FICHE DE POSTE : ASSISTANT(E) OPERATIONNEL(LE) OUEST (F/H)
Voie d’accès
Durée d’occupation min-max
Evolution possible
Externe / Interne
Minimum 3 ans
Agent de maîtrise B
Catégorie d’emploi
Agent de maîtrise A
Localisation
1025 rue Henri Becquerel
34000 Montpellier
Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie
L’Établissement public foncier (EPF) d’Occitanie est un établissement public de l’État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d’intérêt public. Son action s’inscrit dans le cadre du programme pluriannuel d’intervention (PPI) 2024-2028 dont les trois axes principaux s’articulent actuellement autour du développement de l’offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), du confortement de l’attractivité des territoires (au moins 20%) et des actions sur la prévention des risques et la préservation de l’environnement (au plus 10%). Le PPI prévoit des interventions à hauteur de 439 M€ sur cinq ans.
Ses prérogatives territoriales s’étendent sur les treize départements de la région avec un siège maintenu à Montpellier et une antenne dans la métropole toulousaine.
L’EPF d’Occitanie comprend une centaine de collaborateurs basés à Montpellier et Toulouse regroupant une direction foncière Est (DFE), une direction foncière Ouest (DFO), une direction de la stratégie patrimoniale et immobilière (DSPI), une direction traitement des copropriétés et restructuration urbaine (DTC-RU), une direction du pilotage de la performance et de la prospective (D3P) et un secrétariat général (SG). La programmation budgétaire de l’établissement est de l’ordre de 90 millions d’euros par an.
L’établissement pilote également une opération de requalification des copropriétés dégradées d’intérêt national (ORCOD-IN) sur le quartier Pissevin à Nîmes.
La DSPI est en charge de la stratégie patrimoniale et immobilière de l’établissement et intervient sur les missions suivantes :
- Gestion de patrimoine ;
- Gestion immobilière ;
- Réalisation de travaux.
Missions
Au sein de la DSPI, l’assistant opérationnel Ouest (F/H) assure un appui opérationnel sur les aspects administratifs et financiers au pôle Patrimoine/Travaux Ouest ainsi qu’au gestionnaire immobilier. Ainsi, l’assistant opérationnel sera amené à réaliser les missions suivantes.
Au titre du suivi financier
- En cas d’absence ou d’indisponibilité ponctuelle des responsables de travaux ou gestionnaires de patrimoine du pôle Ouest, et sur indication de ces derniers, établir et envoyer en validation des demandes d’achats sur l’outil SifoW
- Suivre sur l’outil SifoW la bonne réalisation des services faits et les réponses aux demandes d’information par les responsables de travaux et les gestionnaires de patrimoine (états hebdomadaires a minima)
- Assurer l’interface avec le pôle financier du secrétariat général et avec l’agence comptable sur les sujets des engagements et des paiements
- Dans le cadre des cessions, éditer le prix de revient des dépenses de la direction en vue de l’établissement des fiches de prix de revient par le pôle financier du secrétariat général
- Editer depuis l’outil SifoW des états budgétaires (consommations AE et CP) autant que de besoin
- Appuyer le directeur (F/H) et son adjoint (F/H) dans la programmation budgétaire (budget initial et budgets rectificatifs)
Au titre des marchés publics
- Dans le cadre des consultations pour les marchés relevant de la direction :
- Préparer les fiches marché et les fiches d’expressions des besoins
- Rédiger les projets de pièces administratives
- Vérifier la complétude et la cohérence des dossiers de consultation des entreprises et les mettre en forme
- Transmettre le projet de DCE au pôle juridique du secrétariat général
- Rédiger les avenants sur la base des indications des responsables de travaux et gestionnaires de patrimoine du pôle Ouest
Au titre de l’activité travaux
- Préparer ou vérifier les situations de travaux et les décomptes généraux définitifs
- Préparer les décisions de réception (EXE 6) pour signature du directeur (F/H)
- Tenir à jour les outils de pilotage relatif aux travaux (suivi des réceptions, des DGD, des déchets, …)
- Préparer les déclarations fiscales de changement de consistance après les opérations de démolition
Au titre de l’activité gestion de patrimoine
- Sur indication des gestionnaires de patrimoine, solliciter et suivre les prestations de commissaires de justice dans le cadre des procédures engagées relatifs au territoire Ouest
- Réaliser les diagnostics avant-vente
- Appuyer les gestionnaires de patrimoine Ouest dans lors des campagnes annuelles de suivi de gestion
- Assurer un appui administratif et financier aux gestionnaires de patrimoine autant que nécessaire
- Assurer le suivi financier des dépenses dans le cadre des mandats de gestion
Au titre de l’activité de gestion immobilière
- Sur indication du gestionnaire immobilier, solliciter et suivre les prestations de commissaires de justice dans le cadre des procédures engagées relatifs au territoire Ouest
- Appuyer le gestionnaire immobilier sur les sujets relatifs à l’utilisation transitoire des biens en portage
- Participer aux commissions sur les impayés, les préparer au préalable et en rédiger les comptes-rendus synthétiques
- Assurer un appui administratif et financier au gestionnaire immobilier autant que nécessaire
Au titre de l’activité générale de la direction
- Assister aux revues de projets avec la direction foncière Ouest et en rédiger les comptes-rendus synthétiques.
