À propos du poste
Nous recherchons un(e) chargé(e) de coordination administrative et vie associative pour rejoindre notre équipe. L’IFO est une association loi 1901, ayant pour activité la « Gestion de l’Obsolescence » au sens large. Ses adhérents sont académiques et industriels français et internationaux. La personne recrutée aura à participer à des réunions en distanciel et à interagir avec nos partenaires nationaux et internationaux.
Sous l’autorité du Président et du Bureau de l’association, et en étroite collaboration avec l’un d’entre eux, vous serez le pivot opérationnel de l'association. En tant que garant(e) de la continuité administrative et du bon fonctionnement quotidien, vous ferez le lien de manière agile entre les décisions stratégiques des élus bénévoles et la gestion quotidienne de la structure. Vous constituez également le point de contact opérationnel des adhérents.
Missions principales
1. Gestion Administrative et Associative
● Assurer le secrétariat courant en distanciel (gestion des e-mails/courriels, demandes courantes, courriers dématérialisés, accueil téléphonique/visio).
● Suivre de manière rigoureuse les adhésions (inscriptions, encaissements, relances, mise à jour de la base de données membres).
● Organiser et préparer la logistique ainsi que la préparation administrative des instances statutaires à distance (convocations, préparation des dossiers pour le Bureau, Participer au Conseil d'Administration et l'Assemblée Générale via Teams ou présentiel).
● Rédiger les comptes-rendus, procès-verbaux et assurer le suivi des obligations réglementaires et formalités administratives courantes.
2. Support des Groupes de Travail de l'IFO
● Assurer le support opérationnel et organisationnel des différents groupes de travail de l'IFO.
● Planifier, préparer et participer aux réunions (gestion des agendas, envois des convocations/invitations Teams, suivi des présences).
● Rédiger les relevés de décisions et comptes-rendus des séances de travail pour garantir la continuité des actions.
● Prendre en charge la centralisation, la relecture (français/anglais) et la mise en forme graphique simple des documents, référentiels ou matrices issues des groupes de travail, afin de les rendre clairs et exploitables avant leur diffusion officielle auprès des adhérents de l’IFO.
3. Gestion Financière & Comptable (en lien direct avec le/la Trésorier/e)
● Assurer le suivi de la facturation et des encaissements (cotisations, prestations) et l'exécution des relances en cas d'impayés.
● Préparer et centraliser les pièces et justificatifs comptables (classement des factures, saisie des notes de frais, pré-rapprochements bancaires) pour transmission au trésorier ou à l'expert-comptable.
● Contribuer activement à la préparation administrative des dossiers de demande de subvention et au suivi de l'exécution du budget.
4. Vie associative, Communication & Lien avec la communauté
● Mettre à jour et diffuser les outils de communication interne et externe (diffusion des informations aux adhérents).
● Centraliser les sollicitations des membres, et apporter une réponse de premier niveau ou les orienter vers le Bureau.
● Participer à la mise à jour du site internet de l’association (actualisation des textes, ajout d'événements, gestion des formulaires, accès des membres).
● Participer à l’organisation des événements de l’association (incluant la présence physique lors des événements internes et externes).
Profil recherché
Compétences techniques (Savoir-faire) :
● Formation : Formation supérieure (Bac+2 minimum) en gestion, administration, ou domaine équivalent.
● Expérience : 5 à 10 ans dans une mission similaire.
● Bureautique : Maîtrise d’ Office 365 et aisance globale impérative avec les outils collaboratifs en ligne (Teams). La connaissance ou la maîtrise d'un outil de gestion serait fortement appréciée.
● Rédaction : Excellentes qualités rédactionnelles, bon niveau orthographique et esprit de synthèse.
● Langues : Anglais professionnel (niveau minimum requis B1/B2).
Qualités professionnelles (Savoir-être requis pour le télétravail) :
● Autonomie absolue et rigueur : Capacité éprouvée à organiser seul(e) son temps de travail, à hiérarchiser les urgences.
● Sens relationnel et diplomatie : Posture d'écoute, de bienveillance, sens du service et adaptabilité face à des interlocuteurs bénévoles.
● Transparence et communication à distance : Aptitude à rendre compte de manière fluide, régulière et structurée de l'avancée de ses dossiers au Bureau.
● Force de proposition : Être force de proposition dans l’amélioration des pratiques.
Conditions spécifiques du poste
Condition
Détails
Télétravail exclusif
Le poste s'exécute à 100% à distance. Le/la salarié(e) doit disposer d'un environnement de travail propice et d'une connexion internet stable (matériel informatique fourni ou indemnité dédiée/d'occupation prévue).
Déplacements
Des déplacements physiques ponctuels sont à prévoir (minimum deux (2) fois par an) pour assister aux moments forts de l'association ou à des rencontres d'équipe (frais intégralement pris en charge).
Formation initiale incluse
Dès la prise de poste, une formation spécifique sur la gestion de l'obsolescence sera intégralement financée et dispensée à Paris (frais de transport, d'hébergement et de restauration pris en charge par l'association).
Confidentialité et conformité
● Confidentialité : Le/la salarié(e) est tenu(e) à une obligation de confidentialité concernant les informations relatives aux adhérents, partenaires et activités de l’association.
● RGPD : Le traitement des données doit respecter le RGPD.
Rémunération : 1 925,00€ par mois
Lieu du poste : Télétravail
