À propos de nous
Theia Instruments est une PME de 20 personnes spécialisée dans la vente et la maintenance de microscopes haut de gamme. Partenaire de Leica Microsystems depuis plus de dix ans, certifiée ISO 9001, nous accompagnons des clients industriels et scientifiques partout en France, et développons aujourd'hui notre activité en Belgique et aux Pays-Bas.
Description du poste
Dans le cadre du renforcement de notre organisation, nous créons un poste de Chargé(e) de coordination et d'organisation (Office Manager), directement rattaché(e) à la direction.
Votre rôle est double. Pour l'essentiel, vous nous déchargez du quotidien opérationnel : vous contribuez à fiabiliser notre organisation interne (documentation, qualité, administratif, indicateurs). En parallèle, vous prenez la responsabilité de certains projets d'amélioration que vous menez en autonomie, de l'idée à la mise en œuvre. C'est un poste polyvalent et concret, fait pour quelqu'un qui aime comprendre comment fonctionne une entreprise et rendre les choses plus simples et plus fiables.
Nos fonctions spécialisées — juridique, comptabilité, ressources humaines, expertise-comptable — sont externalisées auprès de partenaires de confiance. Votre rôle est d'être l'interface interne avec ces conseils : préparer les sujets, faire le lien, suivre les dossiers et vous appuyer sur eux pour traiter chaque question. Vous montez ainsi en compétence sur des sujets variés, avec un appui expert à portée de main.
Le niveau de responsabilités évoluera avec votre expérience et votre implication.
Missions principales
Au quotidien — fiabiliser l'organisation (cœur du poste) :
- Structurer, mettre à jour et suivre nos documents internes
- Animer notre système qualité ISO 9001, en binôme avec la direction et notre assistante qualité (audits internes, indicateurs, tableaux de suivi)
- Assurer le suivi administratif de nos documents contractuels (CGV, conformité), en préparant les sujets et en coordonnant avec notre conseil juridique
- Veiller à la fiabilité de notre facturation, en lien étroit avec notre expert-comptable
- Faire l'interface avec nos conseils externes (juridique, comptable, RH, paie) : centraliser les demandes, préparer les éléments et suivre les dossiers
- Être le point de contact interne sur nos outils numériques : bon fonctionnement, fiabilité et sécurité, en lien avec nos prestataires
- Apporter un support transversal aux équipes au fil de leurs besoins
En mode projet — quelques chantiers à mener en autonomie :
- Concevoir des indicateurs et outils de pilotage sur notre ERP Odoo (formation assurée)
- Identifier et déployer des améliorations de nos processus internes
- Contribuer à la structuration de nos activités au Benelux, en coordination avec nos conseils belges
Profil recherché
Le poste est ouvert aussi bien à un profil débutant motivé qu'à un candidat déjà expérimenté : c'est votre motivation et votre état d'esprit qui feront la différence.
- Formation Bac+2 / Bac+3 en gestion d'entreprise ou équivalent
- Débutants acceptés, une première expérience est un plus.
- Bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques ; votre aisance avec les outils numériques est un atout
- L'envie d'améliorer l'existant et de simplifier ce qui peut l'être
- La capacité à vous saisir de sujets variés (organisation, qualité, juridique, comptable, RH, systèmes d'information) en vous appuyant sur nos experts externes — sans nécessairement être spécialiste de chacun
- Rigueur, autonomie, sens de l'organisation et de la confidentialité
- Une communication écrite et orale claire
Ce que nous offrons
- Un poste clé, nouvellement créé, avec un vrai impact et une grande variété de sujets
- Une proximité directe avec la direction et une autonomie qui grandit avec vous
- PC portable et téléphone fournis
- Un accompagnement à la formation (Odoo, appui de notre expert-comptable, Microsoft)
- Une PME innovante, certifiée ISO 9001, en pleine croissance, au sein d'une équipe soudée
Comment postuler ?
Envoyez votre CV et quelques lignes de motivation à [email protected]. Racontez-nous une situation où vous avez amélioré ou simplifié une organisation, un outil ou un processus — même à petite échelle : c'est ce qui nous parle le plus. Rejoignez une PME en pleine croissance et prenez une vraie place dans son organisation.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : 30 000,00€ à 45 000,00€ par an
Lieu du poste : Télétravail hybride (Maintenon (28))
