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Secrétariat
Gestion administrative

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Poste proposé

Secrétaire 50% - Centre de formation d assistant de régulation médicale H/F

Contrat

CDI

Descriptif

Environnement et contexte de travail : Métier de rattachement : Secrétaire Grade : Adjoint administratif Secteur d affectation : Centre de Formation d Assistant de Régulation (CFARM) Quotité de temps de travail : 50% Mission et compétences : Mission principale : Secrétariat de la formation d assistant de régulation médicale Compétences : Relationnelles confirmées, Gestion administrative, Gestion financièreActivités principales : Organisation des épreuves de sélection pour les élèves ARM :<ul><li>Mise à disposition des dossiers dinscription demandés</li><li>Réception des dossiers : vérification de la conformité du dossier dinscription, saisie informatique des données</li><li>Convocations aux épreuves de sélection</li><li>Suivi des émargements et des absences</li><li>Renvoi des dossiers non retenus</li><li>Envois des courriers dadmission en formation</li></ul>Formation au Diplôme dassistant de régulation médicale (DARM) :<ul><li>1 à 2 promotions délèves par an (25 élèves) :<ul><li>la première de janvier à novembre</li><li>la seconde de septembre à juillet</li></ul></li></ul>Préparation avant lentrée des élèves :<ul><li>Gestion des contrats de formation</li><li>Réalisation des badges des élèves, du trombinoscope des promotions ARM</li><li>Réalisation des attestations : dentrée en formation, de présences mensuelles, de présences journalières</li><li>Gestion des dossiers administratifs des élèves</li></ul>Stages : <ul><li>Conventions de stages hospitaliers et professionnels (tous les ans en début dannée)</li><li>Courriers dannonces aux terrains de stage (stages extérieurs et CHU de LILLE)</li><li>Préparation des attestations de présence en stage et des fiches de compétence</li></ul>Participation à lorganisation pédagogique :<ul><li>Vérification et traçabilité des fiches dévaluation de stage, des attestations de présence en stages hospitaliers et professionnels</li><li>Préparation des documents pour le jury plénier : vérification de la présence de lensemble des documents requis</li><li>Gestion administrative des instances et rédaction des comptes-rendus</li></ul>Gestion budgétaire :<ul><li> Facturation via lapplication GEF</li><li>Gestion des dossiers administratifs en relation avec les organismes financeurs : pôle emploi, mission locale, Conseil Régional, OPCO, DRH des établissements de santé </li><li>Information téléphonique sur les modalités dorganisation des formations et leur financement auprès des différents publics</li><li>Réalisation individualisée des contrats de formation en fonction des partenaires financeurs</li></ul>Saisie informatique :<ul><li>Réponses aux enquêtes des tutelles et organismes partenaires</li><li>Traçabilité et archivage des enquêtes de satisfaction en fin de formation</li></ul>Autres :<ul><li> Gestion des archives de son secteur dactivité selon les procédures institutionnelles</li><li>Photocopies : documents administratifs, règlement intérieur, supports de cours des élèves et stagiaires, </li><li>Communication extérieure : courriers et courriels diffusés pour la promotion dactions ponctuelles de formation et de formations continues des ARM</li><li>Enregistrement de données dans différents logiciels spécifiques à la formation</li></ul>Missions transversales :<ul><li>Remplacement ponctuel au secrétariat de lIFA</li><li>Démarche qualité et certification de la CGFRP, déclinaison au CFARM</li></ul> Profil recherché :Savoir-Faire : <ul><li>Maîtrise de la syntaxe, de lorthographe et de la grammaire</li><li>Aisance dans toutes les formes de communication</li><li>Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook</li><li>Sens de lorganisation et des responsabilités</li><li>Rigueur dans la gestion administrative et financière</li><li>Sens du travail en équipe</li><li>Accueil physique et téléphonique</li><li>Discrétion</li><li>Dynamisme, disponibilité</li><li>Capacités dinitiative, esprit de synthèse</li></ul>Savoir-Faire Relationnels : <ul><li>Sens du rendre compte</li><li>Rigueur</li><li>Dynamisme</li><li>Capacité d observation et d analyse rapide</li><li>Esprit d équipe et disponibilité</li><li>Maîtrise de soi et discrétion</li></ul>Expérience professionnelle souhaitée : Une expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat, notamment dans l accueil du public est souhaitée et de la maîtrise des outils bureautique.

Personne à contacter

URL de l’offre : https://emploi.chru-lille.fr/offre/secretaire-50-centre-formation-assistant-regulation-medicale-h-f-00986?source=65111&scsource=166

Etablissement

Hôpital Roger Salengro
rue Emile Laine
59037 LILLE

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