Rattaché au Responsable Financier, vous assurez la gestion et le suivi des contrats de vente depuis la réception des commandes jusqu'à la livraison des produits chez les clients, coordonnez l'ensemble des opérations administratives (facturation et relance clients) et logistiques liées aux flux commerciaux nationaux et internationaux.
Vous prenez également en charge le suivi des transporteurs, la gestion administrative des dossiers, le contrôle des documents commerciaux et de transport, ainsi que le traitement des réclamations et le suivi des indicateurs d'activité.
Vous veillez au respect des délais des commandes de pièces détachées en lien avec les chargés d'affaires SAV. Vous coordonnez l'organisation des interventions chez les clients avec le Directeur du Service Client.
Enfin, vous contribuez à l'optimisation des processus administratifs et logistiques dans le respect des procédures de l'entreprise
Vos missions principales seront les suivantes :
Administration des ventes
· Aider les commerciaux dans les conditions contractuelles de vente (livraison, garanties, incoterms, transports, bases de données spécifiques…)
· Vérifier et enregistrer les données de nos clients (nom, adresse, RIB …)
· Vérifier les conditions de ventes et les délais des commandes clients
· Préparer les revues de contrat et documents à valider avec les chefs de projets pour établir les Accusés de réception de commande
· Assurer le relais entre le client les services de l’entreprise (commerciaux, projets, service client, finances…)
· S’assurer du bon déroulement des opérations et de l’expédition des machines
· Edition des documents d’envoi (bon de livraison, factures…)
Logistique internationnale
· Réaliser le suivi des paiements et les relances clients
· Déposer et assurer le suivi d’administratifs sur les plateformes informatiques des clients
· Traiter avec l’administration douanière (certificats d’origine, Déclaration d’Echange de Biens…)
· Négocier avec des fournisseurs et des prestataires externes (transports et mise en caisse)
· Traitement et suivi des litiges liés à un retard de livraison, un produit défectueux, des quantités non respectée
Missions secondaires :
Gestion administrative
· Relever les messageries électroniques et le courrier physique
· Réaliser le suivi financier et administratif : Accusé de réception, factures, avoirs, suivi des encaissements, garanties
· Rapprocher dans l’ERP les factures et livraisons fournisseurs. Vérifier leur cohérence
· Etablir des synthèses et préparer des compte-rendu pour le Responsable administratif et Financier
· Participer à des projets transverses en relation avec d’autres services, de manière à améliorer les produits et services de l’entreprise ou à faire évoluer la politique en matière de relation client.
Compétences:
· Vous maîtrisez la gestion des commandes et le suivi des expéditions à l'international.
· Vous connaissez les Incoterms, les réglementations douanières et les formalités export.
· Vous savez préparer et contrôler les documents de transport et d'export.
· Vous assurez le suivi administratif des dossiers transport, douaniers et des assurances.
· Vous veillez au respect des conditions contractuelles (tarifs, délais, Incoterms et paiement).
· Vous gérez les litiges liés au transport, à la qualité et à la facturation.
· Vous maîtrisez les outils bureautiques et les logiciels de gestion (ERP/ADV).
Rémunération : 24 000,00€ à 26 000,00€ par an
Avantages :
- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien
Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Expérience:
- gestionnaire ADV: 2 ans (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
