ICTA Project Management : CRO Full Service Européenne basée à Dijon, spécialiste en Recherche et Développement clinique depuis plus de 40 ans.
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction et Juridique pour accompagner la Direction Générale et Commerciale au sein d’une structure évoluant dans un environnement exigeant, international et fortement réglementé.
Dans un rôle d’interface et de facilitateur(trice), vous assurez un soutien complet à la Direction Générale et dans une moindre mesure au département commercial. Votre rôle comprend la gestion transversale de nombreuses actions de coordination interne et externe.
Assistanat de Direction – Support stratégique et opérationnel
- Rédaction, mise en forme et diffusion de documents stratégiques et opérationnels : notes internes, courriers, mails, présentations, rapports, comptes rendus.
- Traitement et priorisation des appels téléphoniques, emails et demandes entrantes.
- Organisation et suivi de l’agenda de la Direction.
- Préparation, gestion et suivi des documents confidentiels, notamment relatifs aux appels d’offres et accords de confidentialité.
- Suivi du tableau de bord des consignes de vigilance et des études en cours.
- Traduction de documents et supports professionnels en anglais (et inversement), avec un haut niveau de précision.
Support Juridique – Contrats et conformité
- Relecture attentive, analyse et adaptation des contrats clients et documents ICTA afin d’identifier les clauses sensibles (confidentialité, responsabilité, délais, aspects financiers, conformité réglementaire).
- Préparation, mise à jour et adaptation des contrats de sous-traitance, en étroite collaboration avec la Direction.
- Participation au suivi documentaire contractuel (archivage, tracking, administration des contrats).
- Contribution à l’amélioration continue des modèles contractuels (France / International).
- Contrôle de la cohérence et conformité des documents juridiques en lien avec les procédures internes.
Organisation, coordination et logistique
- Organisation des déplacements professionnels de la Direction et des collaborateurs délocalisés incluant réservations, planning, logistique administrative.
- Préparation et coordination de l’accueil des clients, partenaires ou collaborateurs au siège (réservations hôtelières, réception, logistique).
- Planification, logistique et suivi des réunions stratégiques internes/externes : comités, séminaires, événements institutionnels.
- Veille au bon fonctionnement du quotidien de la Direction et fluidification des échanges internes.
- Un rôle clé au sein d’une entreprise dynamique, reconnue dans le secteur pharmaceutique
- Une proximité directe avec la Direction, permettant une vision globale et stratégique de l’activité
- Un environnement international stimulant, favorisant la montée en compétence
- Un poste varié, alliant responsabilités administratives, organisationnelles et juridiques
Titulaire d’un diplôme en Secrétariat de Direction, Management ou Droit, vous bénéficiez d’une expérience significative (minimum 5 ans) dans un poste similaire, idéalement au sein de l’industrie pharmaceutique, biotechnologique ou d’un secteur réglementé.
Vous disposez d’une excellente maîtrise :
- de l’organisation et de la gestion des priorités,
- des normes rédactionnelles et du traitement documentaire,
- de la confidentialité requise pour un poste au contact de données stratégiques,
- des outils bureautiques (Internet, Intranet, Word, Excel, PowerPoint – fonctionnalités avancées),
- de l’anglais professionnel (oral et écrit), indispensable pour l’ensemble des missions confiées.
Votre rigueur, votre polyvalence, votre réactivité, votre diplomatie, ainsi que votre sens du service et du relationnel sont des atouts déterminants pour réussir dans cette fonction. Une connaissance pratique du droit des contrats représente un atout majeur.
Poste basé impérativement à Fontaine-les-Dijon au siège de l’entreprise Salaire à négocier selon expérience professionnelle
Envoyer lettre de motivation et CV par mail à [email protected]
