Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 13 kms au sud-est de Toulouse, un(e) Agent d'accueil polyvalent en CDD.
Connaissance du logiciel E Magnus de Berger Levrault appréciée
Possibilité de travail le soir en cas de Conseil municipal
1. Accueil physique et téléphonique
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Renseigner les administrés
- Orienter les administrés vers le service compétent
- Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire.
- Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires
- Délivrer des documents administratifs
- Organiser et ranger l’accueil : classement, étiquetage, affichage, modification annuaire téléphonique, archivage, etc…
2. Gestion du courrier :
o Réceptionner et enregistrer le courrier
o Transmettre tout document à l’enregistrement du courrier entrant à la hiérarchie concernée
o Dispatcher le courrier selon les instructions du Maire
o Affranchir le courrier
o Apporter le courrier à la poste
3. Secrétariat
- Prendre les rendez-vous pour les élus et le Maire
- Rédiger les courriers à la demande de la hiérarchie
- Faire les photocopies
- Rédiger et afficher les arrêtés de voirie, de stationnement….
- Gérer et suivre le stock des fournitures de bureau + photocopieuse
- Gestion des carnets de bons de commande, cartes clients
- Gestion des cahiers des clefs et des doléances
- Gestion de la réservation de la benne pour les déchets verts
- CONSEILS MUNICIPAUX Présence aux préparations des Conseils municipaux et aux Conseils municipaux : convocations, affichage, mail, rédaction des comptes-rendus
- Tenue des dossiers de presse
- Organisation du planning des visites médicales pour le personnel communal
Etat Civil – Relations citoyens
- Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’Etat Civil et de population (CNI, cartes grises, passeports, permis de conduire, certificat d’hébergement, certificat de vie, sorite de territoire, recensement militaire…)
- Distribuer, réceptionner et contrôler les dossiers d’Etat-civil et population
- Rédiger les actes d’Etat Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès…)
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.)
- Contrôler l’authenticité des attestations fournies
- Etablir les "attestation d'accueil" pour l’hébergement d’étranger en France
- Communication par mail avec les habitants au sujet des informations communales
- CCAS : accueil et écoute des personnes demandant une aide, convocation des membres du CCAS, comptes-rendus des réunions, organisation des réunions et manifestations organisées par le CCAS
Recensement militaire et de la population
- Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire
- Etablir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national
- Mettre à jour les fichiers relatifs à la population
Ecole –cantine
- Gestion des repas cantine (commande hebdomadaires)
4. Comptabilité
- Saisie de titres et de mandats
5. Associations – Population - Marché
- Renseigner les administrés et favoriser la mise en relations avec les associations communales (réception et transmissions des différentes demandes)
- Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels
- Planifier l’occupation / la location des salles communales
- Transmettre le planning aux services techniques et au personnel du service nettoyage bâtiment
- Réceptionner les chèques pour la location des salles
- Enregistrer la remise et le retour des clefs des salles prêtées aux associations, entreprises ou administrés
- Réaliser les conventions de mise à disposition
- Assurer le suivi des dossiers des associations (statut, courriers…)
- Suivi de l’organisation de la fête locale et des diverses commémorations.
Compétences professionnelles :
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Applique les consignes et/ou directives
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Vérifier la fiabilité et la qualité des tâches accomplies
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Connaître et respecter les obligations statuaires (devoir de réserve, discrétion, etc.)
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Savoir organiser son temps de travail
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Etre efficace et consciencieux
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Etre capable de s’adapter et de se rendre disponible
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Entretenir et développer ses compétences
Compétences relationnelles :
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Capacité à faire preuve d’écoute et de respect
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Capacité à entretenir des relations professionnelles positives avec les collègues
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Capacité à servir le public et les administrés avec politesse et dignité
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Capacité à travailler en équipe
