L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.
MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
Le/la Technicien/ne de Scolarité assure des fonctions polyvalentes dans le domaine de la Formation au sein de la Scolarité « Etude de Santé » des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales. Il/Elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la Formation.
Le/la Technicien/ne de Scolarité est placé sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Scolarité concerné, au sein de l’UFR de Médecine et des Professions Paramédicales. Le Service de la Formation est structuré en 2 Pôles de Scolarité qui se répartissent la gestion de l’ensemble des formations des deux UFRs (Médecine et Pharmacie).
ACTIVITÉS ESSENTIELLES :
Assurer l’accueil physique, téléphonique et l’orientation des interlocuteurs externes et internes
- Gérer le courrier et les courriels concernés
Gestion des Examens Cliniques par Objectifs Structurés (ECOS) :
- Organiser les Comités de Pilotage ECOS (pédagogique et administratif) et élaboration des compte-rendu ;
- Organiser les sessions d’examens nationaux et facultaires :
o Gestion du calendrier d’examens et contrôle des échéances,
o Assurer les activités de logistique (réservation et préparation des salles, commande de matériels et fournitures),
o Gestion des sujets d’examens,
o Convocation des étudiants, du personnel administratif et vacataires, convocation des examinateurs enseignants, lien avec les services de la Logistique et de l’Informatique,
o Participation aux vérifications des convocations et identités des candidats.
o Organiser, alimenter et mettre à jour les listes d’étudiants (rotations et horaires de passage, répartition dans les différentes salles, émargement…),
o Gestion des résultats d’examen (publication) ;
o Élaboration et édition de différents documents nécessaires au bon déroulement des épreuves (PV, PV fraude, fiches incidents…)
o Alimentation des tableaux de suivis, extractions et élaboration des statistiques ;
Gestion des Épreuves Dématérialisées Nationales (EDN) en Médecine :
- Vérification des informations des étudiants ;
- Organisation administrative : mise à jour des plans et préparations des amphis ;
- Convocation des surveillants, responsables de salles et personnel administratif ;
- Vérification et relance des étudiants pour impression des convocations ;
- Participation aux vérifications des convocations et identités des candidats.
- Travail en collaboration avec le Centre National de Gestion ;
- Élaboration et édition de différents documents nécessaires au bon déroulement des épreuves (PV, PV fraude, fiches incidents…)
Élaboration de fiches procédures (ECOS / EDN…) ;
Suivi des indicateurs dans un tableau de bord ;
Participer aux activités générales du Service et des UFRs.
COMPÉTENCES REQUISES :
Connaissances :
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Connaissance générale du domaine de la formation
- Connaissance souhaitée de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement et de ses composantes.
- Connaissance souhaitée du droit des examens et concours
- Connaissance générale des techniques d’élaboration de documents
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte (compte-rendu)
- S’avoir s’exprimer oralement ou par écrit et faire preuve de pédagogie (présentation support power point)
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir travailler en équipe
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint), le publipostage et savoir utiliser les logiciels dédiés au domaine de la Formation (Apogée, ENT)
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Gérer la confidentialité des informations et des données.
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres.
- Savoir mettre à jour des tableaux de bord
Compétences comportementales :
- Confidentialité
- Sens de l’organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Posséder des qualités relationnelles et de l’aisance à l’oral en public
- Avoir le sens du service public
- Savoir gérer son stress
PRÉREQUIS / FORMATION SOUHAITÉE :
Formation en secrétariat, en gestion administrative, appétences informatiques seraient un plus.
SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
Contraintes horaires en fonction du calendrier de gestion (occasionnelles et anticipées). Déplacements dans les centres d’examens. Manutention.
Rémunération : INM 373 soit 1 867.02 € brut mensuel
Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
Congés : 49 jours de congés annuels (base 37h30)
Participation aux frais de transports en commun
Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée àl'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense.
Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-auxpersonnels
Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents : https://class.uca.fr/
Accès à un plan de formation des personnels
Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes
notamment handi-accueillants.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :
Catégorie : B
Durée du contrat : 01/09/2026 au 31/08/2027
