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Assistant de direction des services

UDAF 14
Caen (14)

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Détails de l'emploi

CDI | Temps plein

Avantages

Comité d'entreprise (CE)

Qualifications

Niveau Licence
Bureautique

Description complète du poste

Institution engagée avec et pour les familles depuis 1945, l’Udaf 14, est l’expert des réalités de vie des familles. Elle est le porte-parole officiel des 192 734 familles du département du Calvados auprès des pouvoirs publics. Membre de l’Unaf, elle participe à la représentation de l’ensemble des 18 millions de familles qui vivent en France, et contribue à leur représentation au niveau régional à travers l’Uraf Normandie. Pluraliste, l’Udaf 14 regroupe 66 associations familiales. Elle porte plusieurs services et actions en direction des familles et des personnes vulnérables.

Avantages :

congés trimestriels
CSE

Votre rôle

Rattaché(e) à la Directrice des services, vous exercez une fonction transversale au sein des secrétariats et des services administratifs.

Véritable point d’appui pour la direction et les équipes, vous contribuez à la bonne organisation administrative des services, à l’harmonisation des pratiques et au suivi des dossiers. Vous travaillez en étroite collaboration avec les responsables de services et la chargée de coordination administrative.

Vos principales missions

Coordonner et accompagner les secrétariats

Coordonner l’activité des secrétariats et contribuer à l’harmonisation des pratiques administratives.
Veiller au respect et à l’actualisation des procédures.
Accompagner les équipes dans l’utilisation des outils et procédures internes.
Participer à la circulation de l’information entre les secrétariats, les responsables de services et la direction.

Assurer le suivi administratif des dossiers

Assurer l’enregistrement et le suivi administratif des dossiers et des nouvelles mesures.
Veiller à la bonne transmission des documents et informations aux interlocuteurs concernés.
Réceptionner, traiter et orienter les courriers et documents, notamment ceux transmis par les tribunaux.
Assurer le suivi des échéances et des renouvellements et alerter les responsables lorsque nécessaire.
Participer à l’archivage et à la bonne tenue des dossiers, sous format papier et numérique.

Être référent(e) des outils et contribuer à l’amélioration des pratiques

Être référent(e) du logiciel métier utilisé par les services.
Accompagner et former les nouveaux collaborateurs sur les outils et leurs usages.
Apporter un soutien technique aux secrétariats et contribuer à l’actualisation des connaissances.
Participer à la mise à jour des documents et outils administratifs.

Assurer l’assistanat de la Directrice des services

Assurer le secrétariat et le suivi administratif de la Directrice des services.
Préparer et vérifier les dossiers soumis à sa signature ou à son approbation.
Participer à certaines réunions et en assurer le suivi selon les besoins.
Assurer l’interface avec les différents responsables et, lorsque nécessaire, avec les partenaires extérieurs et les tribunaux.
Identifier le degré d’urgence des sollicitations et assurer leur orientation vers le bon interlocuteur.

Le profil recherché

Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur et votre autonomie. Vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, prioriser les demandes et travailler avec des interlocuteurs variés.

Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles et êtes à l’aise avec les outils informatiques. Une capacité à accompagner les équipes et à transmettre vos connaissances est également attendue.

Compte tenu de la nature du poste, discrétion et respect de la confidentialité sont indispensables.

Vous appréciez les environnements où les missions sont variées et où vous pouvez contribuer concrètement à la qualité et à la fluidité du fonctionnement des services.

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