Description de l'établissement :
180 métiers, 1 sens commun.
Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui, au quotidien, font battre le cœur du CHU de Montpellier ! Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU de Montpellier est un acteur leader du soin, de la recherche, de l’enseignement et de la formation sur son territoire.
Intégrer nos équipes, c’est évoluer dans un environnement de pointe, et trouver du sens dans les valeurs du service public pour offrir à chacun, quelle que soit sa situation, les meilleurs soins.
Description de la mission :
DÉFINITION
Au sein du Cabinet de la Direction Générale, l'adjoint(e) au Cabinet des affaires générales contribue au bon fonctionnement de la gouvernance de l'établissement et au suivi de dossiers institutionnels.
Placée sous la responsabilité du Secrétaire Général, affectée au Secrétariat Général, au Cabinet et à la Direction de la planification des autorisations et de la politique du handicap, la personne recrutée participe à la coordination administrative et au suivi de projets transversaux associant les directions fonctionnelles, les pôles hospitaliers et de nombreux partenaires institutionnels.
MISSIONS PRINCIPALES
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Gérer le fonctionnement des instances de gouvernance :
- Organiser et coordonner les séances du Directoire et du Conseil de Surveillance ;
- Préparer et diffuser les dossiers de séance ;
- Assurer le suivi des délibérations, décisions et relevés de conclusions ;
- Garantir le respect des échéances et des procédures liées aux instances ;
- Coordonner les échanges entre les directions, les instances et les partenaires concernés ;
- Administrer et actualiser les outils de suivi des instances de gouvernance.
Assurer le suivi des dossiers relevant des affaires générales :
- Instruire et suivre les dossiers relevant du secteur des affaires générales ;
- Préparer les notes, synthèses et documents d'aide à la décision destinés à la Direction Générale ;
- Garantir le respect des échéances et la bonne exécution des actions confiées au secteur ;
- Assurer une veille réglementaire et institutionnelle sur les thématiques relevant du périmètre d'activité.
- Assurer l’accompagnement et le suivi des inspections liées aux autorisations d’activités (ANSM, ARS, etc.).
Coordonner le suivi des autorisations sanitaires :
- Assurer le suivi administratif des dossiers relatifs aux activités de soins et aux équipements matériels lourds (SI-Autorisation) ;
- Coordonner la collecte, la consolidation et la transmission des éléments nécessaires aux demandes d'autorisation ;
- Garantir le respect des calendriers réglementaires et des échéances fixées par les autorités de tutelle ;
- Assurer l'interface avec les directions fonctionnelles, les pôles hospitaliers et l'Agence Régionale de Santé ;
- Veiller à la complétude et à la sécurisation des dossiers soumis aux autorités compétentes.
Accompagner les projets et actions institutionnelles :
- Assurer le suivi administratif et opérationnel des projets confiés par la Direction Générale ;
- Organiser et coordonner les manifestations, réunions et événements institutionnels relevant du Cabinet (vœux, inaugurations, visites officielles) ;
- Assurer le lien avec les partenaires institutionnels et les interlocuteurs externes ;
- Piloter les outils de suivi associés aux projets et actions confiés.
Garantir la continuité d'activité de la Direction Générale :
- Rédiger, mettre en forme et suivre les notes, courriers, comptes rendus et documents institutionnels ;
- Assurer le suivi des dossiers confiés ;
- Garantir la continuité de fonctionnement du secrétariat de la Direction Générale ;
- Participer à la permanence de la Direction Générale : activité de secrétariat et de gestion de la boîte e-mail, préparation des salles de réunion, ouverture-fermeture des locaux.
Profil recherché :
SAVOIR FAIRE REQUIS
Compétences techniques
- Utiliser les Outils bureautiques et logiciel métiers
- Rédiger et mettre en formes des documents
Compétences relationnelles
- Sens du relationnel
- Connaissance de l’organisation médicale et administrative de l’hôpital
- Savoir s’adapter à des situations variées et aux personnes
- Savoir écouter et transmettre dans le respect de la confidentialité
- Prioriser les informations et les tâches
Compétences organisationnelles
- Classer des données, des informations des documents
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour
Contrat à durée déterminée, Contrat à durée indéterminée
