Descriptif du poste
Dans le cadre de son développement, MASAO recherche un(e) Assistant(e) Administration des Ventes pour rejoindre son équipe administrative et financière.
Au cœur du cycle de vente, vous assurez le suivi administratif et financier des affaires, depuis la contractualisation jusqu’à la facturation et au règlement des prestations.
MASAO réalisant une part importante de son activité dans le cadre de projets au forfait, vous assurez également un suivi rigoureux de l’avancement des missions, des jalons contractuels, des temps consommés et des éléments nécessaires à la facturation.
Vous travaillez en lien étroit avec les équipes commerciales, les directeurs de projets, les équipes opérationnelles et la comptabilité.
Afin de renforcer ses équipes, MASAO recherche un(e) Assistant(e) Administration des Ventes qui aura notamment pour missions de :
- Enregistrer et suivre les contrats, devis, commandes clients et avenants ;
- Vérifier la conformité et la complétude des documents contractuels ;
- Créer et mettre à jour les affaires et les données clients dans les outils internes ;
- Suivre les commandes, les budgets, les échéanciers et les conditions de facturation ;
- Établir et contrôler les factures clients ;
- Assurer la facturation des prestations en régie et des projets au forfait ;
- Suivre les jalons contractuels et les échéances de facturation ;
- Recueillir et contrôler les éléments nécessaires à la facturation : relevés de temps, comptes rendus d’activité, livrables validés, procès-verbaux de recette et bons de commande ;
- Rapprocher les temps consommés des budgets prévus sur les projets au forfait ;
- Suivre les montants facturés, les restes à facturer et l’avancement financier des affaires ;
- Identifier les écarts entre le budget prévisionnel et le réalisé et alerter les responsables concernés ;
- Suivre les échéances de règlement et effectuer les relances clients ;
- Traiter les écarts et les litiges de facturation en coordination avec les équipes concernées ;
- Participer aux clôtures comptables en préparant les éléments relatifs aux factures à établir et aux produits constatés d’avance ;
- Participer à la fiabilisation du chiffre d’affaires et des données financières ;
- Mettre à jour les tableaux de bord et contribuer au reporting de l’activité ;
- Participer à l’amélioration et à la formalisation des processus ADV.
Profil recherché
- Vous êtes titulaire d’une formation Bac+2 ou Bac+3 à dominante comptable, de type BTS Comptabilité et gestion, BUT Gestion des entreprises et des administrations, DCG ou formation équivalente ;
- Vous justifiez d’une expérience significative d’au moins trois ans dans une fonction d’administration des ventes, de facturation ou de gestion administrative et financière des contrats ;
- Vous avez idéalement exercé au sein d’une ESN, d’un cabinet de conseil ou d’une société de prestations intellectuelles ;
- Vous maîtrisez les principes de facturation des prestations de services ;
- Vous comprenez les mécanismes de suivi et de facturation des projets au forfait ;
- Vous disposez de solides bases comptables, notamment concernant les factures à établir, les produits constatés d’avance et les opérations de clôture ;
- Vous maîtrisez Excel et êtes à l’aise avec les outils de gestion et de reporting ;
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), autonome et à l’aise avec les chiffres ;
- Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter des échéances ;
- Vous êtes capable d’identifier une anomalie, d’en mesurer les conséquences et d’alerter les interlocuteurs concernés ;
- Vous disposez d’un excellent relationnel et appréciez le travail en équipe.
Rémunération : 30 000,00€ à 35 000,00€ par an
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Titre restaurant
Lieu du poste : En présentiel
