Moët Hennessy, la Division Vins et Spiritueux du Groupe LVMH, regroupe vingt-sept Maisons iconiques, dont la branche Champagne du groupe.
Située en Champagne, au cœur d’un terroir prestigieux, notre Maison a un savoir-faire unique allant de la vigne au vin, de la production au marketing, du business à l'art de vivre. Notre but ? Créer des expériences exceptionnelles et inoubliables pour tous.
Ces expériences ne sont possibles qu’en assurant la transmission de notre patrimoine et la préservation de notre écosystème afin de transmettre un monde meilleur aux générations futures. C’est pourquoi, nous sommes engagés dans le programme « Living Soils Living Together » structuré autour de quatre engagements clés : Régénérer nos sols, Atténuer notre impact climatique, Engager la société et Responsabiliser nos collaborateurs.
En tant qu’employeur, Moet Hennessy, propose des parcours uniques à travers son écosystème mondial, des opportunités de développer de nouvelles compétences et d’évoluer professionnellement.
Rejoindre la champagne, c’est entreprendre un voyage qui changera à jamais votre expérience professionnelle. Chaque jour sera l’occasion de vous connecter avec le monde entier et d’apprendre différents métiers et savoir-faire, et ainsi vous développer.
Moët & Chandon, Dom Pérignon, Krug, Veuve Clicquot, Ruinart et Mercier comptent parmi les plus prestigieuses marques de champagne. Regroupées au sein de MHCS, ces marques conjuguent héritage et innovation, authenticité et créativité.
Rattaché(e) au Responsable Back Office, vous assurez la gestion administrative, financière et RH des activités, en lien avec les équipes internes, les fournisseurs et les filiales du groupe.
Activités principales:
- Gère le flux administratif achat (Frais de fonctionnements, Frais marchés, Capex, Extras) des brands home de la création du fournisseur à la facture en passant par la commande
- Gère les facturations et refacturations (Billetterie, Frais marchés, Facture Non Commerciale)
- S’assure et veille aux respects des process et règles MHCS en matière de Finance et d’achats
- Est le soutien administratif du responsable Back Office
Produit les KPI, Tableaux de bord et analyse des brand Homes
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Les activités sont réparties en plusieurs domaines :
Domaine Achats
- Suivi des achats et relations fournisseurs.
- Rédaction des commandes d'achats via divers outils et sur différentes lignes du P&L (Coûts directs, coûts de fonctionnements, A&P, investissements).
- Gestion et accompagnement des fournisseurs pour la création de leur compte.
- Gestion de la relation administrative avec les fournisseurs.
- Assurer la bonne application des processus MHCS auprès des équipes internes, des fournisseurs et prestataires externes.
- Saisie des cartes d'achats virtuelles (Ecard) et physiques (Pcards) avec imputation correcte.
- Gestion des demandes d'acomptes.
- Réalisation des provisions (Opex).
- Contrôle et analyse des données d'achats.
Domaine Invités
- Suivi des frais invités marchés.
- Formation et accompagnement du pôle « Réservations Invités » sur l'outil partagé et l'utilisation des budgets des filiales et agents du groupe.
- Identification et alerte sur la bonne application des règles budgétaires.
- Garant des achats et de la facturation en tant qu'agence de voyage :
- Contrôle et imputation des autres coûts sur l'ensemble des OTP agents et budgets filiales du groupe.
- Réponses aux interrogations des Responsables Budgétaires.
- Refacturation des coûts aux filiales du groupe.
- Interlocuteur principal des filiales et de la comptabilité clients.
Domaine RH
- Interface avec l'agence d'intérim pour le personnel extras : vérification des contrats, contrôles de cohérence, saisie et contrôle des heures, contrôle des factures/avoirs et création des commandes d'achats.
- Gestion des temps du personnel back office : support des équipes, relais d'information RH, back up des autres gestionnaires de temps, application des règles RH.
Domaine Billeterie
- Suivi des billetteries (sur place, web ou différé) et relations avec la comptabilité des clients privés et publics.
- Émission des factures et suivi des impayés : génération des factures différées, adaptation au fonctionnement des agences clientes, récapitulatifs mensuels, suivi des impayés, aide à la comptabilité clients.
- Analyses, corrections, remboursements : coordination entre les services front, back et comptabilité pour les remboursements, analyse des états de l'outil billetterie, correction des écarts, création de comptes clients, gestion des demandes de remboursements.
Domaine Transverse
- Coordination et support administratif : réponse aux sollicitations, assurance du respect des process, relais des équipes support (finance, RH), rédaction des procédures, force de proposition pour l'amélioration des process V&R.
- Formations : des temporaires, et des fronts sur les process administratifs et outils communs.
- Suivi des budgets : bonne utilisation, suivi et analyse des coûts, synthèses et statistiques.
KPI, TABLEAUX DE BORD
- Établissement de statistiques mensuelles & analyses ponctuelles : tableaux de bord des activités payantes et invités, reporting des CA Boutique, reporting Fiscal des invités, analyses ponctuelles.
Soutien du responsable Back Office
- Centralisation des informations du pôle administratif, accompagnement lors des changements d'outils/process, moteur de l'amélioration continue.
Administration des outils communs
- Mise à disposition des listes sharepoint, gestion des accès et maintien des sécurités.
Impact comptable
- Contrôle de l'imputation des outils fronts à la comptabilité, analyse des écarts, coordination pour la correction des écarts.
Formations/qualifications : BAC + 2/3 Comptabilité Gestion ou équivalent
Expériences requises : 3 à 5 ans dans un poste équivalent
Langues: Français et Anglais intermédiaire
Savoir-être (qualités)
- Rigueur, organisation.
- Esprit d'analyse.
- Bonne capacité de communication.
- Dynamisme, réactivité.
- Curiosité et force de proposition.
Savoir-faire
- Maîtrise et agilité avec les différents outils informatiques
- Forte capacité d'adaptation
- Capacité à travailler en équipe
- Autonome
Gestion des priorités et respects des échéances
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