Nous recherchons pour notre Antenne SESSADYS basée à Kourou, un.e secrétaire administratif(ive) en Contrat à Durée Déterminée (CDD) à terme imprécis (pour remplacement congé de formation)
La secrétaire administrative assure essentiellement ses activités de secrétariat pour son service. Elle reste toutefois en lien avec le secrétariat des autres services (SESSAD DA / SAMSAH ) afin de permettre une harmonisation des outils utilisés.
Missions liées au fonctionnement
Rendre compte de son activité à travers le DIU (logiciel informatisé), suivi, courrier, agenda,
Participer aux différentes réunions de service
Effectuer le compte rendu des réunions
Participer aux réflexions sur l’amélioration continue de la qualité
Mutualiser les compétences et les ressources avec les autres services
Encadrer et tutorer des stagiaires
Gérer l’ensemble des tâches administrative du service
- Gestion des affichages obligatoires du service
Concevoir, rédiger et mettre en forme des documents (courriers, notes, rapports, …) ;
Concevoir, rédiger et transmettre des informations au personnel ;
Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) ;
Participer aux réunions de services ;
Remonter les éléments variables au service RH ;
Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques ;
Gérer les dossiers administratifs des usagers ;
Gérer les commandes de fournitures ;
Gestion des factures et transmission au siège
Mettre à jour la file active des usagers sur les logiciels et le registre
Gestions des stocks-commandes-remise du matériel
Gérer le courrier interne / externe et expédition
Classer et archiver
Participer à l’organisation d’événements du service
Gestion des caisses ;
Communication avec les bénéficiaires et les partenaires
Pratiquer la Langue des Signes Française, ou d’autres langues régionales ;
Communiquer avec des personnes en situation de handicap ;
Participer à l’organisation d’évènement ;
Participer à la réalisation de supports de communication si nécessaire
Gestion et suivi des activités liées aux bénéficiaires
Établir la correspondance des partenaires et des familles ;
Rédiger les informations destinées aux familles ;
Enregistrer les candidatures ;
Intégrer les documents de la prise en charge dans GED ;
Générer les courriers liés aux suivis ;
Vérifier les mises à jour des informations administratives des dossiers ;
Gérer la transmission des informations à la comptabilité ;
Soutenir les activités liées à l’accompagnement des usagers ;
Mettre à jour les informations et faire le lien entre les bénéficiaires et les partenaires ;
Cette liste n’est ni limitative ni exhaustive.
