Gestion des dossiers groupes et séminaires
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Prendre en charge les dossiers après signature du contrat
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Assurer le suivi administratif et opérationnel des événements
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Gérer les rooming lists, routings et informations clients
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Coordonner les demandes particulières des organisateurs
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Contrôler les prestations réalisées et préparer la facturation
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Assurer le suivi des règlements, reportings et statistiques d'activité
Coordination opérationnelle des séminaires
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Organiser et contrôler la préparation des salles
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Superviser les mises en place réalisées par les équipiers
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Vérifier la conformité des installations avant l'arrivée des clients
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Assurer une présence terrain pendant les événements
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Être l'interlocuteur privilégié des organisateurs sur place
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Anticiper et résoudre les imprévus opérationnels
Gestion des prestations de restauration
Particularité importante du poste : l'établissement ne dispose pas d'une équipe dédiée aux séminaires.
À ce titre, vous êtes responsable de l'organisation et de la coordination de toutes les prestations Food & Beverage liées aux groupes et séminaires :
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Pauses café
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Cocktails
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Déjeuners
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Buffets
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Accueils gourmands
Vous travaillez en collaboration avec l'équipe petit-déjeuner, qui assure la production en cuisine, et avec les équipiers en charge des mises en place.
Vous veillez à la disponibilité des produits, au respect des commandes et à la bonne exécution des prestations.
Gestion des stocks et approvisionnements
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Réaliser les inventaires liés à l'activité groupes et séminaires
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Passer les commandes de consommables et fournitures
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Gérer les stocks de papeterie séminaire
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Gérer les approvisionnements liés aux pauses et cocktails
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Contrôler les niveaux de stock et anticiper les besoins
Support technique
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Vérifier le bon fonctionnement des équipements audiovisuels
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Assister les clients sur les installations simples
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Faire le lien avec le service technique en cas de besoin
