Descriptif
Métier : Ingénieur logistique en charge des projets du centre hospitalier de Douai
Famille : Achat-logistique
Sous-famille : Logistique générale
Code métier : 25l10
Pôle : Direction de la Logistique, des achats et de la transition écologique et Pôle médico-technique
Temps de travail : 100%
Contexte du recrutement :
1. Présentation générale du Centre Hospitalier de Douai
Situé au cur du Douaisis, à proximité de Lille, Arras et Valenciennes, le Centre Hospitalier de Douai (CHD) est l'établissement de référence du territoire.
Il dessert une population d'environ 250 000 habitants et assure une offre de soins complète et de proximité, articulée autour d'un plateau technique performant et d'équipes médicales et soignantes reconnues pour leur expertise.
Le CHD emploie près de 2 300 professionnels, dont plus de 366 médecins (internes et docteurs juniors compris), et dispose de 874 lits et places répartis entre les activités de médecine, chirurgie, obstétrique, soins de suite et de réadaptation, et psychiatrie.
Chaque année, le CHD accueille :
Plus de 70 000 passages aux urgences,
Près de 1 500 naissances,
Environ 110 000 consultations externes,
Plus de 49 500 séjours hospitaliers, dont une part importante en ambulatoire.
Récemment reconstruit, le CHD bénéficie d'une infrastructure moderne et fonctionnelle. Il s'appuie notamment sur un Logipôle centralisé regroupant l'ensemble des activités de logistique et de pharmacie, véritable plateforme intégrée au service des soins.
L'établissement dispose d'une logistique de production particulièrement développée pour un hôpital de cette taille incluant une cuisine centrale, une blanchisserie, une unité de stérilisation, un laboratoire automatisé et une pharmacie à usage intérieur.
Le CHD s'inscrit par ailleurs dans une démarche de modernisation et de transition écologique, portée par la direction de la logistique, des achats et de la transition écologique, en lien étroit avec les équipes médicales et soignantes.
2. Présentation de la logistique médicale et non médicale du Centre Hospitalier de Douai
Logistique non médicale
La restauration Le magasin central La blanchisserie
Logistique médicale
La biologie médicale L'anatomie et la cytologie pathologique La pharmacie à usage intérieur
La logistique non-médicale est gérée de façon centralisée. Elle est placée sous la responsabilité de la direction Logistique, des achats et de la transition écologique. Elle comprend :
- 1 unités centralisées de production alimentaire en liaison froide regroupant un total de 42 ETP dont un responsable de restauration
- 1 magasin central, regroupant un total de 6 ETP dont une responsable de magasin
- 1 blanchisserie interne assurant la prestation de linge pour l'établissement ainsi que pour des clients extérieurs (Centre Hospitalier de Somain et cliniques St Roch notamment). L'équipe est composée de 21 postes dont les 2 responsables.
Le secteur est encadré par un responsable logistique qui s'occupe de la gestion quotidienne.
La direction de la logistique, des achats et de la transition écologique gère également les secteurs suivants :
- 1 équipe d'hôtellerie répartie dans les offices hôteliers d'étage
- 1 équipe centralisée de transport interne (brancardage)
- 1 responsable en charge du suivi de la prestation de gestion des déchets en cours de recrutement (l'activité gestion des déchets est externalisée)
- 1 responsable en charge du suivi de la prestation de bionettoyage externalisée (l'activité bionettoyage est externalisée)
- 1 équipe de transport multi site, ainsi qu'un garage
Ce secteur du support au soin est encadré par un responsable des supports aux soins.
- 1 équipe vaguemestre
- 1 unité de reprographie à grande capacité
Ce secteur est encadré par la responsable des investissements hôteliers.
La logistique médicale comprend les flux logistiques des services suivants :
La pharmacie à usage intérieur :
o Les médicaments et dispositifs médicaux stériles
o La production de poche de chimiothérapie est assurée par les unités de production de chimiothérapie
o La stérilisation du matériel de bloc opératoire est assurée par un service dédié
Le laboratoire de biologie médicale
Les prélèvements de biologie médicale sont pris en charge par les plateaux de biologie du centre hospitalier de Douai. Il couvre les disciplines de biochimie, hématologie, immunologie, microbiologie et biologie moléculaire.
