Descriptif
Le Centre Hospitalier de la Côte Basque recrute 1 Poste de Gestionnaire administratif frais de séjour (traitement externe aux urgences) H/F à temps plein au sein du service des Admissions à compter du 1er août 2026.
Présentation du Pôle et service : Service admissions composé des trois pôles d'activités : Urgences : 20.8 ETP dont 3 réalisant des nuits, Hall : 12.5 ETP, Gestion/Facturation : 4 ETP (« cellule Fides») +1 ETP (dédié aux préadmissions).
Horaires de travail :
Urgences : Horaires à ce jour : 7H 14H45, 8H 15h45, 9h15 17h, 13h15 21h, 21H- 7H (si poste de nuit) 7 jours sur 7 ; week-end et fériés compris
Rythme de travail : présence requise 2 week-ends par mois en moyenne, selon les nécessités de service et le planning établi.
COMPETENCES ET ACTIVITES DU POSTE :
Accueillir les usagers :
Ecoute de la personne et son entourage en prenant en compte la communication verbale, para verbale et non verbale.
Adaptation de la communication et du comportement à la situation de l'usager (gestion agressivité, panique, tristesse)
Analyse des demandes des usagers.
Information et/ou Orientation adaptées selon les besoins des usagers. (Services, personnes)
Gestion des appels téléphoniques
Recueillir et traiter les données nécessaires à l'admission du patient, dans le plus grand respect des règles d'identitovigilance et de respect du secret professionnel.
Création et gestion des admissions des patients aux urgences, en soins externes ou en hospitalisations (entrées directes, préadmissions, pré-consultations, Télé- expertises, téléconsultations, télésurveillance),
Recueil du consentement du patient pour le paiement du reste à charge sur frais de chambre particulière,
Distribution de la carte PASS' Admission,
Distribution du livret d'accueil,
Vérification d'identité, Appel INS, recherche renseignements administratifs,
Vérification et saisie ouverture de droits régime obligatoire (appel CDRi) et complémentaire,
Enregistrement informatique via TrackCare,
Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable,
Evaluer la pertinence des données administratives transmises au regard du travail à effectuer,
Connaitre et respecter strictement les règles d'identito vigilance et veiller au respect strict du secret professionnel.
Recueillir et traiter les données nécessaires à la facturation de l'activité externe et des séjours d'hospitalisation.
Gestion, facturation et contentieux des dossiers créés, respecter les délais de facturation
Récupération et contrôle des dossiers en cours,
Saisie des actes réalisés (en lien avec les médecins, saisie des modificateurs et ou codes associations et des suppléments nuit, férié) afin de rendre le dossier facturable,
Vérification et saisie ouverture de droits régime obligatoire (appel CDRi) et complémentaire,
Utilisation du logiciel 4AXES pour les prises en charge hospitalières (Mutuelles ne faisant pas parties du dispositif ROC),
Suivi des dossiers incomplets : gestion facturation et contentieux (contrôle listes d'erreurs, suivi et correction des rejets FIDES et retours mutuelles, etc),
Suivi des dossiers avec prise en charge particulière (AT, ALD, Nouveau-nés, IVG, Etrangers (CEE ou autres), (CEE, assurés migrants ou assurance privée), AME, Soins Urgents
Suivi des certificats médicaux exigés,
Contrôle des chambres particulières et facturation,
Aux urgences : Gestion des diverses opérations comptables (sous régies) et encaissement des sommes dues
Suivi des dossiers sans actes, relances auprès des médecins ou des secrétariats médicaux.
Travailler en équipe/réseau
Participer à l'activité générale des admissions (création de dossiers de préadmissions : Téléconsultations ; télé expertises, TVBetc.),
Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable,
Mise en uvre de la fiche 14 du PGTH-SSE
Rédaction de courrier administratif,
Aide à la rédaction et à l'amélioration des protocoles d'admissions,
Participation ponctuelle à des groupes de travail du service ou institutionnels,
Envoi et tri du courrier du service,
Gestion de la boite mail du service,
Gestion du stock de fournitures du service,
Classement et archivage,
Capacité à prendre des initiatives et faire preuve de solidarité envers ses collègues.
Accueil, formation, accompagnement des nouveaux agents et ou stagiaire ;
Faire le lien avec les équipes soignantes (I.A.O., médecin, assistantes sociales etc.) et les familles,
