Descriptif de l'entreprise
Fondé en 1997, le groupe AREP réunit de multiples compétences : en architecture au travers de sa société d’architecture AREP Architectes, en urbanisme, design, ingénierie, programmation, flux, conseil et management de projet.
Avec ses filiales en France et à l’international, le groupe apporte des réponses concrètes aux enjeux de l’urgence écologique par sa démarche EMC2B. Il contribue à la recherche, au débat public et à l’évolution des pratiques par ses publications, notamment sa revue POST.
Implanté en France et à l’international, le groupe AREP compte plus de 1000 collaborateurs avec 40 nationalités différentes.
Description des missions ou activités
Missions principales:
- Assurer le suivi administratif et financier des projets de la direction Ingénierie (10 unités).
- Préparer et animer les revues de gestion pour les responsables d’affaires, les responsables d’unité et les responsables de pôle.
- Garantir la fiabilité des données de gestion (livraisons, coûts, marges) et leur mise à jour dans les outils (Akuiteo, Tableaux de Suivi Excel).
- Contribuer aux réunions de gestion avec la direction de l’Ingénierie et à la reprévision budgétaire
- Contribuer à l’amélioration continue des processus de reporting et planification.
Responsabilités clés
1. Suivi administratif et financier des projets
- Mise à jour des tableaux de suivi (affaires pilotes, planification, reporting). Un par unité :
- Extraction et analyse des données Akuiteo (fiches projets, reporting projet)
- Contrôler la qualité des données et effectuer les nettoyages nécessaires avant intégration dans les outils de suivi (ex : terminaison de codes affaires, actualisation des responsables identifiés de l’affaire : responsable d’affaire et responsable de production)
- Mise en place d’alerte pour anticiper les écarts dans le reporting projet (charges/ coûts d’objectifs).
- Reporting des affaires par unité (affaires où Ingé est prestataire) pour identifier dans le reporting projet :
- Les nouvelles affaires ;
- Les nouveaux coûts d’objectifs et éventuelles les actions correctives à mener avec DCR lorsqu’il y a des charges non couvertes ;
- L’évolution des charges et les écarts
- Gestion administrative des devis et des codes affaires :
- Création de nouveaux codes affaires (et vérification de la bonne ouverture de code-phase-unité pour les métiers ingé presta)
- Contrôle administratif et mise à jour des propositions de missions : références chrono et lettre d’offre
- Saisie des coûts d’objectifs et ouverture des codes affaires par unité.
- Coordination avec le responsable d’affaire pour la signature et l’envoi des propositions de missions
- Suivi du processus de contractualisation et de facturation.
2. Organisation et animation des revues de gestion :
- Planification de revues individuelles de gestion avec les responsables d’affaires, les responsables d’unité (uniquement ceux qui ont des affaires pilotes) et les directeurs adjoints.
- Point sur les affaires pilotes à partir du tableau de suivi : état et suivi des contractualisation, avancements, mise à jour du carnet de commande, créances, planification et reste à faire
- Analyse du reporting projet par portefeuille (filtrage du reporting par responsable d’affaire) pour les affaires portées par les autres directions pour informer et alerter si nécessaire
- Point trimestriel avec responsables d’affaires pour rappeler les infos, outils, procédures
3. Garantie de la fiabilité des données de gestion - Clôture mensuelle :
- Saisie des ajustements, mise à jour du carnet de commande (Akuiteo) ;
- Contrôle des livraisons et mise à jour des tableaux de suivi dans Excel (tableau de suivi, planification, qualité, ajustements).
- Protection du tableau de suivi après saisie pour éviter les modifications involontaires après clôture
- Préparation des nouveaux classeurs :
- Préparation des nouveaux classeurs SUIVI des affaires pilotes (avec MAJ des MACROS)
5. Contribue à l’amélioration continue.
- Amélioration des tableaux de suivis pour répondre aux attentes des utilisateurs.
- Automatiser les processus de mise à jour des tableaux via scripts VBA/Macro.
Compétences clés
- Autonomie et organisation : planification, anticipation des charges.
- Rigueur : respect et anticipation des échéances, fiabilité des données.
- Expertise Excel : macros, VBA.
- Analyse de données
Profil recherché
Ce poste est fait pour moi si :
- Je dispose d’une formation supérieure de type BTS assistanat de gestion ou équivalent, ainsi que d’une expérience d’assistant.e de gestion acquise idéalement dans un bureau d’études ou une agence d’architecture.
- Je suis rigoureux.se et organisé.e, fais preuve d’esprit d’initiative et sais travailler en équipe ;
- Je souhaite évoluer dans une dynamique collective, au sein d’un groupe engagé sur les enjeux écologiques.
Mes avantages :
- Jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine.
- 23 jours de RTT (dont 12 monétisables) en plus de mes 25 jours de congés payés.
- Un 13ème mois.
- Des primes de participation et d’intéressement.
- Un forfait mobilité durable avec prise en charge de 80% de mes dépenses de transport domicile-travail.
- Des dispositifs d’épargne salariale : PEE, Perco avec abondement.
- Des dispositifs santé/prévoyance performants.
- Une carte tickets restaurant.
Nos locaux sont actuellement situés à Porte d’Ivry (Paris 13), à proximité des métros 7 et 14 et du tram T3a.
Un déménagement est prévu à l’automne 2026 vers de nouveaux locaux à Pantin (93), accessibles via le métro 5 et le RER E.
Chez AREP, chaque talent compte. Dans le cadre de nos engagements en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion, nos offres sont ouvertes à tous types de profils dès lors qu’ils disposent des compétences requises. Ainsi, en cas de besoin à votre arrivée, vous pouvez être être accompagné.e par un référent handicap et bénéficier des aménagements nécessaires et d’un suivi personnalisé.
