Établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Haute-Savoie Pays de Gex, le Centre Hospitalier Annecy Genevois (CHANGE) est un établissement public de santé intercommunal.
Il comporte plus de 1400 lits et emploie 4 900 collaborateurs. Sa mission est de garantir des soins de qualité pour la population des bassins d’Annecy, du Genevois français, du Pays de Bellegarde et du Pays de Gex.
Il assure aussi des activités de pointe telles que la chirurgie cardiaque, la neurochirurgie, la réanimation, la cardiologie interventionnelle, pour l’ensemble de la Haute-Savoie et le nord de l’Arc Alpin.
Nous recherchons un coordinateur des secrétariats médicaux sur le site de saint julien en genevois
Sous la responsabilité de la Directrice des opérations, et de l’attachée responsable des secrétariats médicaux, le coordinateur (trice) doit assurer l’encadrement de proximité de l’équipe des secrétaires médicales en vue d’organiser, de coordonner, de mettre en œuvre, les tâches des secrétaires médicales au sein des services. Il est le responsable hiérarchique des agents travaillant dans les secrétariats médicaux.
Encadrer les différents acteurs médico-administratifs en lien avec la démarche qualité, les parcours patients au sein des différents secteurs
Ce travail de coordination se fait en lien avec l’équipe des coordinatrices de pôle du CHANGE pour permettre la mise en place d’organisation bi-site en filière.
Répartition d’un effectif de 278 agents travaillant dans 82 secrétariats entre 6 coordinatrices
Activités et missions principales :
Organisation du travail (Technicité et formation)
Organisation et coordination des tâches
Après avoir pris connaissance du fonctionnement et de l’organisation des secteurs, mettre en œuvre et ajuster les organisations nécessaires au fonctionnement des secrétariats afin de garantir l’atteinte des objectifs fixés du fait de l’évolution et transformation du métier.
Confirmer le travail et les tâches qui relèvent de chacune des secrétaires médicales compte tenu de leur affectation.
Organiser la prise en charge et la formation des nouveaux agents, assurer le suivi des acquisitions et l’évaluation des stagiaires et des professionnels en reclassement professionnel
Aider les secrétariats pour prioriser les actions afin d’adapter le travail des secrétariats (tâches, répartition des agents) et apporter l’expertise pour mettre en place une organisation efficace, conseiller les équipes sur le modèle à déployer en apportant de la technicité professionnelle.
Suivi des activités
Mettre en œuvre l’évaluation de l’activité et des pratiques du secrétariat compte tenu des objectifs et orientations fixés par l’établissement et le pôle
Elaborer le programme de travail en assurer la coordination en vue de rationaliser la mise en œuvre des tâches de secrétariat et d’optimiser l’efficacité et la qualité du travail. Proposer des actions, améliorations, les mettre en œuvre.
Animation des équipes (management)
Animation des équipes
Assurer la diffusion des informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical, organiser et participer aux différentes réunions et groupes de travail
Gestion des plannings
Fixer les cycles de travail conformément aux règles.
Superviser le planning en tenant compte des droits à congés, la formation et autres absences de telles sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti. Organiser la continuité de service en veillant au maintien de l’organisation. (Logiciel CHRONOS)
Gestion des effectifs
Organiser les entretiens de recrutement pour le remplacement des postes vacants selon le mode de fonctionnement mis en place avec le groupe des coordinatrices du CHANGE sous la responsabilité du secteur des AMA à la DUQEP
Evaluation professionnelle et formation
Assurer l’entretien d’évaluation annuelle
Recueillir et proposer les besoins en formation des personnels des secrétariats
Gérer l’accueil de stagiaires secrétaires médicales (entretiens, suivis)
Missions transversales
Collaborer avec les différents corps de métier dans le cadre des parcours patients et participer à la mise en œuvre des projets institutionnels, accompagner les projets de restructuration, analyse des besoins, participation au COPIL.
Assurer le recueil et le suivi des indicateurs d’activité (tenue du dossier médical, délai de réponse téléphonique, délais de rendez-vous par spécialités…) en lien avec la DSI
Assurer la continuité de gestion lors des absences de ses collègues coordinatrices
Savoir-faire :
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Être capable d’assurer un suivi de ses actions et en référer à son N+1
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Très bonnes connaissances en technique de secrétariat, informatique et logiciel
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Savoir transmettre son savoir
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Animer, mobiliser, fédérer une équipe en sachant repérer et gérer les conflits
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Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
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Analyser et fixer des objectifs et évaluer les résultats
Savoir-être :
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Avoir le sens des priorités, de l’anticipation et savoir prendre des initiatives
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Être à l’écoute, dynamique et rigoureux
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Savoir travailler en équipe
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Faire preuve de diplomatie, d’objectivité et d’adaptation, loyauté
Qualification :
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BAC +2 minimum ainsi que le diplôme de secrétaire médical
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Expérience en organisation/management des secrétariats (médical et/ou administratif) ainsi qu’en gestion, animation d’équipe et/ou encadrement
Contrat : CDI, Mobilité interne, Détachement, Mutation
Du lundi au vendredi - Forfait Cadre
28 CA et 20RTT
Déplacements sur les différentes structures
Navettes inter-sites gratuites, forfait mobilité durable
Avantages du CGOS et utilisation de la conciergerie du CHANGE (service du quotidien et offres préférentielles)
Formations professionnelles proposées et prises en charge par le CHANGE
Logement possible sur st julien
Crèche sur le site de Metz Tessy (60 berceaux)