Fortement automatisé, il contribue au groupement de coopération de biologie médicale du territoire (GCS avec le Centre hospitalier de Somain).
Le laboratoire de biologie médicale gère également le dépôt de sang de l'EFS.
Le laboratoire d'Anatomie et la cytologie pathologique
Les prélèvements d'anatomie et cytologie pathologique sont centralisés au niveau du laboratoire médical et traités par un laboratoire extérieur.
Description du poste :
Dans le cadre de votre poste, vous interviendrez principalement sur des missions de conception, de pilotage et de coordination de projets logistiques, tant dans le domaine de la logistique médicale que non médicale.
Vous serez chargé(e) d'analyser les organisations existantes, de proposer et de mettre en uvre des améliorations dans une logique de performance, de qualité de service et de transition écologique.
Vous assurez un rôle de gestion de projet stratégique et non de pilotage opérationnel du quotidien.
Les activités opérationnelles quotidiennes seront assurées par le responsable de la logistique non médicale ou les cadres des secteurs de la pharmacie et du laboratoire, avec lequel vous travaillerez en appui méthodologique et en coordination.
Votre domaine d'intervention concernera les 7 domaines suivants :
Blanchisserie,
Restauration,
Magasin central,
Transports,
Déchets
Pharmacie,
Laboratoire et Anatomie et cytologie pathologique
Vous interviendrez sur des projets très variés permettant d'optimiser la supply chain voire de réorganiser certains secteurs de la logistique hospitalière.
En effet, la gestion des différents flux logistiques est actuellement hétéroclite sur le Centre Hospitalier de Douai. Le niveau de maturité de l'organisation des flux logistiques est variable selon les secteurs concernés.
Vous contribuerez à la définition et la mise en uvre de l'organisation cible de la logistique.
Vous devrez vous assurer que la stratégie d'optimisation des stocks et des espaces de stockage permettra une disponibilité adéquate des différents produits au sein des unités de soins.
De plus, vous assurerez la gestion de projet du volet logistique de projets stratégiques actuels des différents secteurs :
Pharmacie : Etude d'opportunité sur l'automatisation de la pharmacie
Mise en place de dotation de besoins urgents dans les services de soin
Lingerie
Etude d'opportunité sur :
la gestion du parc (RFID)
La centralisation des vestiaires
La banalisation des tenues et la mise en place d'un distributeur automatique de vêtements
Magasin central
Révision des pratiques de gestion/consommation des stocks
Etude des besoins fonctionnels applicatifs (Adaptation du système d'information sur le volet gestion des stocks)
Déchets
Développement de la politique de maîtrise des volumes, renforcement du tri, réduction des coûts et d'amélioration de la traçabilité réglementaire.
Restauration
Mise en uvre d'une gestion des stocks
Transports
Projet de centralisation des demandes de transport
Etude d'opportunité sur le déploiement d'un logiciel de gestion du parc automobile
Etude sur la rationalisation des transports à vide et optimisation des tournées.
Étude de faisabilité d'un transport automatisé
Relations les plus fréquentes :
RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES
Ingénieur logistique non médical en charge du pilotage opérationnel quotidien
Responsable du support aux soins
Responsable des achats
Responsable de l'investissement hôtelier/vaguemestre-reprographie
Chef de pôle médico-technique,
Cadre supérieur de santé du pôle médico-technique
Chef de service dela pharmacie
Cadres de la pharmacie
Pharmaciens acheteurs
Pharmacien « responsable circuit »
Chef de service du laboratoire
Cadre du laboratoire
Contrôle de gestion
Direction des soins (DS)
RELATIONS HIERARCHIQUES
Directeur de la Logistique, des achats et de la transition écologique
Les missions
1. Responsable de l'organisation et des méthodes associées aux processus d'approvisionnement et d'expédition des différents produits
Votre rôle sera de définir et mettre en uvre la ou les organisations et méthodes associées aux fonctions logistiques des différents secteurs.
