MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
En lien étroit avec la direction, le/la responsable administratif(ve) contribue à la gestion administrative, financière, budgétaire et communicationnelle de la Médiathèque. Il/elle est le/la référent(e) administratif(ve) du service et garantit la fiabilité des procédures, la continuité du service et le bon fonctionnement de l’établissement.
ACTIVITÉS / TÂCHES RELATIVES AU POSTE
MISSIONS SPÉCIFIQUES :
Administration
Participer à l’élaboration, à la gestion et au contrôle du budget en lien avec la direction : gestion budgétaire publique (engagements, liquidations, mandatements) et relations avec les services financiers.
Participer à la préparation, à l’exécution et au suivi des marchés publics (livres, presse, mobilier, impressions, prestations diverses), de l’analyse des besoins au suivi des prestataires.
Assurer le suivi administratif de l’action culturelle : rédaction et gestion des contrats et conventions, organisation des réservations (hébergement, transport), coordination du matériel, suivi comptable et archivage des pièces.
Contribuer au suivi des ressources humaines : gestion des congés et absences (arrêts maladie), suivi des visites médicales, recensement et transmission des demandes de formation, en lien avec la direction et les services RH.
Participer, en lien avec la direction, à l’élaboration et au suivi des dossiers de demandes de subventions (constitution des dossiers, collecte des pièces, suivi des échéances et bilans).
Être référent(e) pour la planification des agents d’entretien, en coordination avec la Direction de l’Éducation.
Communication
Création de l’ensemble de la communication papier de la Médiathèque, dont la plaquette bimestrielle de l’action culturelle : conception graphique, coordination avec le service Culture, suivi des impressions et diffusion.
Conception des supports de communication papier pour les évènements comme Histoire de Lire (coordination avec le service Communication et le service Culture)
Création de la communication numérique régulière : rédaction et envoi de newsletters, animation des réseaux sociaux, rédaction de contenus.
Être force de proposition pour des évolutions, optimisations et innovations en matière de communication, afin de renforcer la visibilité de la Médiathèque et de ses actions.
Assurer la saisie, la mise à jour et le suivi de l’action culturelle sur Apidae.
Transmettre l’agenda culturel aux médias locaux, en complément et en coordination avec la Direction de la Communication.
Secrétariat
Assurer le suivi et la gestion du courrier pour l’ensemble de la Médiathèque (réception, diffusion).
Être interface avec l’ensemble des services municipaux, facilitant la circulation de l’information et la coordination administrative.
Assurer une veille quotidienne de la boîte mail générale, en binôme avec la direction.
Gérer les commandes de fournitures administratives et matérielles
MISSIONS COMMUNES À L'ENSEMBLE DE L'ÉQUIPE :
Vie du service
Participer à la cohésion de l’équipe en veillant au respect d’une bonne communication et en favorisant le travail d’équipe
COMPÉTENCES / APTITUDES
Savoir :
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Maîtrise des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique ( M14-)
Connaissance des réseaux sociaux et de leur fonctionnement
Maîtrise de l'expression écrite et orale
Savoir faire :
Utilisation du logiciel Astre GF ou de tout autre logiciel de gestion budgétaire publique
Maîtrise de la procédure des marchés publics
PAO (suite Adobe Indesign, Photoshop)
Maîtrise des outils informatiques
Savoir être :
Patience, écoute, disponibilité
Autonomie, rigueur, organisation, discrétion
Dynamisme
Intérêt pour la culture
DIPLÔMES ET EXPÉRIENCES REQUIS :
Diplôme en comptabilité / gestion ou secrétariat ( Bac pro / BTS)
- Expérience sur un poste similaire fortement appréciée
Horaires réguliers : poste à temps non complet (90%)
31h30 hebdomadaires du mardi au vendredi
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Prise en charge Mutuelle
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Abonnement CNAS ou FNAS
La Ville de Gap et la Communauté d’Agglomération Gap-Tallard-Durance sont situées dans le Département des Hautes Alpes (05) en Région Provence Alpes Côte d’Azur et comptent 40 631 habitants pour la Ville et 50 302 dans l’Agglomération.
La commune est chef-lieu du Département et la plus peuplée de la moitié sud du massif alpin.
L’Agglomération a été créée en 2016 et comprend 17 communes.
