Ville de Dammarie Les Lys, 23 371 habitants, bordée par la Seine et la Forêt de Fontainebleau.
Proche de la gare de Melun, desservie par le RER D ainsi que par le Transilien (ligne R, direct Paris Gare de Lyon – Melun en 25 min).
La Ville dispose de commerces de proximité et d’une zone commerciale attractive, ainsi que nombreux équipements culturels (médiathèque, salles de spectacles), scolaires (écoles, collèges, lycée et centre de loisirs) et de loisirs.
La ville recherche son/sa assistant(e) de direction au sein du centre communal d’action sociale.
Description du poste :
Au sein du CCAS et sous l’autorité de la directrice, vous avez pour mission la réalisation de travaux bureautique, le suivi des projets, la gestion comptable et êtes garant de la bonne organisation des réunions/conseils. Vous serez également le référent des associations.
Poste à pourvoir dès que possible par voie de mutation ou détachement d’un an, ou par voie contractuelle CDD 1 an renouvelable. Catégorie C. Filière administrative.
Vos missions (non exhaustives) :
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Prendre en note et mettre en forme tout type de courriers, utilisation du logiciel Acropolis et Fast
Organiser le classement, l’archivage des dossiers, la gestion des registres d’actes
Gestion des stocks et suivis des commandes de fournitures administratives du CCAS
Gestion des demandes de travaux
Suivi des projets et des activités de la Direction
Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Renseigner des tableaux de suivi des activités de la Direction
Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la Direction et suivre certains dossiers en autonomie
Gestionnaire comptable du CCAS
Suivi comptable du budget du CCAS et des marchés publics
Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables
Saisie des bons de commandes, contrôle des factures du service, émission des mandats et des titres, création des tiers
Organisation et planification des réunions, des conseils d’administration
Rédaction des ordres du jour en concertation avec la Directrice
Préparation et suivi de la gestion des Conseils d’Administration
Suivi logistique des réunions, préparation des dossiers correspondants et rédaction des comptes rendus
Référent des associations rattachées au CCAS
Gestion des demandes de prêts de salle annuelles et ponctuelles
Organisation, recensement des demandes de subvention en lien avec la Directrice
Suivi des tableaux de bords et de la facturation
Accueil physique et téléphonique de la Direction
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Missions annexes
Savoir et connaissances :
Connaissance du fonctionnement d’une collectivité et d’un CCAS
Connaissance des finances publiques et de la M57
Techniques et outils de gestion de l’activité (tableaux de bord)
Notions d’organisation, de gestion du temps de travail et de planification
Procédure et règles de transmission de l’information (discrétion et secret professionnel)
Aisance rédactionnelle
Principes de rédaction d’actes et écrits administratifs (note de synthèse, compte-rendu, délibération…)
Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
Savoir gérer les urgences
Maîtrise des techniques de secrétariat/d'assistanat de direction ainsi que les règles de communication écrite et orale.
Aisance relationnelle, sens de l'écoute et du contact ainsi que des capacités d'adaptation pour travailler en équipe (rendre compte, partager l'information et assurer la continuité du service) et répondre aux différents interlocuteurs (internes, externes).
Maîtrise des outils informatiques Word (rédaction, mise en forme, publipostage), Excel (mise en forme, suivi de tableaux) et Powerpoint, Outlook (messagerie, agenda), Internet.
Aisance avec les logiciels métiers : CIRIL, Air délib
Autres sujétions particulières ou degré d’expositions (conditions d’exercice) :