Pour cela vous aurez à :
Etablir un audit des fonctionnalités logistiques actuelles et identifier les marges d'amélioration
Définir, en lien avec le responsable logistique non médicale, une organisation cible des différents flux logistiques
Structurer une politique de gestion des stocks commune à l'ensemble des secteurs, tout en respectant les spécificités métiers (pharmacie, restauration, technique, etc.), avec les axes suivants :
Axe 1 : Conforter les bonnes pratiques de gestion/consommation des stocks
Au niveau des services supports :
- Uniformisation des bases de données produits :
Révision des fiches articles
Ajout des informations de conditionnement et sur conditionnement
Uniformisation des codes articles-libellés
- Définition des stratégies d'optimisation des stocks en assurant de la disponibilité adéquate des produits :
Définir les règles de mise en stock des produits : Déterminer ce qui doit être stocké/hors stock en fonction du nombre d'utilisateurs, de la rotation des articles et de la place de stockage disponible
Revoir les objectifs de couverture de stocks pour réduire les coûts d'immobilisation en tenant des activités cliniques
Identifier et résorber les stocks dormants ou obsolètes
Mettre en place un suivi des seuils d'alerte
Optimiser le processus de retour pour permettre le re-dispatch dans les autres services
Mettre en place une gestion des reliquats de commande
Coordination et suivi des inventaires des stocks en lien avec la certification des comptes
Mettre en place une gestion des ruptures
- Réévaluation de la micro-implantation des locaux logistiques centraux :
Définir les modalités de stockages par produits (volume/poids/taux de rotation) => équipements de stockage
Adapter au besoin les zones de stockages pour permettre une marche en avant dans la préparation des commandes
Au niveau des services utilisateurs :
- Revoir les dotations et les fréquences de livraison
- Questionner les modes d'approvisionnement
- Définir les modalités et les fréquences de révisions des dotations
- Définir les moyens à mettre en place pour la gestion des flux logistique
- Etudier l'opportunité de développer la fonction logistique de soins en lien avec la fonction d'hôtelière.
Au niveau institutionnel - pilotage central
- Elaborer et suivre les indicateurs logistiques stratégiques institutionnels et opérationnels (Taux de rotation des stocks, valeur des immobilisations etc.)
- Constituer et animer le collectif au niveau institutionnel des acteurs de la chaîne d'approvisionnement
- Définir et mettre en place une politique de cadencement des commandes et de priorisation budgétaire sur les produits critiques.
Axe 2 : Contractualiser avec les services utilisateurs
Définir et contractualiser sur des consommations cibles
Recenser, améliorer et optimiser l'aménagement des réserves des services de soins
Axe 3 : Adapter le système d'information
Cartographier l'existant des applicatifs et le processus métier :
- Cartographier l'état des applicatifs actuels (fonctionnalités couvertes/non couvertes) de la chaine d'approvisionnement, dans le cadre des conditions d'urbanisation du SI
- Décrire le processus métier cible
Identifier les besoins fonctionnels applicatifs :
- WMS, montée de version
- Interopérabilité
Développer les outils en conséquence
S'assurer de l'appropriation en continu des outils par les professionnels.
Axe 4 : Valoriser les métiers de l'approvisionnement, développer les compétences et réduire les risques professionnels
Revoir la cartographie des métiers et adapter les fiches de poste
Définir et systématiser les parcours d'intégration
Mettre en place une politique de prévention des risques professionnels
Axe 5 : construire le volet « Transition écologique de la chaîne d'approvisionnement »
Réaliser un bilan Carbonne de la chaîne d'approvisionnement
Intégrer dans tous les projets logistiques des éléments de transition écologique
Rendre obligatoire la formation aux enjeux climatiques et à la QVT
De s'assurer leur bon déploiement des projets dans chaque secteur
Co-définir le besoin fonctionnel des équipements logistiques en lien avec la politique d'investissement de l'établissement.
