersécurité ;
Préservation de l'environnement ;
Conformité et éthique ;
Réglementation applicable.
