La Direction des affaires financières et patrimoniales (DAFP) pilote et coordonne le fonctionnement financier et patrimonial de l'institut. Pour accompagner son activité l’institut gère une pluralité d’achats mobiliers (matériel informatique, technique, mobilier et matériel de bureau,..) et immobiliers (bâtiments, installations techniques,..) qu’il convient d’inventorier et d’immobiliser au regard des processus et procédures internes à l’institut. Ainsi, l’institut gère un patrimoine de 350 millions d’euros répartis sur des biens mobiliers et immobiliers, ce qui représente 84 000 biens dans l’inventaire physique dont 28 400 sont immobilisés avec en moyenne 5 à 7 000 nouvelles entrées par an.
Au siège de l’institut, la Direction des Affaires Financières et Patrimoniales (DAFP), placée sous l’autorité de son directeur, assure un pilotage fonctionnel auprès des sites régionaux d’Inria. En son sein, le Service Patrimoine et Logistique (SPL), dirigé par la Responsable du patrimoine, structure l’organisation de la gestion patrimoniale, des immobilisations et de l’inventaire, et assure l’encadrement fonctionnel des Services Techniques et Généraux (STG) de chaque centre.
Sous la direction de la Responsable du patrimoine, la responsable Chargée d’affaires mobilières et patrimoniales coordonne, au niveau national, l’application des textes réglementaires relatifs à l’inventaire et aux immobilisations ainsi que des règles internes de l’institut. Elle encadre fonctionnellement les agents des STG, les Pilotes inventaire, responsables de la gestion locale des immobilisations et de l’inventaire. Pour mener à bien leurs missions, ces derniers s’appuient sur un prestataire externe qu’ils forment et pilotent. Une fois les données d’immobilisations et d’inventaire traitées au niveau local par les centres, elles sont transmises au niveau national pour contrôle, consolidation et analyse par le SPL.
La responsable Chargée d’affaires mobilières et patrimoniales exerce également un rôle transverse auprès de l’ensemble des acteurs de la chaîne de la dépense : Service Dépenses, Agence Comptable ainsi qu’auprès du SAAFFI (Service support utilisateurs pour les applicatifs de la DAFP) et de la DSI (Direction des services informatiques) afin d'accompagner et cadrer les évolutions attendues sur l'ERP Finances.
Ainsi, ses missions s’articulent autour de 4 axes :
- le pilotage national du processus de gestion des immobilisations, avec la définition d’une trajectoire alignée à
la politique de l’institut
- la gouvernance et qualité de la donnée mobilière, immobilière et financière/comptable associée
- l’expertise réglementaire et l’appui aux centres et aux services de l’ordonnateur
- la contribution aux travaux de clôture comptable
L’ensemble de ce travail est accompli en collaboration avec le chargé de gestion des immobilisations qui accompagne les Pilotes inventaire sur la réalisation des premiers contrôles de mesure des écarts entre les immobilisations et les données comptables (contrôle de 1er niveau).
Au-delà de ces missions courantes, l’activité du SPL est aujourd'hui intensifiée par plusieurs chantiers de transformation en cours. En effet Inria a déployé en 2022 un nouvel ERP Finances, entrainant une évolution des rôles au sein de la chaîne de la dépense, notamment ceux des Pilotes inventaire, désormais garants de la conformité des immobilisations de chaque centre.
Outre ce changement d’activité des acteurs, l’instabilité du système d’information a généré un écart entre les données comptables et les données d’immobilisations conduisant, pour Inria, à la perte de la certification de ses comptes par les Commissaires aux Comptes.
Dans ce contexte l’institut s’est fixé pour objectif de résorber cet écart. Pour ce faire, en 2025 a été conçu et déployé une application dédiée, le ‘Décisionnel Immo’, permettant de contrôler l’alignement entre les données comptables et les données d’immobilisations. Toujours en 2025, un audit a été conduit afin de faciliter l’accompagnement au changement et d’appuyer la révision et la simplification des processus et procédures.