En cas d’absence de l’assistant opérationnel ((F/H) Est, l’assistant opérationnel (F/H) Ouest pourra être amené à apporter un appui ponctuel au pôle patrimoine/travaux Est.
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
L’assistant opérationnel (F/H) est placé sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle :
- Du directeur (F/H) de la DSPI et de son adjoint (F/H) ;
- et en leur absence, de la directrice générale, du directeur général adjoint ou toute autre personne lui étant substituée.
Relations internes/externes
En interne, l’assistant opérationnel (F/H) est en étroite collaboration l’ensemble des membres de la DSPI, avec le pôle juridique et le pôle financier du secrétariat général, avec la direction foncière Ouest et l’agence comptable.
En externe, l’assistant opérationnel (F/H) est en relation avec les différents partenaires : prestataires, entreprises, maîtres d’œuvre, collectivités, etc.
Profil recherché, expériences souhaitables
Compétences indispensables exigées :
- Formation correspondant au moins à celle d’un bac +2 ou équivalent dans le domaine de la gestion immobilière et/ou des travaux.
- Une expérience d’au moins 3 ans dans un poste d’assistance opérationnelle est requise.
Compétences fortement recommandées :
Une expérience dans un service opérationnel en lien avec des projets de travaux ou de gestion technique et/ou locative est recommandée.
Compétences nécessaires éventuellement à développer (formation) :
Maîtrise des bases de la commande publique
Poste ouvert aux contractuels en CDI de droit privé et aux fonctionnaires en détachement (3 – 5 ans renouvelable) sur contrat de droit privé.
Connaissances et compétences demandées
Savoirs
Savoir-faire
Savoir-être
Notions de gestion budgétaire Notions sur l’organisation générale d’une opération de travaux (acteurs, phases…) Notions juridiques appréciées en matière de marchés publics
Utilisation d’outils bureautiques MS Office (Word, Excel, PowerPoint, tableur, messagerie, …) Règles de l’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire) Prise de notes rapide Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Autonomie Rigueur Force de proposition Sens du travail en équipe Réactivité et capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs Courtoisie et confidentialité vis-à-vis des interlocuteurs extérieurs Capacités de discrétion au regard de la sensibilité de certains dossiers
Conditions de travail
Moyens techniques et financiers
Conditions particulières
Avantages hors rémunération
Moyens bureautiques classiques Téléphone portable Bureau partagé Pool de véhicules (très peu de déplacements à prévoir)
Horaires de travail classiques Permis B indispensable
Supplément familial de rémunération Mutuelle et prévoyance obligatoires Titres restaurants Œuvres sociales du CSE : chèques-vacances, chèques-cadeaux
Contacts
Mme Nolwenn MANESSE, Secrétaire Générale
Mr Abounidal AKDAH, Directeur de la Stratégie Patrimoniale et Immobilière
Envoyer CV et lettre de motivation à l’adresse suivante : [email protected]
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