À propos du poste
Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve), comptable et conciergerie (H/F) pour renforcer son équipe à Béthune.
Vous occuperez un poste polyvalent, partagé entre le suivi administratif et pré-comptable de l’association et la gestion de notre activité de mise à disposition de véhicules.
En lien direct avec la direction et le cabinet comptable, vous assurerez notamment la facturation, le suivi des règlements, les rapprochements bancaires, la préparation des éléments comptables et le suivi du plan de trésorerie.
Vous contribuerez également au bon fonctionnement de la conciergerie mobilité : suivi des cautions, relation avec les plateformes de mobilité, coordination avec les prestataires d’entretien et de convoyage, et suivi administratif des dossiers d’assurance.
Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée, autonome et à l’aise avec Excel, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en maintenant une relation de qualité avec les partenaires.
Ce que vous ferez
Assurer le suivi administratif et pré-comptable
- Établir et envoyer les factures clients.
- Suivre les règlements clients et fournisseurs, contrôler les pièces et relancer les éléments manquants.
- Réaliser les rapprochements bancaires.
- Mettre à jour le suivi de trésorerie et contribuer au suivi du plan de trésorerie.
- Préparer, classer, numériser et transmettre les pièces nécessaires au cabinet comptable.
- Répondre aux demandes de justificatifs du cabinet comptable et fiabiliser les dossiers administratifs.
- Mettre à jour les tableaux de suivi et participer à la rédaction de documents administratifs, comptes rendus, rapports d’activité ou dossiers de financement selon les besoins.
Assurer le suivi de la conciergerie mobilité
- Assurer le suivi administratif des dossiers de mise à disposition de véhicules.
- Gérer les cautions : encaissement, enregistrement, suivi, préparation des restitutions et traçabilité.
- Mettre à jour le logiciel dédié à la gestion des véhicules et des locations.
- Assurer la relation avec les plateformes de mobilité, les salariés des services à domicile partenaires et les utilisateurs concernés.
- Coordonner les prestations de convoyage, d’entretien, de réparation ou de nettoyage avec les prestataires.
- Suivre la disponibilité des véhicules et les échéances nécessaires à la continuité du service.
- Assurer le lien administratif avec les assureurs en cas de sinistre, incident ou dossier nécessitant un suivi.
- Répondre aux appels et courriels liés aux dossiers, aux véhicules et aux demandes des partenaires.
- Préparer les éléments nécessaires à la validation par la direction des situations sensibles : caution, litige, sinistre ou engagement financier.
Contribuer au fonctionnement de l’association
- Organiser, classer et archiver les documents administratifs et financiers.
- Veiller à la fiabilité des informations transmises aux partenaires et à la direction.
- Respecter les procédures internes, les règles de confidentialité et les circuits de validation.
- Participer ponctuellement à des réunions extérieures ou à la résolution de difficultés liées aux véhicules, sans astreinte.
Profil recherché
Vous disposez d’une expérience confirmée en assistanat de gestion, gestion administrative, pré-comptabilité, facturation, suivi de trésorerie ou coordination de prestations.
Une formation en comptabilité, gestion, administration ou assistanat est appréciée. Une expérience professionnelle équivalente sera étudiée avec attention.
Compétences indispensables
- Maîtrise impérative d’Excel : tableaux de suivi, formules courantes, contrôle et mise à jour de données.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les logiciels de gestion, de facturation et de suivi de dossiers.
- Connaissances de base en pré-comptabilité : facturation, suivi des règlements, contrôle des pièces justificatives et rapprochements bancaires.
- Capacité à préparer et organiser les pièces destinées au cabinet comptable.
- Capacité à assurer un suivi rigoureux des dossiers, des cautions et des échéances.
- Aisance téléphonique, bonne expression écrite et capacité à échanger avec des interlocuteurs variés : cabinet comptable, partenaires, prestataires, plateformes de mobilité et assureurs.
- Permis B valide, nécessaire pour les déplacements professionnels occasionnels avec un véhicule de service.
Qualités attendues
- Rigueur, organisation et sens des priorités.
- Autonomie dans le suivi des missions courantes, avec capacité à rendre compte à la direction.
- Discrétion et respect de la confidentialité, notamment pour les données administratives, financières et les dossiers de caution.
- Réactivité face aux imprévus liés à la disponibilité ou à l’entretien des véhicules.
- Sens du service et qualité relationnelle.
- Capacité à travailler en équipe et à respecter les procédures internes ainsi que les circuits de validation.
Les atouts appréciés
- Expérience dans une association, une structure de mobilité, la location ou la gestion de véhicules.
- Connaissance des dossiers d’assurance, de la gestion des cautions ou du suivi de parc de véhicules.
Rejoignez une association à taille humaine engagée pour rendre la mobilité accessible à celles et ceux qui en ont le plus besoin.
Vous évoluerez au sein d’une structure conviviale, où les échanges sont directs, les idées peuvent être entendues et l’entraide fait partie du fonctionnement quotidien. Nous recherchons une personne qui souhaite s’investir dans un projet collectif, avec autonomie, confiance et sens du service.
Rémunération : 24 272,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
