Descriptif
Descriptif du poste :
UN POSTE d'assistante médico administrative à temps non complet 50% est à pourvoir en contrat à durée déterminée (CDD) dans le service des Soins Intensifs - et Consultations d'Anesthésiologie.
Ce poste de remplacement est un poste susceptible de reconduction.
MISSIONS DU POSTE :
Les soins intensifs : Prise en charge et mise à jour des dossiers administratifs des patients
Les consultations d'anesthésie : Prise en charge des patients nécessitant une consultation d'anesthésie
ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE :
Missions spécifiques pour les soins intensifs :
- Contrôler les entrées et sorties du service
- Envoyer chaque jour la lettre d'information au médecin traitant qui l'averti que son patient est hospitalisé et mail au BDE si pas de médecin traitant
- Envoyer la lettre d'information au médecin traitant qui avertit que son patient est décédé
- Transfère du CRH du logiciel CHACC à EASILY quand il est relu complet et signé par le sénior
- Relecture et Mettre en page le CRH à chaque sortie de patients et envoi des courriers dans le parapheur du médecin puis une fois validé l'envoyer aux différents professionnels.
- Vérification de l'IGS
- Mise à jour de la boite d'envoi quotidiennement
- Mettre à jour le suivi des courriers de sortie dans le tableau Excel partagé SI
- Contrôle de l'UF d'hospitalisation 8000 (noir) / 8100 (bleu), mail au BDE pour tout changement
- A la sortie du patient numériser tous les documents du séjour dans son dossier.
- Accueil téléphonique des familles et des différents professionnelles tous les matins
- Gestion de la boite mail et fax du service
- Préparation des réunions de Morbi Mortalité, élaboration des comptes rendus
- Organisation de la prise de RDV entre les médecins et les familles des patients hospitalisés aux soins intensifs.
- Gestion du cahier des refus
- Gestion et résolution des anomalies constatées par le DIM
- Mise à jour des différents documents dans le dossier partagé SI et EASILY.
- Cotation des actes médicaux manquants dans le dossier patient sous la responsabilité et la collaboration du Chef de service.
Missions spécifiques pour la consultation d'anesthésie :
- Gestion des boites mail de ce secteur
Accueil physique, téléphonique et mails pour prise de RDV.
Vérification du planning des médecins anesthésistes, pour ouverture des créneaux sur Easily
Coordination planning de consultation MAR
Gestion de la cotation des consultations
Gestion des consultations dans les services
Création et vérification des fiches DIANES pour la consultation
Pré STAFF au plus tard le jeudi matin pour vérification des blocs et consultations d'anesthésie pour la semaine à venir, faire un mail aux MAR et à la cadre du bloc pour les anomalies et les RDV anesthésie pris après le STAFF.
Gestion de la boite aux lettres du service et distribution du courrier.
Gestion et résolution des anomalies constatées par le BDE
Gestion du changement de parcours du patient, envoie mail aux différents services
- Récupération et traitement des demandes émises par fax
- Numérisation dans Easily des dossiers patients (dossiers reçus par le biais de la boite mail de programmation + demandes apportées par les chirurgiens ou les médecins)
- Organisation de consultations groupées : consultations annexes (cardiologie,), demandes d'examens complémentaires (ECG, EEG, doppler, imagerie médicale,)
- Recueil si nécessaire des éléments administratifs (nom du médecin traitant, adresse du patient, mail etc.) auprès du patient
- Envoi par mon SISRA des convocations et des différents documents aux patients pour les consultations
- Annulation ou déplacements des RDV
- Création des fiches patients sur Diane : date ITV, date de consultation, avec vérification du bloc et de l'agenda Easily
- Annulation de la fiche DIANE quand l'intervention est annulée définitivement
- Faire revalider la fiche d'anesthésie (cf. feuille des directives) ou reconvoquer les patients
- Centralisation des demandes de consultations urgentes d'anesthésie via la boite mail
SAVOIR-FAIRE :
- Maîtriser Cristal-Link et Easily, DIANE, CHACC
- Maitriser outils de bureautique (suite Microsoft Office) et outils informatiques
- Savoir accueillir, interroger et renseigner les patients
- Travailler en autonomie et en équipe, en relation avec de multiples interlocuteurs
- Faire preuve de rigueur dans l'identification
- Saisir et mettre en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux
- Trier et diffuser courriers, dossiers et documents médicaux
- Classer et numériser dossiers, documents médicaux et résultats d'examens
compétences spécifiques
- Droit des patients
- Respect du patient et sens de l'éthique : neutralité de jugement et bienveillance pour les patients
- Communication / relations interpersonnelles :
o Capacité à communiquer au sein d'une équipe pluridisciplinaire
o Respect de ses collègues de travail et des autres professionnels
- Respect des règles collectives
- Esprit d'équipe : écoute, échanges d'idées et de pratiques, sentiment d'appartenance au groupe pluri professionnel
- Sens des responsabilités
- Rigueur dans l'organisation du travail
- Réactualisation des compétences
- Sens de la communication
- Respect des règles d'hygiène
- Polyvalence attendue sur les missions
Savoir être :
- Maîtrise de soi, patience, écoute, faire preuve de diplomatie avec ses interlocuteurs
- Capacités relationnelles
- Discrétion
- Réactivité
- Ponctualité
- Adaptabilité, disponibilité
Relations PROFESSIONNELLES :
Liens hiérarchiques :
- Directeur d'établissement
- Cadre Administratif (N+2)
- Coordonnatrice des secrétariats médicaux (N+1)
Liens fonctionnels :
- Lien fonctionnel avec les équipes médicales des unités, les Cadres de santé, les secrétariats et équipes paramédicales
- Contacts directs et permanents avec les usagers
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services hospitaliers
- Relations avec tous les agents de l'établissement
Profil recherché :
Etre titulaire du diplôme d'AMA
Conditions d'exercice :
Horaires :
- Horaires : 12h35-16h20 du lundi au vendredi
- Astreintes / gardes : non
- Travail dimanches et jours fériés : non
- Contraintes particulières : répartition des absences (CA, RTT, FE, ) conformément à la réglementation et aux nécessités de service
Conditions générales :
- Port de la blouse obligatoire
- Tenue correcte et adaptée exigée
Facteurs de pénibilité :
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
