Descriptif
Définition du poste :
Le Responsable de la Fonction Transport et manutention est chargé de coordonner l'ensemble des activités de transport, d'assurer la gestion et la maintenance du parc de véhicules, du suivi des prestation de déménagement, de la gestion des déchets et de manager les équipes placées sous sa responsabilité.
Il est l'interlocuteur privilégié des partenaires internes (SMUR, HAD, soins), le pôle achat de la Direction des Ressources Matérielles, et externes (sociétés d'ambulance, prestataires, assureurs, société de collecte des déchets).
Caractéristiques du poste :
Responsable hiérarchique : Adjoint au Directeur des Ressources Matérielles
Organisation de travail :
o Quotité temps de travail : 100 %
o Horaires : 8h30 16h30 base de 37h30 hebdomadaire
o Spécificités : repos fixe avec 14 jours de RTT.
o Résidence administrative : Centre Hospitalier de Vienne
La Direction des Ressources Matérielles englobe :
o Le Groupement de Coopération Sanitaire de Restauration
o Le Groupement de Coopération Sanitaire de Blanchisserie
o Le service des transports (ambulances garage)
o Les services Techniques
o Le service Biomédical
o Le service Sécurité
o Les services Magasins généraux et techniques
o Le Vaguemestre
o La Reprographie
o La Manutention (déménagements déchets)
o Le service Achats
Composition du service :
Le service Transport est composé de :
o 1 responsable de service
o 1 régulatrice
o 5 ambulanciers (4,8 ETP)
o 1 coursier pour les tournées HAD (0.5 ETP)
o 1 mécanicien
Le service Manutention est composé de :
o 1 chef d'équipe
o 3 agents en charge de la manutention et de la collecte et gestion de déchets
o 1 agent en charge des espaces verts et de la collecte des déchets extérieurs
Missions / activités principales :
Service Transport
Pilotage et Coordination
o Superviser l'activité quotidienne de régulation sur PTAH et veiller à la bonne exécution des demandes de transport
o Adapter le planning des chauffeurs ambulanciers en fonction des demandes des services ou des impondérables.
o Dispatcher les courses entre les agents présents.
o Organiser le planning en fonction des absences des ambulanciers du SMUR en lien avec la cadre des Urgences.
o Contrôler les factures mensuelles des prestataires de transports sanitaires (titulaire du marché ou hors marché)
o Assurer le suivi et la transmission des factures de transport sanitaire tant auprès du gestionnaire référent du pôle achat qu'auprès de la DAF
o Gérer les contraventions et remonter les informations nominatives au gestionnaire en charge du suivi, assurer le pointage et contrôle des cartes et dépenses de carburant
o Assurer la gestion administrative tant du parc d'ambulance que les situations administratives des ambulanciers l'envoi des informations à l'ARS relatives aux agréments des véhicules et l'inscription des véhicules pour accès aux différents établissements, ainsi que pour les TARS des ambulanciers.
o Assurer la coordination logistique pour les transports sang, lactarium, laboratoire et pharmacie
o Réaliser des transports en urgence (sang, documents)
o Suivre l'activité interne et externe de la fonction (marché, révision de prix, tableau de bord)
Communication, relations et gestion des indésirables
o Gérer les fiches d'événements indésirables (FEI) des secteurs transport et manutention : analyse, réponse et suivi des réclamations des différents services de l'hôpital
o Répondre aux diverses demandes des sociétés d'ambulance et gérer leur inscription sur PTAH (en lien avec la DSIT)
o Élaborer et adapter les plannings du service Garage et du service Manutention
o Gérer les relations avec les divers encadrements du CHV sur les problématiques de flux transport
o Gérer les relations avec les prestataires externes (fournisseurs, prestataires, société d'Ambulances)
o Assurer la gestion AFGSU des personnels du Garage et de la Manutention et assurer le remplacement du responsable du parc auto et du chef d'équipe manutention en son absence
Garage Maintenance et gestion de flotte
o Planifier et superviser la maintenance des véhicules en lien avec le mécanicien
o Assurer les contacts avec les prestataires extérieurs (garages, fournisseurs de pièces), demander devis et délais, gérer l'impact sur l'activité
o Suivre les réparations extérieures des véhicules et formuler un avis sur les devis
o Contrôler et tracer le service fait
o Gérer les relations avec les sociétés de location de véhicules, les assurances et les contrôles techniques annuels
o Participer au suivi et aux ventes de véhicules
Partenariat avec le SMUR et l'HAD
o Assurer les échanges avec la cadre soignante de santé du SMUR sur la disponibilité et la maintenance des véhicules affectés, pour maintenir la capacité opérationnelle
o Mettre à disposition, en lien avec la cadre de santé, des conducteurs ambulanciers en suppléance des ambulanciers SMUR
o Assurer les échanges avec la cadre soignante de santé du HAD livraisons au domicile des patients : assurer la livraison au domicile des patients des caisses contenant médicaments et dispositifs médicaux, récupérer les caisses vides et collecter les DASRI chez les patients
Hors HAD courses ponctuelles : assurer les approvisionnements réguliers (deux fois par semaine) en produits sanguins et fournitures pharmaceutiques en provenance de Lyon ; réaliser des courses urgentes (sang, pharmacie) selon les besoins ; en cas d'indisponibilité interne, transmission au prestataire France Colis Santé
Service Manutention
Pilotage et Coordination des flux
o Assurer le suivi des opérations de déménagement avec le chef d'équipe
o Suivre l'activité des déchets (marché, révision de prix, campagne de pesé, tableau de bord)
o Gérer les factures liées au flux (déchets)
Cette fiche de poste est non exhaustive, les missions décrites sont susceptibles d'évoluer au regard des évolutions de la Direction des ressources matérielles et des projets institutionnels.
Conditions particulières :
Bac +2 minimum
Permis B obligatoire permis poids lourd apprécié
Maîtrise indispensable des outils informatiques : Word, Excel (tableaux croisés, fonctions si et recherche V, etc.), PPT
Habilitation AFGSU de niveau 2 souhaitée
Formation initiale sur l'outil PTAH organisée à la prise de poste
Connaissances techniques (savoir et savoir-faire) :
Réglementation transport sanitaire et connaissance du Code de la route appliqué aux véhicules d'urgence
Connaissance des outils de régulation des transports (PTAH) et des logiciels métiers
Connaissance des réglementation liés à la gestion des déchets (DAOM, DASRI, etc)
Compétences organisationnelles :
Relayer la politique de la Direction et/ou institutionnelle,
Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions,
Décider des priorités d'activités au quotidien.
Rigueur
Organisation
Sens des priorités
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Aptitude au management
Compétences relationnelles :
Leadership bienveillant
Piloter, animer et motiver l'équipe
Sens du travail en équipe
Discrétion
Diplomatie
Réactivité