Mettre en place un reporting clair mettant en avant les avancées et les points bloquants.
2. Appui méthodologique dans les projets stratégiques comportant un volet logistique
Vous assurerez les missions d'assistance et de conseil méthodologique sur l'ensemble des projets stratégiques impactant les secteurs logistiques (tel que décrit dans la description du poste).
3. Management des équipes et des opérateurs des différents secteurs logistiques
Vous serez le responsable hiérarchique du responsable logistique non médical et le N+2 des responsables logistiques.
Responsable des magasins centraux
Responsable de la blanchisserie
Responsable de la restauration
Vous serez en lien fonctionnel avec la responsable des supports aux soins pour le volet déchets et chauffeurs.
A ce titre, vous devrez :
Piloter et contrôler la mise en place des actions nécessaires à la mise en uvre des projets par les différents responsables logistiques
Mettre à disposition de votre équipe tous les moyens nécessaires à l'atteinte des objectifs fixés
Définir, avec chaque responsable logistique, les modalités d'organisation des métiers logistique et définir les cadres de fonctionnements cibles
Définir les objectifs de polyvalence et de développement des collaborateurs ;
Identifier les éventuelles évolutions des métiers nécessaires dans le cadre de la mise en place des organisations cibles
Déployer le plan d'accompagnement au changement des équipes logistiques actuelles (évolution des métiers, plan de formation, reclassements, chantiers-tests).
Assurer une remontée d'informations sur les problématiques collectives et humaines rencontrées et travailler avec le directeur de la logistique à leur résolution
Anticiper les besoins de recrutement et travailler avec les RH pour l'établissement du bon profil en adéquations avec les besoins techniques et humains
Vous partagerez votre temps entre les différents secteurs, avec une répartition indicative à 60% entre la logistique non médicale (0,6 ETP) et médicale (0,4ETP) dont 0,3 ETP seront dédiés à la pharmacie.
Le profil souhaité
Formation initiale :
Bac +5 dans le domaine de la Logistique
Correspondance statutaire indicative : Ingénieur Hospitalier
Expérience professionnelle appréciée :
Expérience en gestion de projets : transformation logistique et informatisation des process
Expérience dans le domaine secteur Hospitalier sera appréciée
Compétences professionnelles requises/prévues :
Capacité à évaluer plusieurs processus et à identifier leur relation de dépendance
Capacités de conception, de modélisation, d'organisation et de structuration des process logistiques
Maîtrise de la gestion de projets (notamment de l'adéquation ressources de l'établissement / objectifs)
Capacité de formalisation, de documentation et de restitution des informations
Capacité à identifier les opportunités et les données de l'établissement à valoriser
Capacités d'ouverture et d'adaptabilité aux situations nouvelles, et aux évolutions technologiques et réglementaires
Capacité à faire émerger une vision collective et partagée entre différents acteurs
Anglais : compréhension écrite et orale : niveau 1
Qualités requises :
Vision systémique
Leadership : force de conviction et savoir faire preuve de fermeté afin de mener à bien le(s) projet(s)
Aptitudes relationnelles : Facilité à communiquer, à impliquer et à responsabiliser l'ensemble des acteurs, sens de la diplomatie
Agilité et curiosité : grande curiosité intellectuelle et un profond désir de faire évoluer les choses.
Précision, rigueur, fiabilité
Force de proposition, autonomie
Autres informations
Horaires : Forfait cadre
Liaisons hiérarchiques : Directeur de la Logistique, des achats et de la transition écologique
La fiche de poste entre dans le cadre d'une mission à durée indéterminée et/ou pérenne.
Déplacements possibles sur l'autre établissement du GHT. Dans ce cadre, un ordre de mission sera établi et envoyé à la DRH de l'établissement de référence avec remboursement des frais de trajets qui s'ajouteraient aux déplacements habituels entre domicile et établissement de base. En cas de multiples déplacements sur l'année, un ordre de mission permanent sera demandé et reconduit chaque année si besoin.
